Как мы автоматизировали согласование заявок сотрудников для российского банка

Александр Куц, аналитик корпоративных систем

Автоматизация рутинных процессов в компании упрощает взаимодействие сотрудников и позволяет быстрее решать рабочие вопросы. Сейчас бизнес активно использует возможности «Битрикс24» и внедряет авторские разработки агентств, расширяющие базовый функционал корпоративного портала. 

В июле 2017 года к нам обратился «Чувашкредитпромбанк» с просьбой автоматизировать процедуру согласования заявок на доступ к информационным ресурсам банка. За 6 месяцев мы настроили систему понятных и прозрачных бизнес-процессов и сегодня расскажем, как добились результата. 

Ситуация заказчика

«Чувашкредитпромбанк» — крупный региональный банк Чувашской Республики, работа внутри которого требует конфиденциальности коммерческой информации. Чтобы получить доступ к информационным системам банка, сотрудникам приходилось подавать заявку в письменной форме и ждать, пока она пройдет все стадии согласования. Как правило, процесс затягивался, и работники банка были вынуждены неоднократно напоминать ответственным лицам о своей заявке, уточнять ее статус.

Руководство банка решило исправить ситуацию и поставило перед нами задачу — автоматизировать ручной процесс подачи и согласования заявки с помощью внедрения блока однотипных бизнес-процессов, учитывающих особенности каждого типа заявок.  

Как мы внедрили бизнес-процессы согласования заявок

Проанализировав требования заказчика и предоставленные им образцы заявок, наша команда  разработала на коробочной версии корпоративного портала «Битрикс24» четыре бизнес-процесса согласования заявок на доступ сотрудников:

• К автоматизированной банковской системе (АБС)

• Различным информационным ресурсам

• Системе электронного документооборота (ЭДО)

• Интернету и подключение оборудования

Рассмотрим по порядку, как работает каждый бизнес-процесс.

Заявка на доступ сотрудников к автоматизированной банковской системе (АБС)

Один из самых сложных по структуре бизнес-процессов. Для хранения перечня разделов АБС мы создали универсальный список «Группы доступа», в котором зафиксировали названия этих групп и согласующих сотрудников.

Инициатор бизнес-процесса на старте указывает сотрудника, которому нужно предоставить доступы и его логин. Затем он выбирает из списка одну или несколько групп доступа и вводит обоснование запроса. 

Первоначально заявка поступает на согласование непосредственному руководителю сотрудника.

Если прямой руководитель утверждает заявку, бизнес-процесс автоматически определяет перечень дальнейших согласующих и отправляет им запросы на разрешение предоставления доступов. 

Если доступ согласован руководителем хотя бы одной группы, процесс последовательно переходит к руководителям службы безопасности и управления информационных технологий, если нет — прерывается. 

Любой из руководителей этих служб может отклонить согласование, но в таком случае инициатор бизнес-процесса получит запрос на отклонение или повторную подачу заявки. 

После согласования заявки всеми ответственными лицами в подсистеме «Техподдержка» автоматически формируется тикет на открытие доступов сотруднику. 

При этом генерируется печатная форма заявки, которая автоматически прикрепляется к тикету.

Остальные бизнес-процессы работают по похожей схеме, но имеют характерные особенности ввода начальных данных. 

Заявка на доступ сотрудников к информационным ресурсам

Мы создали универсальный список «Информационные ресурсы» и привязали его к подразделениям компании. В нем — перечень ресурсов и ответственных лиц. 

При запуске бизнес-процесса инициатор указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, выбирает из списка один или несколько информационных ресурсов, вводит обоснование запроса и устанавливает уровень доступа сотрудника к ресурсам. 

Затем заявка отправляется на согласование — по той же цепочке, что и в предыдущем бизнес-процессе:

• Руководителю сотрудника

• Руководителям подразделений (владельцам информационных ресурсов)

• Службе безопасности

• Управлению информационных технологий

При отклонении заявка возвращается на исправление инициатору. При утверждении создается тикет в подсистеме «Техподдержка» и печатная форма заявки.

Заявка на доступ сотрудников к системе электронного документооборота (ЭДО)

Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, и его код роли в системе ЭДО, а затем вводит обоснование запроса. 

Схема согласования заявки в этом процессе проще, чем в описанных выше. Здесь не нужно определять несколько согласующих, цепочка утверждения охватывает всего 4 звена: руководителя сотрудника, а также руководителей служб делопроизводства, безопасности и управления информационных технологий банка.

В остальном последовательность согласования заявки в бизнес-процессе совпадает с первыми двумя.

Заявка на получение доступа к интернету и подключение оборудования

Как работает

Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, имя его компьютера и выбирает тип необходимых ресурсов: «Интернет», «Оборудование» или «Интернет и оборудование».

При выборе заявки на «Интернет» запрашиваются параметры доступа.

При выборе заявки на «Оборудование» запрашивается перечень подключаемых/ отключаемых устройств. 

При выборе заявки на «Интернет и оборудование» — оба запроса. 

Заявка сначала согласуется руководителем сотрудника, а затем — службой безопасности и управлением информационных технологий по схеме:

Результат — автоматизация процессов

Мы разработали и протестировали 4 бизнес-процесса, к каждому из них составили наглядные пользовательские инструкции со скриншотами. 

Теперь в «Чувашкредитпромбанке» полностью автоматизированы процессы согласования заявок на доступ сотрудников к информационным системам банка:

1. Все заявки на доступ сотрудников подаются в унифицированном электронном виде.

2. Строго соблюдается регламент согласования и утверждения заявок.

3. Участники процесса имеют возможность отслеживать каждый шаг согласования.

4. Автоматически создается тикет на исполнение заявки.

5. Автоматически формируется файл печатной формы заявки и прикрепляется к тикету.

Разработанная система бизнес-процессов позволила упорядочить и автоматизировать предоставление доступов сотрудникам к различным ресурсам компании, сократить количество времени и ошибок при согласованиях.

Отзыв заказчика

ПАО АКБ «ЧУВАШКРЕДИТПРОМБАНК» выражает благодарность digital-агентству Uplab за качественное внедрение и сопровождение бизнес-процессов на корпоративном портале «Битрикс24».

Команда агентства проявила профессионализм в решении сложных и уникальных задачи по разработке бизнес-процессов. В настоящее время специалисты компании осуществляют техническую поддержку портала, оперативно реагируют на наши обращения и пожелания, профессионально решают непростые технические вопросы эксплуатации «Битрикс24».

А.Н. Воробьев, директор управления информационных технологий