CRM компании Симбирсофт

1. Краткая информация о клиенте

SimbirSoft — компания, которая предоставляет услуги по разработке и тестированию программных продуктов на заказ. Штат компании насчитывает более 1400 сотрудников. Головной офис и центры разработки находятся в нескольких городах России, с филиалом в США.

Число сотрудников работающих с Битрикс 24 составляет 200-250 человек. Компания имеет свои офисы в Ульяновске, Казани, Саранске, Самаре, Краснодаре.

2. Необходимость внедрения Битрикс24

Была необходимость замены самописной CRM на Битрикс24. Сотрудникам отдела продаж при работе в старой CRM не хватало функционала напоминаний, возможности ставить задачи с определенным сроком выполнения, отмечать события в календаре и  работать с документами прямо в системе. Письмо и звонки они копировали из разных мест в виде текста и это отнимало много времени. Лиды в старой системе вообще не существовали, вся первичная информация о потенциальных клиентах собиралась на бумажках и в файлах сотрудников. 

Исходя из целей проекта было принято решение реализовывать его на платформе «1С-Битрикс24: CRM», так как она максимально соответствовала требованиям.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

В первую очередь решались проблемы отдела продаж. Реализовали функционал напоминаний, возможность ставить задачи с определенным сроком выполнения, отмечать события в календаре и  работать с документами прямо в системе. Реализовали email-трекинг, сбор писем с общего ящика CRM и создание лидов из них, сделали создание папки диска при создании сделки и отображаем ссылку для перехода прямо в заявке. Для того, чтобы не пропускать заявки с сайта, сделано автоматическое создание лидов из формы "Заказать разработку". 

В системе созданы такие же справочники, с которыми привыкли работать менеджеры, и подготовлен импорт данных. Записи звонков Skype будут подгружаться в систему через десктопное приложение. Для этого настроена синхронизация папок и в настройках приложения, записывающего разговоры, указана папка битрикс-диска.

Менеджеры волновались, что им придется расстаться с привычными инструментами обработки почты (Outlook, веб-интерфейс почтовых сервисов), но мы их заверили, что с email-трекингом они могут продолжать пользоваться любимыми сервисами. 

Также создан бизнес-процесс согласования договора на основе шаблонного бизнес-процесса. 

Подключили телефонию и запустили документооборот для еще 5 процессов, а также настроили интеграцию с 1С.

В процессе разработки пришлось столкнуться с техническими сложностями:

• На обмен с 1С затрачивался большой объем памяти, данную проблему решили с помощью очередей.

• Не подходящий под требования сервер проекта - увеличили мощности сервера.

Топ-менеджмент полностью доволен бизнес-процессами и активно используется реализованный функционал на ежедневной основе.

При внедрение продукта проблем не возникло.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

На выходе получили полноценное и автоматизированное веб-приложение для отдела продаж, полностью удовлетворяющее их потребности. 

Приложение решает проблемы автоматизации бизнес-процессов, поддержания актуальности данных, формирование отчетов. Работа с клиентом напрямую из приложения и документооборот.

Для обучения и вовлечения пользователей были составлены подробные инструкции, а также было проведено несколько митапов с мастер-классами по управлению продуктом. Проведенные мастер-классы дали всем сотрудникам полное понимание о продукте и о том, как с ним работать.

5. Преимущества от внедрения

В результате компания получила такие преимущества как:

• Сократилось время обработку и валидацию документов. 

• Сократилось время проверку данных пользователей и их достоверность. 

• Удобная административная панель сайта 

• Автоматизированный процесс обработки данных без потерь информации

• Хорошая производительность приложения

• Актуальность документов информации благодаря документообороту и обмену с 1С.

• Подсвечивание проблемных сделок на факт отсутствие оплат в срок.

В результате, сотрудники компании стали тратить меньше времени на рутинные процессы благодаря автоматизации и возможностям продукта, вследствие чего в компании улучшилось настроение и мотивация сотрудников, коллектив стал дружнее  сплоченнее.

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Клиенты заполняют заявку “Заказать разработку” на нашем сайте, данные поступают в CRM, автоматически создается сделка на основе заявки. Затем сотруднику отдела продаж поступает уведомление, после заявка обрабатывается, проверяются данные.

Если оплата не прошла в срок, об этом уведомляется ответственный за сделку сотрудник. При подписании договоров, сотрудник добавляет соответствующие документы в сделку, затем происходит обмен документов с 1С. Также сотрудник в несколько кликов может сформировать из сделки счет для оплаты, после получения которой информация об оплате уйдет в 1С.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе

Команда более чем справилась с поставленными перед ней задачами, полностью погрузилась в бизнес процессы составленные нашими сотрудниками отдела продаж, адаптировала СРМ под их нужды. Теперь наши менеджеры могут быстро и удобно обрабатывать входящие заявки, отслеживать весь жизненный цикл сделки. Наши сотрудники получили преимущество над конкурентами благодаря автоматизации процессов, больше не нужно выполнять нелюбимые и трудозатратные рутинные операции.