Real Exelente - Управление недвижимостью - Испания

Наш клиент, компания Real Exelente управляет объектами недвижимости на острове Тенерифе (Испания). 
Компания управляет более чем 80-ю объектами, в день заезжают и выезжают несколько десятков Гостей. Одновременно проживает более 100 человек. 

Поставленные задачи

Клиентом были озвучены следующие основные проблемы и предположительные пути решения:

✓ Для решения проблемы овербукингов найти и подключить надежный Channel Manager,

✓ Для отображения информации о бронированиях создать удобный инструмент - Шахматка,

✓ Channel Manager должен быть связан с системой управления Компанией Битрикс24,

✓ В Channel Manager должны приходить платежные данные из бронирования,

✓ Данные о бронированиях должны автоматически попадать в Битрикс24 и обратно в Channel Manager,

✓ Бизнес-процесс бронирования должен автоматически принимать оплату с карты Гостя, выставлять счета,

✓ Бизнес-процесс должен обеспечивать оказание услуги на всех этапах.

Общая схема решения:

Мы изучили бизнес клиента, разобрались в потоках информации, бизнес-процессах, предложили принципиальную схему решения для автоматизации. В связке участвуют: Битрикс24, Beds24.com, OTA, Платежная система, Сайт компании, Шахматка.

Channel Manager Beds24.com

Данный Channel Manager был выбран из списка авторизованных партнеров Booking.com и порадовал нас полностью автоматической системой подключения объекта. 

Никаких контактов с менеджерами и долгих бесед о том, что все будет надежно и очень дорого. Подключение тестового объекта прошло быстро и без предоплаты. 

На все вопросы оперативно отвечала англоязычная техническая поддержка.

Кроме этого, в данном инструменте оказались нужны клиенту решения: 

✓ гибкие настройки цен на номерной фонд,
✓ промо-коды,
✓ ical синхронизация, 
✓ система специализированных отчетов, 

и множество других опций и настроек.

API Beds24.com

Самыми важными критериями при выборе были надежность и наличие API - формата передачи данных для интеграции с Битрикс24. Channel Manager Beds24 имеет API с возможностью обмена данными в обе стороны, а также возможность передачи платежных данных клиента. С помощью такого инструмента мы могли получать надежное и почти мгновенное закрытие дат на всех каналах после бронирования, а также возможность получать данные по бронированию, включая данные карты Гостя прямо в Битрикс24. 

Channel Manager Beds24 в итоге выступил главным хранилищемданных о бронированиях и ценах на номерной фонд. Бронирования с сайта компании автоматически пападают в Beds24 и далее в Битрикс24. Из Битрикс24 данные передаются в Шахматку для визуализации.

Таким образом, были решены две главные проблемы: возникновение овербукингов на основе пересечения дат и ошибки на ручном вводе бронирований в Битрикс24. Попутно мы ушли от проблемы неподтвержденных броней с Booking.com с помощью автоматической инкассации.

Автоматическая инкассация с Booking.com

Одним из преимуществ получения данных из Beds24 в Битрикс24 - это автоматическая инкассация оплаты за бронирование с карты Гостя. 

Автоматическая инкассация позволяет получать подтвержденное предоплатой бронирование с Booking.com, что, безусловно, очень важно. 

В качестве платежной системы выступила Authorize.net и услуга виртуальный терминал.

Выставление инвойсов, генерация и отправка

В рамках меороприятий по оптимизации рутинного труда менеджеров компании, была автоматизирована генерация и отправка инвойсов в адрес Гостей. Бизнес-процесс Битрикс24, при поступлении информации о Гостей и бронировании из Beds24.com, автоматически выполняет следующие действия:

✓ автоматическое выставление счета в Битрикс24 для последующего учета,

✓ генерацию документа invoice с данными о бронировании и факсимиле с печатью,

✓ отправка документа на email Гостя с отметкой об успешном снятии денежных средств с карты.

Экономия на выходе

• При объеме нескольких десятков бронирований в день, мы освободили менеджеров компании от значительного количества ручных операций, ушли от проблемы человеческой ошибки при ручном вводе, получили подтвержденные бронирования с Booking.com. 
• Полностью ушла проблема овербукингов. 
• Удобная шахматка отображает состояние занятости жилого фонда аппартной сети.