Увеличьте прибыль, снизьте затраты: Внедрение CRM в транспортной компании!

Транспортная компания «ГРАУНД»

Компания занимается вывозом отходов I-V класса опасности с последующей их переработкой и утилизацией. Оказывают услуги по вывозу строительного мусора, поставкой нерудных материалов и арендой контейнеров.

Компания функционирует на рынке более 10 лет. В процессе развития бизнеса возникла потребность в модернизации внутренних процессов для повышения эффективности.

Количество сотрудников -15, г. Санкт-Петербург

Задачи клиента

Клиент при обращении не имел определённых требований, когда наша команда начала анализ бизнес-процессов компании клиента, выявили такие проблемы, как:

1. Отсутствие единой базы клиентов: 
   

   Менеджеры компании вели свои личные базы клиентов, хранили данные в Excel. 
   Помимо личных баз в Excel, вели базу клиентов в 1С. Данные с базы клиента у менеджера, не всегда совпадали с базой клиентов в 1с. Базы были разрозненны.

2. Постановка задач осуществлялась в мессенджерах, из -за чего бухгалтер часто забывал оплачивать счета.
3. Контроль выполнения заказа происходил в мессенджерах. Когда водитель завершал заказ, фотоотчет по работе прикладывался в мессенджерах.  
4. Отсутствовала система ведения сделок.

Внедрение Битрикс24 стало необходимым шагом для создания четких бизнес-процессов, автоматизации рутинных операций и повышения общей эффективности работы компании.

Что сделали:

Внедрили CRM. Провели интеграцию Битрикс24 с StavTrack.

Интегрировали почту. Вся история общения в почте фиксируется в сделке.

В CRM настроили и автоматизировали 5 воронок, в зависимости от типа услуги: 

• «Согласование заявки» (для выявления потребностей клиента), 

• «Вывоз мусора», 

• «Аренда контейнеров», 

• «Самосвал», 

• «Поставка нерудных материалов».

Для каждой воронки реализовали свои стадии, которые проходит сделка.

Рассмотрим воронку «Согласование заявки» и «Вывоз Мусора»:

1. Воронка «Квалификация» настроена для работы менеджеров по продажам.

2. Данная воронка необходима для выявления потребностей клиента, в ней реализовано 3 стадии для ведения клиента.

3. Как только менеджер заключил договор с клиентом, в карточке сделки ему необходимо выбрать услугу и форма расчета (Это обязательные поля). От ответа зависит в какую воронку далее перейдет сделка и в какую стадию. 

В воронке «Вывоз мусора» реализовали 5 стадий: Оплата, Назначение машины/Согласование даты, В работе, Выставление закрывающих документов, Успех.

Если менеджер в воронке «Квалификация» выбрал в поле форма расчета-Предоплата, то сделка попадает в стадию "Оплата" и менеджеру приходит задача «Получить предоплату от клиента». Также менеджер выбирает услуги, которые предоставили клиенту, и сумма данных услуг фиксируется в сделке. Как только менеджер завершил задачу, сделка переходит в стадию "Назначение машины/согласование даты". Если менеджер в воронке «Согласование заявки» в форме расчета выбрал "Постоплата", то сделка попадает сразу в стадию "Назначение машины/Согласование даты".

Как только сделка попадает в стадию "Назначение машины/ Согласование даты", приходит задача логисту, на этом этапе логист формирует маршрутный лист, в сделке логист выставляет точку загрузки и точку выгрузки на карте, и выбирает водителя.

Для формирования маршрутного листа логист заходит в сделки и с помощью настроенных фильтров формирует маршрутный лист, печатает и отдает водителю.

После того как логист выбрал водителя и заполнил поля, завершает задачу, и сделка переходит в стадию - "В работе". На данной стадии ставиться задача водителю.

Наша команда провела интеграцию со StavTrack, что в свою очередь дало возможность фиксировать километрах и расход топлива. 

В карточке сделки создали дополнительные поля: стоимость бензина за 1л, ЗСД, штрафы, зарплата водителю и доходность сделки. Как уже описывалось ранее, менеджер выбирает услуги и стоимость этих услуг подтягивается в поле стоимость сделки.

Как только водитель завершит задачу, логист заполняет поля зарплата водителю, стоимость топлива за 1л, и при необходимости и другие поля.
После заполнения всех полей появляется доходность по сделке.

Также реализовали аналитический отчет по сделкам, где видно прибыль по машинам и водителям, расходы, штрафы по водителям, общие расходы и затраченное топливо как в целом так и по водителям/машинам

Результаты внедрения:

1. Создание единой базы клиентов:

   • 100% данных клиентов теперь хранятся в одной системе, что исключило разрозненность и повысило точность информации.

   • Устранено дублирование данных между Excel и 1С.

2. Автоматизация постановки задач:

   • Задачи теперь назначаются в Битрикс24, что снизило количество забытых счетов на оплату на 40%.

   • Учет задач стал прозрачным, что повысило ответственность сотрудников.

3. Контроль выполнения заказов:

• Фотоотчеты и статусы заказов теперь фиксируются в CRM, что сократило время на поиск информации в 2 раза.

• Улучшена координация между водителями и менеджерами, что повысило скорость выполнения заказов. 

• Внедрены четкие этапы сделок, что повысило прозрачность процессов на 100%.

4. По завершению сделки, получаем сразу ее доходность.