Оптимизировали работу школьного повара, полностью избавив его от ручного труда по сбору заявок на питание и формированию отчетов по плану и факту

Частная школа СОТА в городе Тольятти

Школа «Сота» — это яркая, увлекательная и многогранная вселенная, в которой учиться хотят все: и ученики, и учителя, и родители! 

В основе нашей концепции лежит идея формирования гармонично развитой и самостоятельной личности, способной принимать решения и нести за них ответственность.

Нам удалось создать в школе атмосферу исследования, развития и вдохновения. Мы учим детей учиться, добывать знания и быть активными участниками образовательного процесса. Для этого мы применяем современные методики и технологии, сочетая их с лучшими традициями классической школы.

Для успешного внедрения Битрикс24 необходимо выполнить несколько ключевых задач:

1. Первым шагом является составление технического задания на внедрение Битрикс24, где детализируются все требования и ожидаемые результаты.
2. Затем необходимо подключить каналы трафика для входящих обращений, включая мессенджеры, что улучшит коммуникацию с клиентами и повысит скорость реагирования на их запросы.
3. Следующий шаг – создание и автоматизация сценария ведения клиента от момента заявки до оплаты, что упростит процесс и сократит время обработки.
4. Важно перенести внутренние бизнес-процессы по согласованию в новую систему для повышения прозрачности.
5. Автоматизация сбора заявок на снятие и постановку учеников на питание существенно снизит нагрузку на менеджеров.
6. Необходима оцифровка процессов в единый управленческий дашборд для улучшения анализа и контроля.
7. Завершает процесс интеграция Битрикс24 с 1С, что обеспечит синхронизацию данных и эффективное управление ресурсами.

Основной проблемой клиента был процесс питания, который заключался в повседневной рутине по ручному сбору заявок на прием и снятие с питания поваром школы. Он принимал звонки от родителей, причем иногда даже вне рабочее время и информацию записывал в тетрадке, которая еще не всегда оказывалась под рукой. Таким образом было сложно составлять корректные планы питания + тратилось безумное количество времени у повара как на сам сбор заявок, так и на составление отчетов по плану и факту питания. Исходя из этого клиентом было принято решение полностью автоматизировать процесс и исключить повара из приема заявок от родителей, высвободив у него время.

Процесс реализации проекта: Изначально было проведено 8 встреч по составлении детального технического задания по настройке портала Битрикс24. Далее приступили к шагам по внедрению:

1. Настроен интерфейс портала и отключены все ненужные для работы инструменты.
2. Настроена структура компании и права доступа согласно отделам.
3. Созданы и автоматизированы воронки: Лиды, Прием на основную программу, Прием на доп. программы.
4. Настроены реестры в виде смарт процессов.
5. Интегрированы мессенджеры + настроено авто создание лидов со всех каналов трафика + созданы формы на сайт для заявок.
6. Настроены процессы в ленте новостей такие как: Взаимопосещение, Оценка учителей, Согласование отпусков и сформированы по ним дашборды на стороне яндекс дата ленс.
7. Написан ТГ бот для приема заявок на постановку и снятие учеников с питания для полной автоматизации этого процесса.
8. Созданы тех смарт процессы для автоматического формирования факта и плана по питанию учеников + Отчет на Яндексе.
9. Проведена интеграция с 1С.
10. Проведено 4 обучения по работе в Битрикс24 с основными отделами компании.
11. Создана база знаний с обучающим контентом и скринкастами.

В результате внедрения CRM-системы и полной автоматизации процессов по питанию была достигнута значительная экономия времени и ресурсов, что привело к снижению ручной работы на 20-30%. Основной акцент был сделан на автоматизацию рутинных задач, что позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных аспектах работы с клиентами.

Автоматизация процесса питания, который ранее вызывал множество трудностей и затрудняла обслуживание клиентов, теперь осуществляется без участия человека. Это улучшило качество обслуживания и сократило время, необходимое для обработки заказов. Более того, благодаря внедрению системы мониторинга и аналитики, компания получила возможность оперативно выявлять узкие места и реагировать на потребности клиентов.

Кроме того, наблюдалось снижение потерь клиентов на этапе продаж, так как автоматизация способствует более быстрому и качественному взаимодействию с клиентами. Система теперь обеспечивает напоминания о важных событиях, что позволяет поддерживать связь с клиентами и предотвращает их уход к конкурентам. В конечном итоге, эти изменения значительно повысили эффективность работы компании и улучшили ее конкурентоспособность на рынке.
Клиент отметил, что несмотря на нестандартность проекта, ключевые задачи были решены, и текущая система функционирует. Среди преимуществ выделены оперативность команды, качественная координация и индивидуальный подход. Для улучшения клиент предложил усилить роль бизнес-аналитика для более точной оценки сроков и ресурсов на этапе планирования.