РусКлимат
1. О компании
Торгово-производственный холдинг «Русклимат» специализируется на производстве и обслуживании систем кондиционирования, вентиляции, отопления и инжинирингового сопровождения проектов. Работает с 1996 года.
Русклимат сегодня — это 5000 сотрудников, 6 заводов в России, Азии и Европе, 18 000 торговых точек и ежедневные поставки климатического оборудования более чем в 30 стран мира.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи клиента
Холдинг «Русклимат» быстро растет: открываются филиалы, увеличивается штат. За период с 2012 по 2017 компания выросла в 10 раз.
Такая скорость роста сказалась на качестве внутренних процессов. То, что быстро решается в небольшой компании, требует в разы больше времени и денег, когда речь идет о тысячах сотрудников в разных городах и странах.
Вопросы, которые предстояло решить команде проекта:
• Отсутствие единого коммуникационного пространства: сотрудники общались по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Важные задачи смешивались с рутиной, часть из них забывалась и откладывалась из-за потока новых задач.
• Сложность управления проектами: десятки одновременно реализуемых проектов в производстве, маркетинге, продажах, логистике и ИТ частично фиксировались на корпоративном портале, в управляющем расписании, а порой – с помощью электронной почты и даже устно. Использование портала не было обязательным, проектный офис отсутствовал. Зачастую единственной возможностью узнать статус проекта был телефонный звонок ответственному сотруднику.
• Трудоемкость сбора и обработки информации, подготовки отчетности: большой объем оперативной информации хранился в Excel-таблицах и Word-файлах, обрабатывался вручную и рассылался по электронной почте. Данные часто были неполными, быстро устаревали, на обновление файлов уходило много времени.
Выбор платформы
Компания знакома с продуктами «1С-Битрикс» более 7 лет. В 2011 году с помощью «1С-Битрикс: Корпоративный портал» был разработан первый внутренний сайт, который хранил информацию о сотрудниках и реализовывал несколько базовых сервисов.
Руководство холдинга понимало, что возможности интранет-порталов значительно шире, и приняло решение обновить систему.
Критериями выбора платформы стали:
• Функциональные возможности системы и перспективы развития
• Простота использования
• Наличие мобильного приложения
• Стоимость лицензии и общая стоимость владения
• Количество партнеров, выполняющих внедрение, доработку и техническую поддержку
В результате тендера было принято решение остаться на платформе «1С-Битрикс» и заняться его модернизацией. В качестве партнера была выбрана компания Эм Си Арт, специализирующаяся на внедрении корпоративных порталов Битрикс24.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Порталом пользуются все сотрудники холдинга (кроме тех, чьи обязанности не связаны с работой на компьютере). На платформе «Битрикс24» реализованы как возможности, полезные для каждого специалиста независимо от должности, так и специфические инструменты работы подразделений, таких как:
• Производство
• Логистика
• Продажи
• Маркетинг
• HR
• Финансы
• ИТ
• Юридический департамент
• АХО
Портал интегрирован с ERP-системой, CRM, внутренними IT-системами. Обмен информацией по кадровым событиям, учету рабочего времени, командировкам, многим финансовым показателям происходит автоматически.
Рассказывает ИТ директор Алексей Иконников
«Проект модернизации корпоративного портала был стратегически значимым для холдинга: теперь с его помощью реализуются все важные проекты, принимаются серьезные управленческие решения. Вместе с коллегами из Эм Си Арт нам удалось создать функциональное, и при этом простое для пользователей решение».
Общение внутри холдинга
Раньше сотрудники предпочитали общаться по телефону или электронной почте. Сейчас они оценили преимущества портала. Активно используются чаты и рабочие группы. Прямо из рабочего чата можно создавать задачи или сообщения. Руководство оценило возможность учета рабочего времени и анализа эффективности.
Следующий шаг – внедрение IP-телефонии. По результатам пилотного проекта, экономия на внутренней связи достигла 30% за счет отказа от стационарных аппаратов.
В будущем компания планирует перевести все разговоры в «Битрикс24». Появится единая номерная емкость для всех 111 филиалов. Сотрудники смогут звонить друг другу через мобильное приложение или с помощью гарнитуры для десктопа.
