От замысла до реализации: Внедрение CRM на производстве

   Компания занимается металлоконструкцией, транзитной продажей металлопроката, и металлообработкой. Компания работает 9 лет, с 2016 года и находится в г. Пермь.
   Количество сотрудников - более 10.
   

Основной запрос от клиента заключался в визуальном отображении текущего статуса сделок и этапов, на которых находятся заказы, которые запущены в производство. Кроме того, у клиента была потребность отслеживать, кто и чем занимался в течение дня, недели или месяца. Это включает в себя информацию о том, кто пришел на работу и когда ушел, что может быть представлено в виде табеля учета рабочего времени, и также журнал работ выполненных сотрудником.
У клиента в компании был бумажный учет сделок, что влекло за собой:

• ошибки и неточности,
• не было прозрачности сделок,
• когда приступали к отгрузке заказа клиенту, каких то частей могло не хватать.

Задачи сотрудникам ставились словесно, что в итоге приводило к путанице и найти ответственного за задачу - "не найти".
Сотрудники компании, часто могли выполнять не свою работу, например сварщики могли подготавливать товар к отгрузке, из за чего работа по сварке останавливалась.  

Для организации производства была проделана огромная работа.

1. Создание рабочего места для отдела продаж.

   Интегрировали почту и avito в Битрикс24.
   Все первичные запросы попадают во вкладку лиды. В данной вкладке менеджеры сортируют спам от потенциальных заказов.
   Вся история взаимодействия с клиентом храниться с карточке сделки/лида/контакта
   Если это потенциальный заказ, менеджеру достаточно в карточке лида поменять значение в поле на «Потенциальный заказ», выбрать перепродажа это или производство, и лид переходит в сделку, в воронку «Продажи».
   Также сделке автоматически присваивается номер и буква, А-это производство, Б-это перепродажа.
   На каждой стадии воронки мы реализовали автоматическую постановку задач менеджерам и бухгалтерам, как только сделка доходит до стадии «Реализация ТЗ» менеджеру необходимо сформировать спецификацию. В карточке сделки мы реализовали отдельную вкладку спецификация, и для каждой сделки менеджер заполняет спецификацию, которая необходима для дальнейшей правильной работы производственного цеха.
   Прежде, чем закупать какие-либо материалы, менеджеры подготавливают несколько счетов от поставщиков, и согласовывают их с руководителем.
   Реализовали согласование счетов в Битрикс24.
   Менеджеры прикрепляют счета поставщиков, и при необходимости могут написать комментарий и завершают свою задачу.
   Руководителю приходит задача на согласование, где он видит приложенные счета и комментарий, оставляет нужный счет, выбирает согласовано и завершает задачу.
   И менеджер в сделке уже видит согласованный счет.
   Как только сделка прошла стадию Реализация ТЗ, и понятен список, что необходимо закупить для выполнения заказа, сделка уходит в воронку «ЗАКУПКА».
   На данной воронке также организовали автоматическую постановку задач менеджерам и водителям. Прежде чем водитель завершить задачу, ему необходимо сфотографировать, что он забрал, до подписания акта приемки. Для того чтобы руководитель в случае неприятной ситуации, сразу мог понять, с какого момента что пошло не так.

   2. Автоматизация производства

   Далее начальник производства принимает товар на склад, и фиксирует это в Битрикс24.
   У клиента на производстве есть 2 мастера, которые занимаются разными направлениями производства. Начальнику производства автоматически ставится задача, где он выбирает дату (до какого числа необходимо реализовать заказ) и мастера, который будет ответственный за данный заказ.
   Мастеру приходит задачи (в зависимости от количества узлов), выбрать исполнителя по заготовке и крайний срок для реализации, как только он выбрал, исполнителю ставится задача с указанным сроком и узлом, который необходимо сделать. Задача ставится с контролем, после завершения исполнителем задачи, мастер либо принимает работу, либо отправляет на доработку. С задачи исполнитель может посмотреть спецификацию и производственное задание. И так по каждому этапу заказа: заготовка, сборка, сварка, покраска.
   Для контроля на каком этапе находиться производство, реализовали воронку производство, в которой реализованы следующие стадии: запуск в производство, в работе, производство завершено, подготовка к отгрузке. После завершения определенных задач, сделка автоматически переходит по стадиям. Когда сделка находится в стадии в работе, можно посмотреть по каждому узлу, на какой стадии он находится.
   Как только сделка дойдет до стадии производство завершено, мастер также выбирает кто будет заниматься подготовкой товара к отгрузке/доставке, и исполнителю ставится задача с контролем.
  Как только исполнитель завершить данную задачу и приложит к ней фотографии, мастеру необходимо проконтролировать, если все отлично мастер завершает свою основную задачу.       Основная задача у мастера также с контролем, но с контролем от начальника производства. Если начальник ее принял, то сделка уходит обратно в воронку продажа, и начинается работа менеджера и бухгалтера, которым также автоматически ставятся задачи.

   3. Оптимизация журнала работ и табеля сотрудников.

   По выполненным работам сотрудника формируется электронный журнал работ.
   Раньше клиент вел журнал работ в бумажном виде, и по каждому сотруднику было куча бумаг, которые было тяжело оцифровать в конце месяца, для сдачи отчета.
   Настроили в журнале работ фильтры: Фильтры дают возможность посмотреть какие работы были выполнены определённым сотрудником, кто какие работы выполнял.    
   Также для упрощения составления табеля отсутствия на работе по сотрудникам в конце месяца, сотрудникам необходимо начинать и заканчивать рабочий день в Битрикс24. Для того чтобы сотрудники не забывали это делать, реализовали регулярные задачи для сотрудников. Задача «Начни рабочий день» приходила за 10 минут до начала рабочего дня. Задача «Закончи рабочий день», за 5 минут до окончания рабочего дня. Настроили рабочий день в Битрикс24, если сотрудник начал рабочий день позже, чем положено или закончил рабочий день раньше, то руководитель сразу это видит в табеле.

   4. Создание шаблонов документа

   Для упрощения работы менеджеров создали шаблоны документов.
   Теперь компания формирует документы для всех клиентов в одном корпоративном стиле.
   Сотрудники формируют документы менее чем за 1 минуту при этом не совершая никаких ошибок.