ЕвроСибЭнерго-Инжиниринг

История создания

Осенью 2008 года компания QSOFT внедрила внутренний портал на базе продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» для компании «ЕвроСибЭнерго-Инжиниринг». По словам компании, ее самая главная ценность - это высокопрофессиональный коллектив инженеров, проектировщиков и специалистов в области энергетического строительства, имеющий многолетний опыт реализации различных объектов. В настоящее время общая численность работников компании составляет более 2500 человек. Внедренный нами портал позволяет наилучшим образом настроить внутрикорпоративные коммуникации, , что в свою очередь является залогом дальнейшего динамичного развития компании, успешной реализации новых проектов в России и за рубежом.

Цель создания корпоративного портала

Компания "ЕвроСибЭнерго-инжиниринг" - это структура, имеющая филиальную сеть в ряде регионов страны – на юге, Урале, в Сибири, в Центральном регионе, а также дочерние зависимые общества (в том числе и за рубежом). Организация молодая, с динамично развивающейся корпоративной культурой, формирующимися традициями и нуждающимися в систематизации бизнес-процессами.

Для эффективной работы в большой организации важно выстроить внутрикорпоративные коммуникации - сделать информационные потоки и процессы развития корпоративной культуры управляемыми, транслировать единые стандарты и принципы деятельности, повысить степень удовлетворенности работников трудом, развивать принципы социального партнерства между работниками и администрацией. В качестве одного из инструментов для реализации этих задач стал корпоративный портал.

Особенности проекта

Внутрикорпоративная «соцсеть» позволяет реализовать коммуникации, автоматизировать, структурировать и ускорять важные бизнес-процессы. При этом уровень защиты внутреннего ресурса намного выше, чем у общедоступных коммуникационных сетей. По замыслу пользовательской основой портала должно было явиться… общение, а все остальные процессы могли бы на этом базироваться. 

Внутрикорпоративная «соцсеть» позволяет реализовать коммуникации, автоматизировать, структурировать и ускорять важные бизнес-процессы. При этом уровень защиты внутреннего ресурса намного выше, чем у общедоступных коммуникационных сетей.

«Web-конструктор» состоит из элементов, таких как поиск, теги, блоги, социальные сервисы и т. п., помогая работать с информацией – накапливать ее, публиковать, искать, использовать.

Он позволит:

■■ Сэкономить рабочее время:

– сократить издержки на поиск нужной в конкретный момент информации;
– минимизировать потери корпоративной информации;
– значительно ускорить бизнес-процессы компании;
– решить проблемы с коммуникациями между сотрудниками;
– ускорить адаптацию новых сотрудников.

■■ Оптимизировать бизнес-процессы:

– сотрудники будут совместно работать над документами, задействовав систему документооборота;
– компания серьезно сэкономит на скорости прохождения операций;
– горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее;
– минимизируется потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.

■■ Повысить качество управленческих решений:

– в рабочих группах можно будет обсуждать и корректировать совместные планы;
– результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность;
– решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной базе знаний.

■■ Повысить эффективность сотрудников:

– персонал будет в курсе того, что происходит в компании и подразделениях;
– опыт работы станет накапливаться в корпоративной базе знаний;
– знания будут использоваться многократно и передаваться внутри компании;
– рабочие группы смогут работать сообща над проектами и документами;
– кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.

■■ Обеспечить контроль и управляемость:

– процесс работы всех подразделений компании станет прозрачным;
– внутренняя переписка сотрудников будет под контролем;
– доступ к Интернету можно ограничить;
– внутренняя система сообщений на портале заменит собой ICQ и другие интернет-пейджеры;
– занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;
– обратная связь с персоналом станет быстрее и эффективнее.

■■ Эффективность бизнеса:

– повысится качество работы и обслуживания клиентов компании;
– вырастет конкурентоспособность компании на рынке;
– имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Разделы и функции корпоративного портала

Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:

■■ Представление компании:

■ общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
■ официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
■ календарь событий компании;
■ фото- и видеоотчеты о деятельности компании;
■ лента важных новостей отрасли;
■ внутренние вакансии компании;
■ контакты и реквизиты для быстрого доступа.

■■ Представление сотрудников компании:

■ единый справочник сотрудников компании;
■ быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
■ настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
■ быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);
■ контроль присутствия сотрудника на портале;
■ информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;
■ списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;
■ личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).

■■ Управление корпоративной информацией:

■ библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;
■ работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
■ система документооборота материалов портала;
■ контроль версий документов портала;
■ разграничение доступа к документам;
■ управление мультимедиаматериалами (фото, видео).

■■ Корпоративный поиск:

■ полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
■ поиск по тегам и облако тегов;
■ поддержка русской и английской морфологии;
■ моментальная индексация обновленных и новых документов;
■ учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
■ расширенный язык поисковых запросов;
■ федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).

■■ Коллективная работа и социальные сети:

■ создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
■ использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
■ гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
■ календарь событий группы и ее участников;
■ организация совещаний группы;
■ обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
■ задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
■ отчеты о выполнении задач от участников группы;
■ библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;
■ фотоматериалы группы.

■■ Бизнес-процессы:

■ документооборот контента на портале;
■ настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;
■ автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;
■ организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;
■ организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
■ бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).

■■ Внутрикорпоративные коммуникации:

■ обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);
■ календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;
■ совещания/оповещения;
■ открытые и закрытые тематические форумы;
■ фотогалереи личные и общественные;
■ опросы и анкетирование сотрудников;
■ интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;
■ автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.

■■ Обучение и тестирование сотрудников:

■ создание неограниченного числа учебных курсов;
■ вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
■ журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
■ автоматическое определение результатов;
■ гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки – каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки. На портале можно создать разделы для вышестоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов.