ГРУППА КОМПАНИЙ «НЕЙС - ЮГ»

В целях повышения эффективности  работы с тендерными заявками , руководство компании НЕЙС-ЮГ приняло решение автоматизировать этот бизнес процесс с помощью Битрикс24.

Работа с завявками должна была стать простой, прозрачной и измеримой.

Руководитель компании должен видеть на одном экране детальную информацию о всех заявках, чтобы принять решение в каких участвовать

Должна быть доступна объектаная информация

• Сколько заявок было принято в работу

• В каких тендерах принимает участие компания

• Результаты торгов

• На каких этапах реализации находят выигранные тендеры

Так как разработка бизнес-процессов, является одной из ключевых компетенций компании Автоматизаторы, мы с радостью включились в эту работу

На первом этапе была разработана подробная блок схема процесса , описывающая все этапы работы с тендерной заявкой от момента ее поступления и до момента завершения работы.

Ключевые сотрудники компании активно участвовали в создании этой схемы, стараясь учесть все варианты развития событий и другие важные детали.

В итоге, схема включила более 25 этапов бизнес-процесса, в которых задействованы сотрудники из 5 разных подразделений компании, каждый из которых отвечает за свой участок работы.

Специалист по тендерам отвечает за внесение подробной информации о заявке

Руководитель - за принятие решения о целесообразности работы с заявкой

Юрист - за подготовку всей необходимой документации

Бухгалтер - за этапы, связанные с платежами

ГИП - за реализацию выигранных заявок

Таким образом, удалось создать единую сквозную систему, где все сотрудники объединены в рамках общей задачи. При выполнении задачи одним сотрудником, сразу же возникает задание у следующего.  Процесс работы над заявкой не останавливается ни на на секунду.

Во время проработки бизнес-процесса стало очевидным, что помимо основной цели  проекта “ Сделать прозрачным и измеримым процесс работы с тендерами” , также может быть автоматически достигнута не менее важная  цель “Видеть бюджет по проектам” , так как вся необходимая информация и так уже собирается в рамках процесса.

Эта идея  немедленно была включена в контур разработки , благодаря чему в Битрикс24 автоматически стал создавать график платежей по проектам, без дополнительных усилий и ввода данных со стороны пользователей.

В результате реализации бизнес-процесса

• Полностью автоматизирован маршрут прохождения тендерной заявки от момента ее регистрации и до завершения работы по контракту

• Исключена потеря данных между отделами - все данные, необходимые исполнителю доступны ему всегда в текущем задании

• Исключены потери времени при обработке заявки

• Стало возможным анализировать “Воронку продаж” по тендерным заявкам

• Появился общий список всех текущих проектов в работе