Удобство и безопасность
Чтобы обеспечить безопасность критических данных, была построена уникальная двухпортальная архитектура. Один портал доступен извне и на нем ведется коммуникация, второй - в закрытом контуре, доступ к нему возможен только из корпоративной сети РУСКЛИМАТ. Для сотрудников переход между этими порталами абсолютно незаметен.
Теперь доступ к большей части информации открыт для работников в офисе и на производстве, а при уходе сотрудника из компании он автоматически деактивируется из всех рабочих чатов. Раньше, при использовании WhatsApp и Viber уволившийся коллега мог долго оставаться в рабочих группах.
Коммуникационная матрица
У холдинга разветвленная структура, большое количество внутренних процедур и тех, кто за них отвечает. Данные обновляются постоянно. Раньше информация об ответственных хранилась в Excel и периодически рассылалась по электронной почте. Это трудоемко для отправителей и не удобно для получателей, ведь не все замечают, что пользуются не последней версией документа.
Разработчики создали специальный модуль – коммуникационную матрицу. Сотрудник выбирает проблему, а система выдает список регламентных действий и контакты тех, кто поможет ее решить. Инструмент активно используется, например, в отделе логистики, а также является незаменимым помощником для новичков из любого отдела.
При этом руководство компании отслеживает статистику кликов — чтобы понять, какие процессы вызывают больше всего вопросов. Если ответ не найден, это тоже фиксируется.
Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».
Ведется внедрение чат-бота, который позволит находить ответы на нужные вопросы прямо интерфейсе чата с сотрудником.
Управление проектами
Раньше задачи по любым проектам ставили по электронной почте, в мессенджере или по телефону. Частично они фиксировались в старой версии портала, но его функционал был очень ограничен, а использование – не обязательным.
Разработчики создали «конструктор», с помощью которого из бизнес-процессов собирается задача. С порядком действий, эталонной оценкой и точными сроками. Там же хранятся комментарии заказчиков и исполнителей.
Этот инструмент используют во всем холдинге. Больше всего он помогает в работе проектного офиса и в департаменте стратегического маркетинга.
Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения и синхронизирует маркетинговые активности внутри бизнес-единиц. ДСМ состоит из 4 подразделений, у каждого из которых свои задачи и KPI.
Руководителю ДСМ требовались эффективные и простые инструменты для планирования, контроля исполнения текущих задач и оценки результатов.
Всю работу департамента разложили на 61 бизнес-процесс и 40 типовых задач: от написания пресс-релизов и подготовки буклетов до разработки рекламных кампаний и съемок видеороликов. Новый механизм работы с задачами был введен в обязательное использование специальным приказом по компании.
Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить интернет-кампанию и сэкономить 4 миллиона рублей.
За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 тысяч рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составила 2,2 миллиона рублей.
Уже через три месяца после запуска проекта производительность сотрудников выросла в 1,75 раз, своевременность выросла с 60% до 93%, средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.
Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дала возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат.
4. Работа с решением.
Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) является одним из самых активных пользователей портала.
Находясь в управляющей компании, ДСМ, с одной стороны, определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения, расставляя приоритеты в распределении ресурсов (люди, время, деньги, интеллектуальная собственность), с другой синхронизирует маркетинговые активности внутри Бизнес Единиц.
ДСМ состоит из четырех департаментов (марком, брендинг, интернет коммуникации, артвок) и управления (совета) ДСМ.
Уже через три месяца запуска портала производительность сотрудников выросла в 1,75 раз (зависимость линейная, задачи оцениваются в человекочасах), своевременность выросла с 60% до 93% (на 55%), средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.
Трудности, с которыми пришлось столкнуться в ходе проекта:
1) Трудоемкость декомпозиции задач. Расчет временных затрат, распределение во времени, исходя из полезного времени, затрачиваемого на работу
2) Сопротивление персонала
3) Необходимость составления словаря используемых понятий
4) Трудоемкость составления ТЗ и шаблонов.
