Корпоративный портал для концертной площадки A2 Green Concert

Краткая информация о клиенте

A2 Green Concert — многофункциональная площадка в историческом центре Санкт-Петербурга, оснащенная новейшим звуковым и световым оборудованием для проведения концертов, модных показов, спектаклей, конгрессов, церемоний и корпоративных мероприятий европейского уровня.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

Заказчик обратился к нам с задачей наладить и упростить процессы организации комплексных мероприятий внутри компании для разноплановых специалистов.

Процесс внедрения, особенности проекта

В качестве интранет-решения был выбран Битрикс24, который мы кастомизировали под специфические нужды клиента.

Календарь

Для работы в команде очень важно настроить электронный календарь, совместить его с почтовым ящиком и начать работу с планировщиком задач. С помощью этих инструментов можно распланировать свой рабочий день заранее, сконцентрироваться на важных делах, отсеяв не срочные задачи.

Онлайн-ежедневник Битрикс24 подошел для управления рабочим временем внутри компании идеально, позволил тратить минимум времени и ресурсов на процесс планирования работ. Календарь покажет, в какие даты помещения уже забронированы, а в какие еще можно запланировать новое мероприятие.

Динамический процесс работы над мероприятием

А2 — это не только концерты и музыкальные фестивали. На площадке могут проходить любые утренние, дневные и вечерние мероприятия.

Для концертов, корпоративных и частных мероприятий доступны аренда всей площадки или отдельных зон, организация работы банкетной службы, кейтеринг, технический продакшн, маркетинг, обеспечение работоспособности звукового и светового оборудования, служба безопасности, художественное ведение проектов.

Для качественной организации каждого мероприятия сотрудникам разных зон ответственности нужно не только качественно выполнять свою часть работы, но и коммуницировать с другими отделами, разбираться в зонах ответственности, планировать и закладывать риски. Внутри каждого отдела была своя исторически сложившаяся система ведения бизнес-процессов и все их требовалось привести к общему знаменателю.

Мы сформулировали концепцию динамической карточки мероприятия, которая заполняется по ходу детализации проекта, а также настроили единую точку входа в проект для всех отделов, — календарь мероприятий.

Комплексная карточка мероприятия

Организация мероприятия включает в себя целый комплекс работ по планированию, подготовке, созданию необходимых документов, контролю и организации всех участников процесса, предоставлению им актуальной информации своевременно.

По окончанию мероприятия работа не заканчивается: требуется собрать отчетные и закрывающие документы, обменяться документацией с партнерами, подвести итоги и проанализировать выполненную работу.

Мы ввели комплексную карточку мероприятия, которая обрастает всей необходимой информацией от создания заявки до финального закрытия проекта. Ответственный участник проекта заполняет свою часть карточки по мере исполнения. Вся необходимая информация сразу же становится доступна каждому участнику процесса.

Мы выполнили интеграцию с системой продажи билетов Radario. В карточке можно отследить заполненность зала и планировать необходимые действия по привлечению аудитории на основе этих данных.

Настройка бизнес-процессов

С помощью введения единой точки входа в проекты и унифицированной карточки мероприятия, возросла эффективность работы сотрудников. Не требуется постоянно пересылать файлы по почте и уточнять информацию по телефону, — все необходимое можно быстро найти в одном централизованном месте. Следующим шагом по автоматизации и снижению рисков за счет человеческого фактора стало внедрение в систему организации мероприятий новых бизнес-процессов.

Когда счет оплачен или заполнены новые поля в карточке проекта, выполняется следующий шаг бизнес-процесса. Это может быть push-уведомление, создание задачи или верификация проделанных работ. С помощью них важные детали не забываются, минимизируется риск совершения ошибки и освобождается больше времени сотрудника.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

За счет грамотного построения базы данных и наличия всех необходимых отчетов, собирающихся по заданным критериям, нам удалось автоматизировать бизнес-процессы сотрудников, уменьшить риски совершения ошибок и наделить заказчика удобным инструментом для ежедневной работы. Благодаря корпоративному порталу нам удалось наладить и упростить процессы организации комплексных мероприятий.

У А2 много амбициозных планов, поэтому впереди нас ждет еще несколько итераций: новые бизнес-процессы, больше возможностей для автоматизации.

Преимущества от внедрения

• Рутинная работа с документами для всех сотрудников стала проще.
• Работа с выписками по счету, подготовка предложений и отслеживание статусов были автоматизированы, освободив тем самым время для творческой части работы.
• Календарь стал единой точкой входа для всех сотрудников.
• После проведения мероприятия собирается статистика и создаются отчеты для анализа каждого конкретного мероприятия, результатов работы различных отделов и общих итогах работы за выбранный период времени.
• Вся аналитика хранится в единой системе и доступна для просмотра участникам проекта в любое время.