Корпоративный портал компании "НОВЭКС"

О Компании

Компания «НОВЭКС» — ведущее в Сибири предприятие оптовой и розничной торговли косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами.

Компания более 29 лет на рынке.

Более 270 магазинов в 7 регионах Сибири.

25000 наименований продукции.

Более 3000 сотрудников.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Задачи:

Создание единого информационного, коммуникационного пространства внутри компании.

Оптимизация трудозатрат административного персонала компании.

Снижение расходов на административную деятельность.

Ускорение процесса согласований документов.

Оцифровка и журналов командировок.

Критерии:

Надежное стабильное программное решение, с широким функционалом (смотрим в будущее). Большой опыт работы местных компаний во внедрении корпоративных порталов.

Почему мы выбрали ЦЛПО?

Мы давно знакомы с компанией ЦЛПО. Компания является известным игроком на рынке по внедрению корпоративных порталов в нашем регионе. Мы ознакомились с некоторыми реализованными ими кейсами. Нас устроило качество, сроки и предложенные нам условия работы.

Процесс внедрения, особенности проекта

Основными заказчиками являлись отделы найма персонала, бухгалтерия и IT отел.

С целью сокращения временных и бумажных затрат на согласование различных бизнес-процессов, например: ввода (вывода) штатных единиц, предоставление отпусков, прием на работу, увольнение с работы, обходной лист, согласование командировок и т.д. были автоматизированы данные процессы согласования таких служебных записок через Битрикс24.

Процессы согласования, которые ранее могли занимать до 5-7 дней, сейчас сократились до 1 часа. Согласовывать документы стало проще, не обязательно для этого руководителю находиться в своем кабинете, он может согласовать документ везде (на совещании, в командировке и т.д.) через приложение в телефоне. Оперативность принятия решений снизило риски несвоевременного документального оформления процессов.

Упразднилось множество бумажных документов (служебные записки, уведомления и т.д.) автоматизирован архив данных процессов.

Появилась четкая структура действий при создании заявлений, и как следствие, исчезли ошибки при заполнении, прекратилась потеря времени на повторные заполнения, проверки документации и т.д.

Какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей?

С Битрикс24 мы познакомились около трёх лет назад. Знакомство было непростым, всё новое практически всегда встречают с сопротивлением. Была еще проблема – не очень высокий уровень знаний у персонала в области программного обеспечения. Большинство работников очень хорошо ориентируются в приложениях в телефоне, но с компьютером теряются. А Битрикс24 универсален, кто-то больше дружит с компьютером, кто-то с телефоном, управлять бизнес-процессами можно с любого устройства. Мы обучали сотрудников практически в полевых условиях, не давая возможности действовать в обход системы, и практически сразу все удавалось.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Для компании, которая расположена в более ста населенных пунктах, очень важна оперативность принятия решений. И в этом очень помогает Битрикс24. Все БП создавались исходя из имеющихся проблем.

Приведу примеры: первый мой бизнес-процесс назрел очень давно – это согласование командировок. Примерно 40% командировок у нас внеплановые, экстренные, и раньше, работнику приходилось пройти семь кругов ада, чтобы быстро согласовать командировку. Сначала работник писал служебную записку, подписывал, сканировал и направлял по электронной почте своему руководителю или в отдел кадров. Служебные в потоке писем в электронной почте часто терялись, приходилось дублировать служебную, дополнительно уточнять по телефону о поступлении служебной. Отдел кадров распечатывал и относил служебную на подпись к руководителю, согласование могло происходить до семи дней в зависимости от занятости руководителя, его присутствия на работе и т.д.

При заполнении служебных, постоянно допускались ошибки – забывали указать кто даты командировки, кто место назначения, кто цель командировки, в БП допустить эти ошибки можно только намеренно, так как все в нем отражены все строки необходимые для оформления командировки, их только необходимо заполнить.

Итак, при запуске БП на командировки – можно выделить следующие плюсы:

1.     Оперативность, если ранее данный процесс занимал до семи дней, то сейчас не более 10 минут

2.     Увеличилась производительность – снизились затраты рабочего времени для оформления, не надо сканировать документы, отправлять по электронной почте, оригиналы с курьером

3.     Отсутствие ошибок – заполняются все необходимые графы, не надо звонить, уточнять недостающие данные, переписывать служебные и т.д.

Следующий БП был - увольнение работника. При увольнении работника, самое главное известить все заинтересованные службы об увольнении. То есть заполнить так называемый - обходной лист.

До запуска этого БП – были постоянные проблемы, например:

·работник отказывался проходить все заинтересованные службы (и на законодательном уровне, работник прав, обходной лист не обязательный документ при увольнении)

·руководителям удаленных подразделений, приходилось обзванивать все службы, что заполнить обходной лист со слов ответственных

·Ответственные могли отсутствовать по разным причинам: в отпуске, на больничном, в командировке, на совещании и т.д.

Сейчас БП запускает руководитель подразделения, указывает дату увольнения и причину увольнения – и эта информация поступает последовательно во все заинтересованные службы, например в бухгалтерию для определения наличия подотчетных сумм, наличия закрепленных основных, в расчетную группу – для определения задолженности по авансам, к экономистам – для расчета бонусов, в службу безопасности – для сдачи пропуска, в службу ИТ для отключения доступа к программам, к юристам – для закрытия доверенностей, и в отдел кадров – для оформления увольнения.

Также после завершения процесса увольнения, руководителям удаленных подразделений автоматически выставляется задача, в которой подробно расписано, какие документы необходимо подписать с работником и отправить в головной офис. При поступлении всех документов – специалист отдела кадров закрывает задачу. Поэтому здесь еще и четкий контроль, кто задерживает с предоставлением документации, естественно документы всегда поступают в головной офис, а ранее в большом потоке можно было забыть, необходимо было напоминать руководителям по телефону, по электронной почте, чтобы отправили подписанные документы.

Преимущества от внедрения

 1. Оперативность, если ранее данный процесс занимал до семи дней, то сейчас не более 30 минут

2. Увеличилась производительность – снизились затраты рабочего времени для оформления, не надо руководителям звонить, согласовывать, у разных служб о задолженностях работника, сканировать документы, отправлять по электронной почте, оригиналы с курьером.

3. Отсутствие ошибок, контроль получения документации -   не надо звонить, уточнять недостающие данные, переписывать служебные и т.д.