Полная автоматизация компании "Видеосекьюрити" путем внедрения "1С-Битрикс24"

Компания «VideoSecurity» является лидером на рынке Молдовы как компания-интегратор комплексных систем безопасности. Также является крупнейшим торговым домом с большой дилерской сетью по всей республике. Головной офис находится в Кишиневе. Существует на рынке 15 лет и активно развивается.

В 2016 году руководители компании пришли к выводу, что необходимо внедрять CRM-систему. На тот момент в компании использовалась программа «1С:Документооборот» версии 8.3, в которой хранилась база данных клиентов, история взаиморасчетов с ними, предоставленные коммерческие предложения и финальные, подписанные документы, по каждому проекту. «1С: Документооборот», по сути, использовалась как CRM-система, однако функционал программы не удовлетворял всем потребностям в полной мере, поэтому и было принято решение искать новую полноценную CRM.

После обсуждений приобрели Bitrix24 и начали самостоятельно внедрять у себя корпоративный портал. В первую очередь, стали активно использовать модули: чат, задачи, общий диск, рабочие группы и другие. Понимая невозможность полного и эффективного внедрения своими силами, стали искать надежного партнера, который смог бы не только предоставить опытных программистов, но помог бы решить целый ряд насущных задач:

- Интеграция с  IP-Телефонией (Asterisk);

- Внедрение CRM-модуля как системы, затрагивающей множество отделов и департаментов компании; 

- Глубокий (не поверхностный) анализ бизнес-процессов, существующих в компании;

- Помощь в написании технического задания для разработки шаблонов бизнес-процессов и непосредственная их реализация; 

- Советы и рекомендации по оптимизации тех или иных процессов компании;

- Грамотная техническая и компетентная (в сфере бизнес-процессов) поддержка на протяжении всего срока интеграции. Обучение персонала.

Наша компания доказала свою компетенцию в данной сфере, поэтому руководители компании «VideoSecurity» доверили нам автоматизировать свою компанию посредством внедрения Битрикс24.

Начали с интеграцииBitrix24 с офисной IP-телефонией Asterisk. Также настроили интеграцию с другими каналами поступления заявок от клиентов: CRM-формы и виджет на сайте, электронная почта, социальные сети и мессенджеры. Параллельно обсуждали ключевой бизнес-процесс по продаже и монтажу оборудования. Провели изучение процессов продажи и монтажа. После глубокого анализа составили и в несколько итераций оптимизировали и утвердили подробное техническое задание. И приступили, наконец, к настройке бизнес-процессов по лидам и сделкам. Бизнес-процесс по сделке получился невероятно сложным и длинным, т.к. пытались учесть все нюансы на каждой стадии до и после заключения договора с клиентами. После неоднократного тестирования провели оптимизацию бизнес-процесса.

Непростой задачей было организовать работу диспетчеров монтажей и распределения монтажных бригад через календарь. Также нужно было вводить очень много пользовательских полей для сделки и обеспечить через бизнес-процесс их заполнение на разных этапах. Эти данные используются для заданий и задач на более поздних этапах, а также для полноценной аналитики в отчетах по сделкам.

Обучение сотрудников проводили по фокусным группам исполнителей на каждом из этапов сделки.

Помимо настройки и внедрения основного бизнес-процесса, помогали и сейчас помогаем в освоении различных инструментов и сервисов портала и в подключении дополнительных модулей и приложений.

Ведем настройку и запуск бизнес-процессов по другим направлениям работы компании (онлайн-поддержка клиентов и сервисное обслуживание). Осуществляем полноценную техническую поддержку и информационное сопровождение по работе на портале.

Почти все сотрудники компании используют в своей работе портал Битрикс24. Это очень актуально, т.к. компания оказывает услуги на территории всей страны и, соответственно, многие сотрудники выезжают к клиентам на монтаж и обслуживание оборудования. К сожалению, до сих пор существует проблема невозможности выполнить некоторые задания бизнес-процесса (а именно – которые содержат сложные поля типа «файл», «привязка к элементам CRM» и т.п.) через мобильное приложение.

На данный момент порталом постоянно пользуются более 130 сотрудников. Годовой показатель вовлеченности – 41%, Задачи и проекты - 62%, Чат и видео – 51%, Мобильная версия – 47%. Руководители компании убедились, что платформа Bitrix24 может значительно повысить эффективность и прозрачность работы и позволит выйти компании на новый уровень отношений с клиентами; что она значительно повышает скорость коммуникаций и принятия решений внутри самой компании.

Отзыв финансового директора Давида Олейника:

Сотрудники компании «Трионикс» убедили нас, что помогут нам в автоматизации процессов нашей компании, и выполнили свои обещания. С каждым днем работать на портале становится все удобнее, мы совместно осваиваем все новые инструменты, ставим и достигаем новые цели. Очень важно, что специалисты из компании «Трионикс», при выполнении всех доработок, сохранили возможность устанавливать обновления Bitrix24 от самих разработчиков. Мы не останавливаемся на достигнутых результатах и продолжаем работать над собой!