Как мы навели порядок в расчётах, исключили ошибки и ускорили работу на 47% в центре ритуальных услуг

Компания из Рязани, специализирующаяся на ритуальных услугах, более 20 лет занимается изготовлением памятников и надгробий, а также предоставляет сопутствующие услуги: гравировку, резьбу, полировку и уход за захоронениями. В штате 21 сотрудник, работающий с камнем, металлом, полимерными и композитными материалами.

Компания имеет собственное производство, выполняет заказы без посредников и сотрудничает с частными, государственными и общественными организациями. За время работы реализовано более 12 000 заказов. Помимо коммерческой деятельности, компания активно участвует в благотворительности, реализовав 48 социальных проектов, что подчеркивает ее важную роль в жизни региона.

Когда мы начали разбираться в ситуации, стало очевидно, что одна из главных проблем – хаос в заказах. Менеджеры записывали заявки вручную, и в моменты высокой нагрузки часть информации просто терялась. Клиенты не получали своих заказов вовремя, жаловались, а компания несла репутационные и финансовые потери. 

Передача информации между сотрудниками тоже оставляла желать лучшего. Каждый этап заказа – будь то гравировка, фрезеровка или установка – требовал передачи данных вручную. Иногда это занимало от одного до трёх дней, и вместо чёткой работы возникали задержки и недопонимание. 

Руководство сталкивалось с другой сложностью – контролем выполнения заказов. Без единой системы приходилось вручную проверять, на каком этапе находится работа, кто отвечает за выполнение и где происходят задержки. Это отнимало время, создавая дополнительную нагрузку на управленцев. 

Отдельно стоял вопрос расчёта зарплат. Ранее начисления зависели от количества выполненных операций, но точного учёта не велось. В результате сотрудники недополучали деньги или, наоборот, получали оплату за незавершённую работу, что вызывало недовольство и снижало мотивацию. 

Не менее важным оказался и расчёт стоимости заказов. Компания работала с разными категориями клиентов – оптовыми, мелкооптовыми и розничными, – но раньше система не учитывала этот нюанс. Менеджерам приходилось вручную пересчитывать стоимость для каждого клиента, а это занимало до получаса.

Для решения этих проблем мы внедрили CRM-систему Битрикс24 и настроили её под специфику бизнеса.

1. Каталог товаров и услуг:

• В CRM добавлены все товары и услуги с разделением на категории (опт, мелкий опт, розница).
• Для каждого товара настроены индивидуальные цены.

2. Воронка продаж:

• Построена цепочка процессов от получения заявки до завершения заказа.
• Настроено автоматическое формирование коммерческих предложений, включающих стоимость, фотографии дизайна и детали заказа.

3. Автоматизация задач и расчёта зарплат:

• Эксклюзивная реализация: Внедрён скрипт, который автоматически распределяет задачи между исполнителями, основываясь на типе операции (гравировка, фрезеровка и т.д.).
• Задачи содержат название операции, фотографии и заранее рассчитанную зарплату исполнителя.
• Сотрудники видят только свои задачи, а руководители контролируют стадии производства в CRM.

4. Управление заказами и зарплатой сотрудников:

• Настроен фильтр задач для подсчёта выполненных операций и суммы заработка за период.
• Исключены ошибки в расчётах благодаря автоматизации.

Единая система учёта заказов и операций:
Количество утерянных заказов сократилось до нуля. Теперь любой заказ можно отследить в системе в режиме реального времени.

Прозрачные и удобные процессы производства:
Внедрение системы позволило снизить время на обработку информации между этапами и ускорило процесс производства на 47%.

Ускорено выполнение заказов за счёт автоматической постановки задач:
Время отгрузки заказов уменьшилось на 33%, что особенно важно для крупнооптовых клиентов.

Реализован автоматический учёт зарплат сотрудников:
Полное сокращение ошибок расчёта заработной платы. Это повысило уровень удовлетворённости сотрудников и подняло мотивацию.

Повышено качество обслуживания клиентов:
Среднее время ответа на запрос КП сократилось с 2 часов до 10 минут благодаря автоматической генерации предложений. Это позволило увеличить конверсию в заказ с 3% до 11%.

Автоматическое разделение цен на опт, мелкий опт и розницу:
Увеличение скорости работы с клиентами на 20%, что позволило обслуживать больше заказов в день.

Коллектив компании выражает Вам огромную благодарность за успешное внедрение CRM-системы Битрикс24, которая значительно упростила и ускорила нашу работу.

Теперь все заказы оформляются и обрабатываются в одном месте, задачи сами распределяются между нужными сотрудниками, а зарплата считается автоматически на основе выполненных задач. Это помогло нам лучше контролировать производство, быстрее выполнять заказы и повысить уровень обслуживания клиентов.

Вы отлично справились с задачей — быстро реагировали на запросы и смогли настроить систему под наши потребности.

Мы будем рекомендовать Ваше Агентство как надежного партнера, который действительно помогает бизнесу работать эффективнее!