Оптимизация процессов фармацевтической компании сократила трудозатраты на 30% и улучшила коммуникации между отделами

«Изварино Фарма» — ведущая российская фармацевтическая компания, включающая предприятия «Изварино Фарма» и «Нанофарма Девелопмент», а также завод «Север» по производству активных субстанций.
Компания специализируется на разработке и выпуске более 70 лекарственных препаратов в областях акушерства, гинекологии, эндокринологии, кардиологии, трансплантологии и онкологии. С годовым оборотом в несколько миллиардов рублей и штатом более 500 сотрудников, «Изварино Фарма» стремится к инновациям и высокому качеству продукции. В связи с ростом бизнеса возникла необходимость в оптимизации управления задачами и улучшении внутренних процессов.
Компания «Изварино Фарма» столкнулась с рядом серьезных вызовов, которые требовали незамедлительного решения для поддержания конкурентоспособности и эффективности бизнеса.

Во-первых, разрозненность внутренних коммуникаций стала значительной проблемой. Отсутствие единой платформы для общения между отделами приводило к частым задержкам в передаче информации и недопониманию. Это, в свою очередь, замедляло процесс принятия решений и снижало общую продуктивность команды.

Во-вторых, управление задачами было неэффективным из-за отсутствия централизованной системы. Сотрудники часто терялись в потоке задач, что усложняло координацию и контроль исполнения. Это приводило к пропускам сроков и увеличению нагрузки на менеджеров, которые вынуждены были вручную отслеживать выполнение задач.

Третьей проблемой стал документооборот. Недостаточная автоматизация процессов обработки документов увеличивала временные затраты и повышала риск ошибок. Ручная обработка документов требовала значительных ресурсов и часто приводила к задержкам в согласовании и утверждении важных документов.

Четвертой задачей было отсутствие централизованной базы знаний. Сотрудники испытывали трудности с доступом к важной информации, что снижало их эффективность и увеличивало время на поиск необходимых данных. Это также затрудняло обучение новых сотрудников и передачу знаний внутри компании.

Наконец, интеграция с 1С ERP стала необходимостью для актуализации данных о сотрудниках и автоматизации процессов управления учетными записями. Без этого компания рисковала потерять актуальность данных и столкнуться с проблемами в управлении персоналом.

Ключевыми критериями при выборе решения стали возможность интеграции с существующими системами, простота использования и гибкость настройки. Компания выбрала Битрикс24 и обратилась к нам за помощью в его внедрении, благодаря нашему опыту и профессионализму в реализации подобных проектов.
Мы начали с оптимизации интерфейса и структуры:

1. Мы обновили дизайн функциональных блоков на главной странице Битрикс24, чтобы сделать его более интуитивно понятным и удобным для пользователей. Это позволило сотрудникам быстрее находить нужную информацию и инструменты.
2. Разработали четкую структуру компании в Битрикс24, что помогло разграничить роли и обязанности сотрудников. Теперь каждый сотрудник знает, к кому обратиться по конкретным вопросам.

Автоматизация бизнес-процессов:

1. Создали смарт-процессы с карточками, этапами, полями и роботами для автоматической отправки уведомлений. Это значительно сократило время на выполнение рутинных задач и уменьшило количество ошибок.
2. Внедрили автоматические бизнес-процессы, которые минимизировали ручной труд и ускорили рабочие операции. Например, автоматизированное формирование документов на основе шаблонов позволило сократить время на подготовку документов на 40%.
3. Настроили процессы согласования отпусков и донорства крови в ленте новостей и смарт-процессах, что упростило и ускорило эти процедуры.

Интеграция с 1С ERP:

1. Настроили синхронизацию данных сотрудников между 1С ERP и Битрикс24. Это обеспечило актуальность данных и автоматическое создание и удаление учетных записей пользователей на основе событий из 1С.
2. Реализовали гибкое управление правами доступа сотрудников через Битрикс24, что повысило безопасность и удобство работы с системой.

Улучшение управления знаниями и обучения:

1. Разработали централизованную базу знаний для хранения важной информации, что упростило доступ к ней и повысило эффективность работы сотрудников.
2. Настроили приложение «Корпоративный университет» для обучения персонала, организовали обучающие сессии по работе с Битрикс24, что повысило цифровую грамотность сотрудников.

В результате внедрение Битрикс24 принесло компании «Изварино Фарма» значительные улучшения, которые положительно сказались на всех аспектах ее деятельности.

Прежде всего, улучшение коммуникации между подразделениями стало заметным сразу после внедрения. Сотрудники получили возможность быстро обмениваться информацией и решать возникающие вопросы, что сократило время на коммуникацию на 25%. Это позволило ускорить процесс принятия решений и повысить общую продуктивность команды.

Сокращение времени на выполнение рутинных задач стало возможным благодаря автоматизации. Время, затрачиваемое на выполнение повторяющихся операций, сократилось на 30%, что освободило ресурсы для более важных и стратегических задач. Сотрудники смогли сосредоточиться на инновациях и развитии новых продуктов, что является ключевым для фармацевтической компании.

Оптимизация документооборота также принесла свои плоды. Процессы согласования документов и обработки заявок стали более быстрыми и эффективными, что снизило количество ошибок и ускорило обработку на 40%. Это позволило компании быстрее реагировать на изменения и требования рынка.

Эффективное управление задачами стало возможным благодаря внедрению централизованной системы. Сотрудники получили четкое представление о своих обязанностях и сроках выполнения задач, что упростило контроль выполнения рабочих процессов и повысило общую производительность. Менеджеры смогли сосредоточиться на стратегическом управлении, а не на ручном отслеживании задач.

Повышение квалификации сотрудников стало еще одним важным результатом внедрения. Внедрение «Корпоративного университета» и обучающих сессий по работе с Битрикс24 повысило цифровую грамотность сотрудников, что положительно сказалось на их профессиональном развитии. Сотрудники стали более уверенными в использовании новых технологий и инструментов, что повысило их мотивацию и удовлетворенность работой.

Эти результаты позволили компании сосредоточиться на развитии инновационных лекарственных препаратов и улучшении качества продукции, что является стратегически важным для «Изварино Фарма».
Отзыв: «Внедрение Битрикс24 стало для нас стратегически важным решением. Мы смогли систематизировать и автоматизировать бизнес-процессы, что позволило повысить эффективность работы и сократить временные затраты. Теперь мы можем сосредоточиться на развитии инновационных лекарственных препаратов. Особенно хочется отметить, как улучшилась наша внутренняя коммуникация и управление задачами — это действительно изменило наш подход к работе.

Благодарим команду интеграторов за профессиональный подход и отличные результаты! Их экспертиза и внимание к нашим потребностям помогли нам достичь поставленных целей и значительно улучшить наши бизнес-процессы. Мы уверены, что с Битрикс24 мы сможем продолжать расти и развиваться в будущем.»