Сервис по аренде техники

Компания Way-prokat занимается предоставлением в аренду различной бытовой техники и других товаров народного потребления и присутствует на этом рынке, с 2014 года. Каждому из нас хотя бы раз в жизни приходилось испытать на себе то чувство, когда нужна какая-то вещь буквально на пару дней, но стоит она дорого и мы отказываемся от своих желаний. По этому такой бизнес вполне себе имеет право быть и жизнь это подтверждает.

Поначалу, все бизнес-процессы укладывались в три листа Excel и обслуживались тремя сотрудниками. Все бы шло гладко, но появлялись новые каналы сбора лидов – дендинги, сайты, типа Авито и т.д. Выросшие объемы сделали не возможным продолжение в том же духе. Нужно было или увеличивать количество сотрудников или автоматизировать процессы.

В середине 2017 года, владелец бизнеса принял решение перенести все в Битрикс24. Почему именно в Битрикс24? Потому что конкурент уже(!) пользовался Битрикс24 J. Потому что у Битрикс24 хорошая телефония! Потому что у Битрикс 24 есть бесплатный тариф.

Обратились в нашу компанию. Потому что познакомились на одной из конференций Битрикс24, потому, что видели наши приложения в Маркетплейсе или еще по какой причине.

Основные трудности заключались в слабой формализации, в отсутствии четких бизнес-процессов, в большом объеме накопленной информации, которую нужно было привести к единому стилю и загрузить в портал.

Итак, если коротко, процесс заключается в следующем:

·              Клиент подает заявку в том или ином виде (форма на сайте, звонок, письмо по почте)

·              Менеджер уточняет, какой именно объект и на какое время, собирается арендовать клиент

·              Подбирается подходящий, не занятый экземпляр и бронируется для дальнейшей сдачи в аренду

·              Принимается оплата и залог

·              Перед наступлением аренды, менеджер связывается с клиентом и уточняет способ доставки.

·              Далее, собственно, аренда.

·              Перед окончанием сорка аренды, менеджер связывается с клиентом, что бы уточнить время сдачи

·              И наконец, прием объекта, возврат залога.

Как решили?

Написали приложение для Битрикс24.

В сущности «Сделка» храним, собственно, сам факт аренды. Сделка проходит стадии «бронь», «аренда», «завершенная». К сделке прикрепляем «Контакт» клиента, объекты аренды, которые храним в каталоге товаров.

«Товары» имеют стоимость аренды и залоговую стоимость. Из этого и из количества дней высчитывается стоимость аренды и стоимость залога.

Имеется система скидок, рассчитываемых из количества дней аренды и личной скидки указанной в «Контакте». Кроме того, в процессе создания сделки, менеджер может вручную скорректировать или отменить скидку.

У сделки есть даты начала и конца аренды, по которым строится календарь занятости оборудования. Когда объект бронируется, то приложение позволяет выбрать свободный «Товар»/оборудование для нужного диапазона дат. После выбора, оборудование резервируется на данный период и становится не возможным для использования в других сделках. 

К сделке добавляются звонки-напоминания о встречах с клиентом.

Для наглядности, что бы менеджер мог «окинуть взглядом» весь парк оборудования, в приложении сделан отчет, в котором в форме календаря представлено занятое и свободное оборудование. Здесь наглядно отображаются стадии сделок: бирюзовый – «бронь», красный – «в аренде», черный – «завершенная сделка». Из отчета можно увидеть основные данные и перейти в CRM к работе с конкретной сделкой.

На вкладке Документы можно напечатать набор документов (договор, акты приема-сдачи) для конкретной сделки и контакта клиента. Для подготовки набора документов, требуется загрузить шаблон в формате HTML, в шаблоне должны быть вставлены переменные в которые, при печати вставляются данные клиента и объектов аренды.

В конструкторе отчетов были настроены отчеты “Выигранные сделки” и “Доходность по товарам”. После запуска приложения и ввода истории с начала года, данные отчетов “сошлись” со “старыми документами”, что показало правильность алгоритмов и расчетов.

Приложение, простое в использовании, работает как на десктопной версии, так и в мобильном приложении Битрикс24. На практике большинство броней происходит со смартфонов, а отчеты и документы строятся на десктопах.

Телефония.

Было арендовано четыре номера и настроены сценарии приема звонков. Тут пришлось перейти на платный тариф «Проект+» из за ограничения количества записываемых разговоров.

Для приема заявок с сайта использовали наше приложение «Лиды с сайта» из Маркетплейса».

Внедрение.

Никаких особых трудностей с внедрением не было. Бизнес-модель хорошо легла на сущности Битрикс24, а интерфейс приложения получился интуитивно понятным. Спустя два месяца, вопросы от сотрудников практически прекратились.

Внедрение Битрикс24, позволило систематизировать бизнес-процессы и собрать все необходимые инструменты в одном месте.

Надо отметить, что специфика сферы бизнеса держала в тонусе разработчиков весь период внедрения, т.к. возникавшие вопросы нужно было решать быстро и в любое время дня и ночи. Тесный контакт с заказчиком в его портале не давал расслабиться ни на минуту.

Александр Соколов, владелец бизнеса.

- Наконец-то закончился этот кошмар с бумажками и головоломками в Эксель. Ребята из компании «Информационные решения для бизнеса» сделали все точно и быстро. Не так давно я начал смотреть в сторону настоящей автоматизации моих процессов, выбрал Битрикс24 по хорошим отзывам знакомых. И не ошибся! Теперь все звонки, заявки, письма аккуратно складываются в CRM. Все мое оборудование видно как на ладони – у кого находится в данный момент, когда вернется, кто уже забронировал его и на какой период. Все клиенты на расстоянии вытянутой руки. Подготовка договора и актов занимает несколько кликов. Телефония радует функциональностью и хорошим качеством. И главное, что весь бизнес теперь у меня в телефоне и доступен 24 часа в сутки! В общем в планах расширение бизнеса как в номенклатуре таки в географии.