5) Необходимость кастомизации процедур и разработки регламентов
За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 К рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составит 2 256К рублей. Улучшение показателей удовлетворенности бизнеса , в конечном итоге, приведут к повышению доверия к деятельности ДСМ и к более эффективному взаимодействию.
Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить Интернет кампанию и сэкономить 4 000К руб, которые были переброшены на push маркетинг другой товарной категории.
3) Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дает возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат. В long term мы предполагаем, что этот инструмент увеличит внутреннюю мотивацию сотрудников и снизит текучесть кадров.
5. Преимущества от внедрения
Корпоративным порталом регулярно пользуются 3 тысячи человек. Сотрудники сразу ощутили, что стало проще и удобнее общаться, находить нужную информацию, отчитываться о проделанной работе. Руководители подразделений отмечают, что проекты стали более формализованы и прозрачны, информация непротиворечива и легко доступна, даже вне офиса, из мобильного приложения. При этом доступы разграничены, а информация надежно защищена.
Также холдинг получил ощутимую финансовую выгоду: только департамент маркетинга отчитался об экономии более чем в 6 миллионов рублей. Отдел IT, использующий портал для поддержки пользователей и управления внутренними проектами автоматизации, также отметил сокращение издержек и повышение эффективности работы.
6. Отзыв заказчика
Говорит руководитель департамента стратегического маркетинга, Мина Хачатрян
«Сегодня эффективность и результативность маркетинга во многом определяется глубокой интеграцией с IT, HR и финансами. Именно подобное взаимодействие делает его успешным. Кастомизированный под наши цели и задачи проект Битрикс 24 помог нам повысить эффективность управления проектами и задачами, улучшить внутренние коммуникации, оптимизировать процессы планирования и создания отчётности, согласования документов, бюджетирования и вложенного капитала».
Торгово-производственный холдинг «Русклимат» специализируется на производстве и обслуживании систем кондиционирования, вентиляции, отопления и инжинирингового сопровождения проектов. Работает с 1996 года.
Русклимат сегодня — это 5000 сотрудников, 6 заводов в России, Азии и Европе, 18 000 торговых точек и ежедневные поставки климатического оборудования более чем в 30 стран мира.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи клиента
Холдинг «Русклимат» быстро растет: открываются филиалы, увеличивается штат. За период с 2012 по 2017 компания выросла в 10 раз.
Такая скорость роста сказалась на качестве внутренних процессов. То, что быстро решается в небольшой компании, требует в разы больше времени и денег, когда речь идет о тысячах сотрудников в разных городах и странах.
Вопросы, которые предстояло решить команде проекта:
• Отсутствие единого коммуникационного пространства: сотрудники общались по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Важные задачи смешивались с рутиной, часть из них забывалась и откладывалась из-за потока новых задач.
• Сложность управления проектами: десятки одновременно реализуемых проектов в производстве, маркетинге, продажах, логистике и ИТ частично фиксировались на корпоративном портале, в управляющем расписании, а порой – с помощью электронной почты и даже устно. Использование портала не было обязательным, проектный офис отсутствовал. Зачастую единственной возможностью узнать статус проекта был телефонный звонок ответственному сотруднику.
• Трудоемкость сбора и обработки информации, подготовки отчетности: большой объем оперативной информации хранился в Excel-таблицах и Word-файлах, обрабатывался вручную и рассылался по электронной почте. Данные часто были неполными, быстро устаревали, на обновление файлов уходило много времени.
Выбор платформы
Компания знакома с продуктами «1С-Битрикс» более 7 лет. В 2011 году с помощью «1С-Битрикс: Корпоративный портал» был разработан первый внутренний сайт, который хранил информацию о сотрудниках и реализовывал несколько базовых сервисов.
Руководство холдинга понимало, что возможности интранет-порталов значительно шире, и приняло решение обновить систему.
