Как компания по организации мероприятий увеличила эффективность управления мероприятиями с помощью Битрикс24

ИВЕНТ ПРОСТРАНСТВО — агентство по организации праздников и мероприятий для B2B сектора, основанное в период пандемии. Компания специализируется на создании креативных решений для брендов, стремясь не только удивлять, но и решать глобальные задачи по развитию бренда. 

Под руководством Марии Широковой, генерального директора, ИВЕНТ ПРОСТРАНСТВО успешно реализовало более 1000 проектов в России, СНГ, Азии и регионе MENA. Агентство активно следит за трендами и применяет лучшие практики управления бренд-ориентированными компаниями.
ИВЕНТ ПРОСТРАНСТВО видит огромный потенциал в связи корпоративной культуры и коммуникации бренда, что позволяет компании оставаться на передовой в своей отрасли.

Задача клиента:

Компания обратилась к нам с целью оптимизации своих бизнес-процессов в организации мероприятий. Основные проблемы, с которыми столкнулась компания, включали:

1. Неэффективное управление подрядчиками: Процесс поиска и согласования с подрядчиками занимал много времени и требовал значительных усилий со стороны менеджеров.

2. Потеря времени на согласование документов: Отсутствие автоматизации в процессе согласования и контроля оплаты приводило к задержкам и увеличению трудозатрат.

3. Отсутствие единой системы для управления проектами: Разрозненные инструменты и каналы связи затрудняли координацию действий команды и контроль над выполнением задач.

Ключевыми критериями при выборе решения стали возможность интеграции всех процессов в единую систему, автоматизация рутинных задач и улучшение контроля над проектами. ИВЕНТ ПРОСТРАНСТВО выбрало нашу компанию благодаря нашему опыту в автоматизации бизнес-процессов и успешным кейсам внедрения Битрикс24.

Что сделали:

Для решения задач компании Prostranstvo мы предложили комплексное внедрение системы Битрикс24, что позволило автоматизировать и оптимизировать ключевые бизнес-процессы. Наши действия включали следующие этапы:

1. Внедрение CRM и автоматизация воронки мероприятий:

• Настроили CRM-систему для управления заявками и проектами. Это позволило централизовать все данные о клиентах и проектах, обеспечив легкий доступ к информации.
• Автоматизировали воронку мероприятий, включив в нее этапы от новой заявки до формирования закрывающих документов. Это сократило время на обработку заявок и улучшило контроль над процессами.

2. Оптимизация работы с подрядчиками:

• Создали воронку смарт-процесса для управления подрядчиками. Это позволило систематизировать выбор и контроль подрядчиков, а также автоматизировать процесс заключения договоров и контроля исполнения обязательств.
• Внедрили реестр поставщиков, что упростило управление информацией о контрагентах и улучшило контроль качества работы с ними.

3. Автоматизация финансовых процессов:

• Реализовали механизм расчета маржи по мероприятиям, интегрировав данные о доходах и расходах в карточке сделки. Это позволило компании видеть актуальную информацию о прибыльности проектов.
• Настроили автоматизированный реестр запланированных платежей для контроля оплаты поставщикам, что исключило задержки и улучшило финансовую дисциплину.

4. Улучшение коммуникации и управления проектами:

• Подключили корпоративную почту и WhatsApp для централизованного управления коммуникациями.
• Внедрили бизнес-процесс создания папки проекта, что обеспечило быстрый доступ к файлам и упростило управление документами.

Настроен смарт-процесс «Подрядчики». Данный процесс связан с сущностью «Сделка» (сделано это, чтобы в рамках сделки сразу подбирать подрядчиков к мероприятию). В данных смарт-процессах указывается сумма оплаты подрядчику, дата и характер проведенных работ. После окончания работы подрядчику выставляется оценка, которая заносится в реестр оценки подрядчиков (где можно посмотреть, как отработал подрядчик на проведенных мероприятиях). Также реализован бизнес-процесс «Расчет маржи». Данный процесс передает данные оплаты подрядчикам из смарт-процесса в сделку и подсчитывает маржинальность по каждому мероприятию, учитывая все расходы и налоги. А также в воронке сделок настроены роботы-напоминатели для работы для напоминания о связи с клиентом, напоминании о мероприятиях и автоматическом перемещении сделки по стадиям в зависимости от даты мероприятия.)

Эти меры позволили значительно сократить время на выполнение рутинных задач и улучшить контроль над проектами, что в конечном итоге повысило эффективность работы компании.

Результат:

Внедрение системы Битрикс24 принесло компании Prostranstvo значительные улучшения в управлении бизнес-процессами и взаимодействии с клиентами. Вот ключевые результаты, которых удалось достичь:

1. Увеличение эффективности управления проектами: Автоматизация воронки мероприятий и оптимизация работы с подрядчиками позволили сократить время на обработку заявок и улучшить координацию действий команды.

2. Сокращение времени на согласование документов: Автоматизированные процессы согласования и контроля оплаты исключили задержки и уменьшили трудозатраты на выполнение рутинных задач.

3. Улучшение контроля над финансовыми потоками: Реализация механизма расчета маржи и автоматизированного реестра платежей позволила компании видеть актуальную информацию о прибыльности проектов и своевременно осуществлять платежи поставщикам.

4. Повышение качества работы с подрядчиками: Внедрение реестра поставщиков и системы оценки подрядчиков улучшило контроль качества и позволило оперативно исключать нежелательных контрагентов из процесса планирования.

5. Улучшение коммуникации и управления документами: Подключение корпоративной почты и WhatsApp, а также внедрение бизнес-процесса создания папки проекта обеспечили централизованное управление коммуникациями и упростили доступ к необходимым документам.

Эти достижения позволили не только повысить внутреннюю эффективность, но и улучшить качество предоставляемых услуг, что в конечном итоге укрепило их позиции на рынке.