Внедрение коробочного портала

В самом начале 2017 года мы закончили внедрение коробочной версии портала Битрикс24 для выставки домов в Подмосковье «Малоэтажная страна» и хотим поделиться, как мы это сделали.

О заказчике

Круглогодичная выставка домов “Малоэтажная страна” представляет разные современные решения для загородной жизни, объединяя лучшие продукты и услуги отрасли. На выставке находятся 40 проектов домов от 40 производителей, построенных из разных материалов с применением различных технологий. 

Кроме домов, в  Малоэтажной стране можно увидеть малые архитектурные формы, инженерные системы и другие  современные  решения  для строительства,  отделки дома и обустройства загородного участка. 

История создания  и развития: Идея создания специализированной постоянно действующей выставки загородного домостроения появилась в 2011 году. Были проведены изыскания в этой области, изучены уже существующие демонстрационные площадки готовых домов. Одновременно нами был изучен и европейский опыт в этой сфере — постоянно действующие выставки домов в Австрии, Германии, Швейцарии. 

В результате, к лету 2012 года, выставка уже существовала на бумаге — был разработан рабочий проект и вся необходимая документация. К началу зимы 2013 года на выставке были готовы инженерные сети и основные трассы электроснабжения. Строительство первого дома на выставке «Малоэтажная страна» началось в середине апреля 2013. Одновременно со строительством все новых выставочных домов шло благоустройство территории выставочного комплекса. 8   июля  2013 года «Малоэтажная страна» была открыта для посетителей. 

На сегодняшний день выставка активно развивается. В администрации выставки работает 13 сотрудников. Администрация выставки много  внимания уделяет сервису  для конечного потребителя загородной недвижимости. Привлекая в качестве участников—арендаторов передовых представителей загородного рынка индивидуального строительства.

Начало: поиск компании по внедрению

Осенью прошлого года организаторы выставки «Малоэтажная страна» искали компанию—внедренца по коробке и заранее знали, что им нужно по функционалу. Выбирали из пяти компаний, весь вопрос стоял в квалификации сотрудников и сроках реализации. К новому году все исполнители, кроме нашего агентства, перестали проявлять интерес к проекту и это стало сигналом для заказчика. Наша компетенция его вполне устраивала и в начале декабря 2016 года мы приступили к совместной работе.

Внедрение. Первый этап.

Задач у клиента было несколько. 

1. Настроить телефонию и привязать менеджеров к клиентам. Самый простой в реализации пункт, в итоге решили, что заказчик сделает его самостоятельно, чтобы не переплачивать за настройки. Плюсом было то, что в «Малоэтажной стране» очень квалифицированный системный администратор, который грамотно подошёл ко всем работам, работать с ним было (и есть) легко и приятно. 
2. Вести единую клиентскую базу.  До внедрения коробки всё велось в Экселе, у каждого менеджера своя табличка, ни о какой централизованной работе речь и не шла. Это было неудобно, отнимало много времени у менеджеров и отсутствовала прозрачность в работе. Приходилось каждый раз выяснять, чей клиент звонит, кто с ним работает и на каком этапе находятся с ним дела. 
   
3. Организовать контроль за работой менеджеров со стороны руководства. Всё шло к тому, что отдел продаж и работы с клиентами превращался в чёрный ящик, который как-то работает, а как именно — непонятно. Нужен был инструмент, который сможет по каждому менеджеру и отделу в целом показать полную картину работы за месяц. С прослушиванием телефонных звонков в спорной ситуации, отслеживанием хода работ по клиентам и аналитикой. Всё выяснялось постфактум, а это неправильно. 
   

Перечисленные выше задачи решаются с помощью Битрикс24, но руководство «Малоэтажной страны» рассматривали также и другие системы, разработки Микрософт и Террасофт (BPM Online). Почему они отпали —  сыграла высокая стоимость и непрозрачная лицензионная политика в продуктах этих компаний. После детального изучения заказчиком продукта Битрикс24, он понял, что функционал сильно вырос по сравнению с тем, что было в самом начале, когда продукт только появился. Всё вместе это привело к тому, что ребята остановились на коробочной версии продукта — нужна была тонкая настройка системы в будущем под себя.

Процесс внедрения и особенности проекта.

Система изначально предназначалась для активного использования менеджерами по продажам. А им важно, чтобы всё работало без сбоев и ошибок. Поэтому первое, что мы сделали после установки коробки в чистом виде на сервер — исправили все ошибки и замечания, которые всплывали при самодиагностике. 

Часть из них решалась довольно просто, несколькими кликами в настройках администраторской части. Но были и такие, что требовали тонкой настройки сервера именно на уровне операционной системы Centos и прикладных программ. Понадобилась переустановка модуля nginx, настройка Апача для большей производительности. Кроме того, штатный почтовый клиент заказчика — Zimbra — требовал отдельной интеграции с PHP для корректной отправки писем прямо из Битрикса. Это заняло больше всего времени, но результат того стоил.
  
Ещё нужно было настроить доступ к порталу только по защищённому протоколу HTTPS. Для этого приобрели у доверенного центра  сертификат, прописали его на сервере и теперь все сотрудники Малоэтажной страны при работе с порталом используют безопасное соединение.

Дополнительная задача на этом этапе — настроить дополнительное резервное копирование всей информации на портале и его структуры с глубиной в 7 дней. Это значит, что в случае какого-то сбоя можно будет восстановить все данные за любой день из прошедшей недели. Сделали штатными средствами Centos, для администратора подготовили отдельную инструкцию по восстановлению в случае сбоев и провели обучение сотрудников. Для этого мы специально сломали часть структуры портала с информацией, а сисадмин по нашей инструкции всё восстановил. Проверили — всё работает как было, ничего не потерялось после восстановления.

Организационные моменты.

Один из самых приятных моментов при работе над этим проектом — это понимание руководством компании и топ-менеджментом идеологии Битрикс24 и активное участие в проекте. Они были инициаторами перехода на эту систему и первыми начали использовать все инструменты портала.
  
Благодаря этому особых проблем во внедрении с точки зрения организации работы не было, всё было как по учебнику: 2-3 энтузиаста, столько же тех, кто относился критически и серединка, которая была не против.Проблем с вовлечением пользователей в процесс не было, все как-то сразу включились в работу. Главное, что это происходило постепенно, шаг за шагом. 

Вывод: если руководство само начинает сразу использовать Битрикс24, процесс внедрения проходит намного быстрее и проще. 

Основное, что используется сейчас в «Малоэтажной стране» — блок задач и календарь. Руководству очень нравятся эти инструменты, многое стало прозрачно, легко проконтролировать и вовремя выявить слабые места. Активно осваивается CRM-модуль и телефония в отделе продаж. Теперь эти сотрудники ведут клиентов персонально, не забывают им позвонить и предложить хорошие условия работы, напомнить о скидках, отслеживают перспективных клиентов и не упускают из виду ни одного обращения в компанию. А это увеличивает продажи и прибыль компании в целом.

Преимущества от внедрения.

В «Малоэтажной стране» теперь стало удобно обсуждать рабочие вопросы, намного меньше тратится времени. Вместо долгого общения в живую и отлавливания нужного сотрудника на месте, ребята используют комментарии к задачам, чаты и сообщения в Живой ленте. Сократился также и срок оповещения всех сотрудников о важных моментах, сразу видно, кто прочитал и в курсе новостей. 

Удобным оказался и функционал Счета в Битриксе. Сразу видно, когда счёт оплачен, понятно, какие документы должен сдать сотрудник, чтобы у бухгалтерии не было к нему вопросов. Причем, согласовать документы для бухгалтерии можно тоже через Битрикс24.
  
Из нематериального — повысилась мотивация к работе. После внедрения инструмента Отчёты сразу стало видно, кого из работников можно поощрить дополнительно за выполненный объём работ. Работники сами стали понимать, что теперь их действия, направленные на благо компании, не остаются незамеченными. 

Общие выводы по работе.

1. Когда сам заказчик понимает, зачем ему Битрикс24 и как он хочет его использовать — это половина успешного внедрения. Вторая половина — активное участие руководства в использовании системы. Глядя на директора, подтягиваются и остальные сотрудники.

2. Приятно иметь дело с умным и адекватным заказчиком, который чётко знает, что он хочет, зачем ему это нужно и к чему должно в итоге привести. «Малоэтажная страна» — именно такой.