Критериями выбора платформы стали:
• Функциональные возможности системы и перспективы развития
• Простота использования
• Наличие мобильного приложения
• Стоимость лицензии и общая стоимость владения
• Количество партнеров, выполняющих внедрение, доработку и техническую поддержку
В результате тендера было принято решение остаться на платформе «1С-Битрикс» и заняться его модернизацией. В качестве партнера была выбрана компания Эм Си Арт, специализирующаяся на внедрении корпоративных порталов Битрикс24.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Порталом пользуются все сотрудники холдинга (кроме тех, чьи обязанности не связаны с работой на компьютере). На платформе «Битрикс24» реализованы как возможности, полезные для каждого специалиста независимо от должности, так и специфические инструменты работы подразделений, таких как:
• Производство
• Логистика
• Продажи
• Маркетинг
• HR
• Финансы
• ИТ
• Юридический департамент
• АХО
Портал интегрирован с ERP-системой, CRM, внутренними IT-системами. Обмен информацией по кадровым событиям, учету рабочего времени, командировкам, многим финансовым показателям происходит автоматически.
Рассказывает ИТ директор Алексей Иконников
«Проект модернизации корпоративного портала был стратегически значимым для холдинга: теперь с его помощью реализуются все важные проекты, принимаются серьезные управленческие решения. Вместе с коллегами из Эм Си Арт нам удалось создать функциональное, и при этом простое для пользователей решение».
Общение внутри холдинга
Раньше сотрудники предпочитали общаться по телефону или электронной почте. Сейчас они оценили преимущества портала. Активно используются чаты и рабочие группы. Прямо из рабочего чата можно создавать задачи или сообщения. Руководство оценило возможность учета рабочего времени и анализа эффективности.
Следующий шаг – внедрение IP-телефонии. По результатам пилотного проекта, экономия на внутренней связи достигла 30% за счет отказа от стационарных аппаратов.
В будущем компания планирует перевести все разговоры в «Битрикс24». Появится единая номерная емкость для всех 111 филиалов. Сотрудники смогут звонить друг другу через мобильное приложение или с помощью гарнитуры для десктопа.
Удобство и безопасность
Чтобы обеспечить безопасность критических данных, была построена уникальная двухпортальная архитектура. Один портал доступен извне и на нем ведется коммуникация, второй - в закрытом контуре, доступ к нему возможен только из корпоративной сети РУСКЛИМАТ. Для сотрудников переход между этими порталами абсолютно незаметен.
Теперь доступ к большей части информации открыт для работников в офисе и на производстве, а при уходе сотрудника из компании он автоматически деактивируется из всех рабочих чатов. Раньше, при использовании WhatsApp и Viber уволившийся коллега мог долго оставаться в рабочих группах.
Коммуникационная матрица
У холдинга разветвленная структура, большое количество внутренних процедур и тех, кто за них отвечает. Данные обновляются постоянно. Раньше информация об ответственных хранилась в Excel и периодически рассылалась по электронной почте. Это трудоемко для отправителей и не удобно для получателей, ведь не все замечают, что пользуются не последней версией документа.
Разработчики создали специальный модуль – коммуникационную матрицу. Сотрудник выбирает проблему, а система выдает список регламентных действий и контакты тех, кто поможет ее решить. Инструмент активно используется, например, в отделе логистики, а также является незаменимым помощником для новичков из любого отдела.
При этом руководство компании отслеживает статистику кликов — чтобы понять, какие процессы вызывают больше всего вопросов. Если ответ не найден, это тоже фиксируется.
Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».
Ведется внедрение чат-бота, который позволит находить ответы на нужные вопросы прямо интерфейсе чата с сотрудником.
Управление проектами
Раньше задачи по любым проектам ставили по электронной почте, в мессенджере или по телефону. Частично они фиксировались в старой версии портала, но его функционал был очень ограничен, а использование – не обязательным.
Разработчики создали «конструктор», с помощью которого из бизнес-процессов собирается задача. С порядком действий, эталонной оценкой и точными сроками. Там же хранятся комментарии заказчиков и исполнителей.
Этот инструмент используют во всем холдинге. Больше всего он помогает в работе проектного офиса и в департаменте стратегического маркетинга.
Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения и синхронизирует маркетинговые активности внутри бизнес-единиц. ДСМ состоит из 4 подразделений, у каждого из которых свои задачи и KPI.
Руководителю ДСМ требовались эффективные и простые инструменты для планирования, контроля исполнения текущих задач и оценки результатов.
