Система бронирования и продажи рекламных мест на информационном интернет-портале

«Твой Иркутск» — популярный информационный портал для жителей города и области. Ежедневная аудитория сайта — 60 тыс. человек. За месяц на портал заходят 600 тыс. уникальных посетителей, которые просматривают 9 млн страниц. Начиная с 2003 года сайт динамично развивается, появляются новые и совершенствуются текущие разделы и сервисы.
Задача

Основной источник заработка сайта «Твой Иркутск» — реклама.
На сайте доступно 12 вариантов размещения рекламных блоков по местоположению на странице и 3 варианта — по частоте показов. Баннер может занимать 100% выделенного времени, 50% (каждый второй показ) или 33% (каждый третий показ).
С учетом множества страниц и тематических разделов на портале, управление рекламой превращается в непростую задачу. К тому же продажей занимаются несколько менеджеров, которым нужно договариваться друг с другом, чтобы не было накладок и пересечений.
«Твой Иркутск» ведут сделки в «Битрикс.CRM». Информацию по занятым рекламным местам менеджеры раньше переносили туда вручную из отдельной системы бронирования.
Перед нами стояла задача доработать функционал «Битрикс.CRM» — добавить инструмент для управления рекламными площадями с учетом разнообразных сценариев размещения баннеров.

Планируемый бизнес-эффект от внедрения системы:

• повышение рентабельности портала за счет более плотного заполнения рекламного времени;
• повышение эффективности работы сотрудников за счет быстрой обработки заказов;
• возможность объективно оценивать показатели менеджеров и статистику по продажам на основе наглядных графиков и расчетов;
• сокращение конфликтов между менеджерами: благодаря автоматизации бронирования рекламных мест пропадает путаница, сотрудники не ссорятся друг с другом и не расстраивают клиентов.

Решение

Мы решили задачу, создав удобную систему бронирования.

Функционал системы:

• Бронирование рекламных мест с наглядной визуализацией.
  На графике четко видно, какие рекламные места заняты, кто их забронировал, для кого, когда и на сколько. При помощи фильтра можно отсортировать заявки по месту размещения, периоду, ответственному менеджеру и контрагенту.
  Графическое отображение броней оказалось непростой задачей. Сначала мы хотели сделать визуализацию на основе стандартного календаря «Битрикс», но его возможностей не хватило, чтобы красиво и ясно отобразить данные. Пришлось писать специальный алгоритм.
• Возможность присвоить брони разные статусы: коммерческое предложение или оплаченный заказ. 
  В системе видно, когда менеджер забронировал рекламную площадь, но клиент еще не оплатил ее. Сервис не ограничивает количество предконтрактов на одно и то же рекламное место. Однако если объем предварительных заявок превышает возможности по размещению, менеджеры — участники потенциального конфликта — получают уведомления.
  Емкость подтвержденных заказов не может быть больше 100%. Если выкуплено 66% рекламного времени, система не даст на этот же срок забронировать размещение на 50%.
• Расчет стоимости заказа.
  Менеджер выбирает рекламное место и период аренды. Система бронирования рассчитывает стоимость с учетом заданных параметров.
• Инструмент для контроля и мотивации менеджеров.
  Система показывает, сколько рекламы продал каждый менеджер. Результаты видят все сотрудники и руководитель. Это стимулирует здоровую конкуренцию в коллективе и убивает подозрительность.

Результат

Проверка системы на практике прошла успешно — сотрудники портала «Твой Иркутск», которыми в основном являются менеджеры, в составе 20ти человек, активно пользуются новым инструментом. Более того, стало ясно, что программа справится с учетом бронирования любых ресурсов, а не только рекламных баннеров.
При помощи нашей системы можно сдавать в аренду офисы, торговые площади, оборудование: строительные инструменты, фото- и видеотехнику, велосипеды, сноуборды и т.д. Особенно удобно, что функционал бронирования интегрирован с инструментом продаж — CRM. Это позволяет учитывать лиды, предварительные заявки, заказы и расчеты в одной системе.
Продукт прост в использовании и органично вписывается в структуру корпоративного портала «Битрикс24». Получился отличный универсальный инструмент для прозрачного учета забронированных ресурсов.