Реализация бизнес-процесса "Согласование KPI"

Российская компания "Nota Bene" с численностью около 100 сотрудников в штате, занимается производством и оптовыми/розничными продажами детской одежды по всей РФ. 

78% партнеров компании подсортировываются каждые полтора месяца!
Более 100 млн. товаров продают в розничном канале каждый сезон!
73% товаров из натуральных тканей, при этом  менее 0,64% брака!
Особенности производства:
- 2 швейных цеха, благодаря которым есть возможность увеличить отшив популярной модели или нужный размер;
- Своя испытательная лаборатория;
- Доверие более 1000 оптовых партнеров в России и СНГ!
Клиент поставил задачу полностью автоматизировать процесс согласования системы мотивации каждого сотрудника с возможностью отслеживания стадий согласования в смарт-процессе.

Ранее процесс согласования системы мотивации сотрудников в компании проходил через Задачи в Битрикс24, где обсуждения велись в комментариях. Однако этот способ оказался неудобным — комментарии могли теряться, а процесс становился непрозрачным.
В процессе участвуют:

• Руководитель отдела
• Сотрудник КДП (кадровый документооборот)
• HRD (директор по персоналу)
• Операционный директор по коммерции и аналитике
• Финансовый директор
• Генеральный директор

Для различных отделов процесс согласования различается:
Для первых 3-х отделов не участвует операционный директор по коммерции и аналитике
Для следующих двух отделов согласуют все роли
Для оставшихся двух отделов не участвуют операционный директор по коммерции и аналитике, а также финансовый директор.
На платформе Битрикс24 был разработан автоматизированный бизнес-процесс, включающий следующие этапы:

1. Запуск процесса. В конце месяца сотрудник КДП запускает бизнес-процесс в Ленте Новостей, указывая отдел, его руководителя и период сдачи KPI.

2. Создание карточки смарт-процесса. Система автоматически формирует карточку по выбранному отделу.
3. Сбор документации. Руководителю поступает Задание приложить документ (Excel) в специальное поле и отправить его на согласование сотруднику КДП.
4. Проверка документа. Сотрудник КДП получает Задание, скачивает документ и знакомится с ним. Итогом выполнения задания является либо согласование документа, либо его отправка на доработку руководителю.
5. Этапы согласования: При согласовании КДП документ поступает HRD,
HRD изучает документ, после чего либо согласовывает его, либо отправляет на доработку руководителю или КДП (без ограничений в количестве доработок).
После согласования HRD процесс продолжается по установленной цепочке участников.
Каждый участник может отправлять документ на доработку предыдущим согласующим неограниченное количество раз.

6. Отслеживание статусов. При каждом изменении статуса карточка смарт-процесса автоматически перемещается на соответствующую стадию канбана, а поле "Процесс согласования" обновляется.

7. Завершение процесса. По окончании всех согласований руководитель получает уведомление о том, что документ по системе мотивации сотрудников его отдела успешно утвержден.
Автоматизация процесса позволила ускорить согласование, исключив потери информации и задержки. Прозрачность и контроль обеспечены за счет фиксации всех этапов в системе, а уведомления и визуализация в Канбан-доске позволяют участникам оперативно отслеживать статус документа. Внедренное решение снизило нагрузку на HR-департамент и упростило взаимодействие между отделами, сделав процесс более удобным и эффективным.

Внедрение подобных решений в Битрикс24 позволяет:

• Минимизировать человеческий фактор, исключая ошибки, возникающие из-за потери комментариев или несогласованности действий.
• Оптимизировать время согласования, благодаря четкому регламенту и прозрачности процесса.
• Повысить контроль над процессами, предоставляя руководству детализированную аналитику по каждому этапу согласования.
• Упростить документооборот, сделав его цифровым и централизованным.

Такой подход особенно полезен для российских компаний, работающих в сфере производства, ритейла, финансов, а также для предприятий с большим штатом сотрудников. Снижение нагрузки на HR-департаменты и управленцев позволяет сосредоточиться на стратегических задачах и повышении конкурентоспособности бизнеса.
"Хочу выразить благодарность компании Вебформат за отличную работу по реализации бизнес-процесса в Битрикс24 для согласования KPI сотрудников. Задача была достаточно специфичной, так как нужно было не только ускорить процесс согласования, но и сделать его максимально прозрачным, чтобы все участники могли видеть комментарии и изменения. В результате, разработанный раздел в Битрикс24 стал удобным инструментом для нас: теперь мы просто заводим карточку, выбираем руководителя, и процесс согласования запускается автоматически. Все действия фиксируются, а команда может следить за ходом согласования в реальном времени, что значительно уменьшает количество ошибок и повышает скорость работы. Очень довольны результатом и благодарим за качественное решение!" - Лунгу Наталья.