Всю работу департамента разложили на 61 бизнес-процесс и 40 типовых задач: от написания пресс-релизов и подготовки буклетов до разработки рекламных кампаний и съемок видеороликов. Новый механизм работы с задачами был введен в обязательное использование специальным приказом по компании.
Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить интернет-кампанию и сэкономить 4 миллиона рублей.
За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 тысяч рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составила 2,2 миллиона рублей.
Уже через три месяца после запуска проекта производительность сотрудников выросла в 1,75 раз, своевременность выросла с 60% до 93%, средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.
Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дала возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат.
4. Работа с решением.
Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) является одним из самых активных пользователей портала.
Находясь в управляющей компании, ДСМ, с одной стороны, определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения, расставляя приоритеты в распределении ресурсов (люди, время, деньги, интеллектуальная собственность), с другой синхронизирует маркетинговые активности внутри Бизнес Единиц.
ДСМ состоит из четырех департаментов (марком, брендинг, интернет коммуникации, артвок) и управления (совета) ДСМ.
- МАРКОМ сервисный департамент, удовлетворяющий нужды бизнеса в дизайне, продакшн, эккаунтит коммуникативные проекты.
- АРТВОК отвечает за разработку и продакшн упаковок продукта, в соответствии с бренд бук.
- ИНТЕРНЕТ КОММУНИКАЦИИ – стратегический департамент, отвечающий за разработку и запуск интернет кампаний, за метрики и лидогенерацию.
- БРЕНДИНГ – стратегический департамент, отвечающий за параметры здоровья бренда, бренд бук, за развитие и силу брендов холдинга.
Уже через три месяца запуска портала производительность сотрудников выросла в 1,75 раз (зависимость линейная, задачи оцениваются в человекочасах), своевременность выросла с 60% до 93% (на 55%), средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.
Трудности, с которыми пришлось столкнуться в ходе проекта:
1) Трудоемкость декомпозиции задач. Расчет временных затрат, распределение во времени, исходя из полезного времени, затрачиваемого на работу
2) Сопротивление персонала
3) Необходимость составления словаря используемых понятий
4) Трудоемкость составления ТЗ и шаблонов.
5) Необходимость кастомизации процедур и разработки регламентов
За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 К рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составит 2 256К рублей. Улучшение показателей удовлетворенности бизнеса , в конечном итоге, приведут к повышению доверия к деятельности ДСМ и к более эффективному взаимодействию.
Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить Интернет кампанию и сэкономить 4 000К руб, которые были переброшены на push маркетинг другой товарной категории.
3) Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дает возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат. В long term мы предполагаем, что этот инструмент увеличит внутреннюю мотивацию сотрудников и снизит текучесть кадров.
5. Преимущества от внедрения
Корпоративным порталом регулярно пользуются 3 тысячи человек. Сотрудники сразу ощутили, что стало проще и удобнее общаться, находить нужную информацию, отчитываться о проделанной работе. Руководители подразделений отмечают, что проекты стали более формализованы и прозрачны, информация непротиворечива и легко доступна, даже вне офиса, из мобильного приложения. При этом доступы разграничены, а информация надежно защищена.
Также холдинг получил ощутимую финансовую выгоду: только департамент маркетинга отчитался об экономии более чем в 6 миллионов рублей. Отдел IT, использующий портал для поддержки пользователей и управления внутренними проектами автоматизации, также отметил сокращение издержек и повышение эффективности работы.
6. Отзыв заказчика
Говорит руководитель департамента стратегического маркетинга, Мина Хачатрян
«Сегодня эффективность и результативность маркетинга во многом определяется глубокой интеграцией с IT, HR и финансами. Именно подобное взаимодействие делает его успешным. Кастомизированный под наши цели и задачи проект Битрикс 24 помог нам повысить эффективность управления проектами и задачами, улучшить внутренние коммуникации, оптимизировать процессы планирования и создания отчётности, согласования документов, бюджетирования и вложенного капитала».
Название проекта
РусКлимат
Проект партнера
Эм Си Арт
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2018
Узнать стоимость внедрения
