Автоматизация бизнес-процессов Vorwerk Thermomix

Краткая информация о клиенте

Известная во всем мире немецкая компания VORWERK, производитель бытовой техники, появилась на Российском рынке в 2005 году. Самый известный продукт компании — универсальный кухонный прибор Thermomix™, который выполняет задачи более чем 12 кухонных приборов.

У компании более 260 патентов, 174 международных патентов и разработок и 82 патентов на промышленные образцы. VORWERK располагает производственными предприятиями в Италии, Франции и филиалами в 15 странах мира.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

Клиенту требовалось создать единое пространство для управления продажами и учета KPI. Из-за сложной системы KPI консультанты не всегда могли точно рассчитать свои показатели и работать на получение дополнительных бонусов.

Учитывая сложную организационную структуру компании и огромный массив данных требовалось провести автоматизацию процессов.

Процесс внедрения, особенности проекта

В качестве интранет-решения был выбран Битрикс24, который мы кастомизировали под специфические нужды клиента.

Аналитика

Большинство специфических бизнес-процессов компании не были задокументированы и приведены к единому знаменателю. На первом этапе работы над проектом мы провели масштабную аналитику. Свели все необходимое в четкие структурированные блок-схемы и подробное ТЗ проекта. Проработали все бизнес-роли в компании, продумали процессы по выполнению и расчету KPI. Разработали систему учета бонусов и детализировали все необходимые отчетные сценарии.

Группы пользователей

Основной функционал корпоративного портала был разделен на несколько основных разделов для упрощения работы: новости, анкеты, события, продажи, несколько видов отчетов, вознаграждения, работа со складами.

В организационной структуре компании целых 12 ступеней, от обычного гостя до директора по продажам. Каждая роль имеет свою специфику, свои инструменты, отчеты и KPI. Для слаженной работы каждого звена было введено большое количество групп. В зависимости от должности и принадлежности к той или иной группе пользователи обладают разным уровнем прав и доступа к различным разделам интранета.

Анкеты пользователей

Блок анкет является одним из самых важных разделов портала. Он представляет собой обширную базу контактов. Как и в других базах, лиды можно фильтровать по источнику и статусу, настраивать шаблоны и импортировать.

По всем лидам в системе можно провести рассылку, сегментировав получателей по различным параметрам. Рассылка происходит с помощью модуля MailChimp Pro.

События

Все события, проводимые в рамках бизнеса Термомикс, отмечаются в списке событий и выводятся единой сеткой в формате календаря. По желанию можно просмотреть все мероприятия в виде списка.

В событиях учитывается множество взаимосвязей с другими процессами. Например некоторые мероприятия подразумевают расход рекламной и подарочной продукции, — и это отражается на складе. Или для достижения определенных KPI необходимо посетить определенное количество заданных мероприятий, которые при этом подсчитываются в KPI и т. д.

Продажи

Одним из самых важных разделов интранета являются продажи. Для удобства работы с блоком все продажи Термомикс в единой таблице с фильтрацией по различным признакам: типу продажи, наличию демонстрации, ответственному за продажу консультанту, наличию листа контроля и т. д. Можно просматривать детали каждой сделки, добавлять новые, распечатывать информацию и отслеживать прогресс по каждому заведенному клиенту на любом этапе сделки.

Отчеты по вознаграждениям и KPI

Для того, чтобы система работала как часы, важно вести отчетность и корректировать планы действий на ее основе. Бухгалтер и руководство компании видят все отчеты по вознаграждениям по своим городам и офисам, а остальные сотрудники — только свои бонусы.

По необходимости можно формировать выборку по стране, городу, офису и дате, проверять выполнение месячного плана по продажам, отслеживать выданные бонусы и те, что еще предстоит начислить.

Отчет по KPI представляет собой сборный отчет по каждому отделу и содержит показатели всех лидеров групп. Основными показателями отчетов стали активность продаж и продуктивность сотрудников.

Cклады

При продаже любого продукта всегда важно знать не только, сколько товаров заказывают покупатели, но и сколько единиц товара есть на складе, чтобы не произошло неприятных накладок с поставками. Для этого и предназначен данный раздел интранета.

Он содержит информацию по товарам в наличии, на каких складах, в каких городах и сколько единиц товара есть в свободном доступе, сколько зарезервировано. Кроме удобного поиска товаров по фильтру можно объединять товары в группы и заводить информацию о новых складах. Больше не требуется каждый раз звонить на склад и уточнять, есть ли заказанный товар, — все можно посмотреть в единой системе.

Работа с решением. Достигнутые результаты

За счет грамотного построения базы данных и наличия всех необходимых отчетов, собирающихся по заданным критериям в несколько кликов, нам удалось автоматизировать бизнес-процессы сотрудников, уменьшить риски совершения ошибок и наделить клиента удобным инструментом для ежедневной работы.

Преимущества от внедрения

• Всю информацию о наличии товаров на складе можно посмотреть в едином отчете. Работник может формировать отчеты по своему городу и офису, вывести отчет на печать в один клик.
• Система KPI сильно зависит от сложной древовидной иерархии компании, поэтому была разработана графическая визуализация дерева компании с цветовой дифференциацией по должностям и их особенностям.
• В системе был реализован функционал расчета суммы ежемесячных платежей и автоматического начисления пени для продаж в рассрочку.