Согласование договоров, входящей и исходящей корреспонденции для Ай Машин Технолоджи

Ай Машин Технолоджи - Ведущий российский поставщик оборудования, оснастки и запасных частей для металлообрабатывающих производств.

Компания Ай Машин Технолоджи была основана в 2011 году в Москве. Их миссия – комплексные решения сложных технологических задач в области металлообработки оптимальными средствами. За более 13 лет существования компании на предприятия России было поставлено около 600 металлорежущих станков, из которых около 40% сдавалось под ключ в рамках инжиниринговых проектов.
В настоящее время процесс согласования договоров осуществляется через сообщения в живой ленте, что не всегда удобно и эффективно. Для оптимизации работы необходимо перейти к более системному подходу.

Во-первых, следует организовать надёжное и безопасное хранение документов, а также обеспечить быстрый поиск необходимых бумаг. Это позволит ускорить процесс согласования и уменьшить вероятность ошибок.

Во-вторых, необходимо начать контролировать возврат оригиналов отправляемых документов с подписью контрагента. Для этого можно внедрить систему автоматического назначения согласующих в зависимости от типа договора. Это поможет повысить возвратность оригиналов документов от контрагентов.

Кроме того, важно организовать систему работы с входящей и исходящей корреспонденцией компании. Это позволит упорядочить поток документов, ускорить их обработку и обеспечить более эффективное взаимодействие с контрагентами.

Что сделали:

1. Предложили наше тиражное решение «Согласование договоров», провели демонстрацию и после подписания договора, проанализировали процесс согласования договоров Клиента, адаптировали наше решение под запрос Клиента.
2. Используя модуль «детальная карточка элемента списка» удалось сосредоточить всю информацию по заявке на согласование договора в одном окне, стартовые параметры, участников согласования, файлы, задачи, задания, историю и отправления входящей/исходящей корреспонденции по договорам. Получился «центр управления» каждым согласованием. А в журнале согласований можно отфильтровать и найти нужное согласование, увидеть в каком статусе оно находится. По ходу процесса инициатор и участники получают уведомления о смене статуса, задаче, задании.
3. Сделали справочник типов договоров Компании Клиента в универсальном списке Б24, снабдили его участниками согласования и их заместителями на время отсутствия по графику отсутствий в Б24. Что обеспечивает автоматическую непрерывность согласования при отпусках и больничных.
4. С помощью бизнес-процессов Битрикс24 были созданы несколько шаблонов для соответствующих этапов согласования: создание новой заявки, проверка контрагента Юристом Компании, обсуждение и согласование текста экспертами, организация подписания в ЭДО и живой подписью, работа с электронными торговыми площадками, внесение согласованного документа в реестр договоров, генерация документа, отправка документов и контроль возврата оригиналов от контрагента.
5. Была организована система шаблонов с управляющим бизнес-процессом, в которую легко можно добавлять новые сценарии, например досрочное прекращение согласования или смену способа обмена документами на любой из стадий процесса.
6. С помощью модуля «расширенные комментарии к задачам» удалось организовать «пространство» для не только обсуждения текста документа между участниками-экспертами, но и дать каждому возможность указать свое решение прямо в комментарии к задаче, который в последствии фиксируется в автоматически генерируемый лист согласования.
7. С помощью модуля «расширение генератора документов» мы формируем лист согласования с наглядной табличной частью, это позволяет лицу, принимающему решение о подписании, быстро ознакомиться с мнениями каждого эксперта.

В рамках проекта был создан Реестр корреспонденции в Битрикс24, в котором фиксируется весь бумажный документооборот Компании с контрагентами, создан справочник типов корреспонденции, от типов зависит маршрут обработки, на каждое направление был настроен автоматизированный бизнес-процесс по подготовке ответа или по отправке письма, появились карточки корреспонденции, мы использовали наш модуль «зависимы поля в элементах списков» чтобы упростить создание новых элементов реестра.

Был настроен БП «Нумератор», который присваивает номера корреспонденции по стандарту Компании.

В рамках адаптации тиражного решения под клиента были выполненные следующие работы:

1. Заменен этап согласования договора руководителем инициатора на проверку контрагента Юристом, с возможностью приложить файл с результатами проверки, эти данные передаются в задачу по согласованию, если контрагент согласован. В карточке Компании так же производится отметка о статусе проверки.
2. Добавлен способ обмена документами ЭТП (электронные торговые площадки) к штатным: Бумажный и ЭДО.
3. Добавлен справочник «Типы договоров».
4. Добавлена возможность генерировать «Лист ознакомления» вместо «Листа согласования» в сценарии работы с ЭТП.

Теперь в компании клиента все согласования договоров проходят через стандартизированный процесс в системе Битрикс24. Это позволяет им эффективно управлять документооборотом и обеспечивать высокое качество работы.

Все договоры фиксируются в Реестре Договоров. Благодаря этому мы ускорили поиск необходимых документов на 30%, что значительно повысило эффективность работы с ними.

Мы также внедрили задачи по контролю возврата оригиналов документов. Это позволило повысить возвратность на 25%, что способствует более эффективному управлению документами и снижению рисков, связанных с их потерей.

Автоматический подбор согласующих с учётом их отсутствия ускорил время согласования на 20%. Это стало возможным благодаря оптимизации процесса согласования и использованию современных технологий.

Кроме того, у нас есть Единый реестр Корреспонденции с фильтром, поиском и статусами отправлений. Это обеспечивает ускорение поиска документов и повышает эффективность работы с корреспонденцией.