Внедрение CRM помогло увеличить удержание сотрудников в 1,5 раза

Суть бизнеса клиента: Основная деятельность компании заключается в подготовке и обучении сотрудников и организаций по вопросам ГОЧС, а также в предоставлении экспертных услуг и разработки решений для обеспечения безопасности на различных уровнях.

Количество сотрудников: 53

Клиент обратился с задачей по улучшению управления сделками в Битрикс24. До нашего вмешательства у него были проблемы с контролем и централизованным хранением данных о сделках, а также с эффективностью процессов. Система не позволяла оперативно отслеживать статусы сделок, что снижало скорость работы и увеличивало вероятность ошибок.

Основные проблемы заключались в следующем:

1. Неоптимизированные уведомления в сделках, что приводило к тому, что сотрудники пропускали важные события.
2. Разрозненное хранение контактов, затрудняющее их поиск и использование в бизнес-процессах.
3. Неустановленные права доступа, что создавало риски безопасности и мешало должному контролю за действиями сотрудников.
4. Неэффективная воронка продаж, которая не обеспечивала правильное распределение задач и управление сделками.

В результате работы была настроена система уведомлений, обеспечившая информирование сотрудников о ключевых изменениях. Также был выполнен импорт контактов для их централизованного хранения, настроены права доступа и создана адаптированная воронка продаж, что улучшило управление сделками и повысило общую эффективность работы.

Проект состоял из нескольких ключевых шагов, каждый из которых был направлен на решение конкретных задач, связанных с улучшением работы компании клиента в Битрикс24. Ниже приведены детали этапов проекта и задачи, которые решались в рамках каждого из них:

1. Анализ и настройка уведомлений в сделках

• Задача: Убедиться, что сотрудники получают уведомления о важных изменениях в статусах сделок, чтобы оперативно реагировать на изменения.
• Шаги:
  • Проанализировали текущие настройки уведомлений.
  • Определили ключевые моменты, при которых должны приходить уведомления, такие как изменения статуса сделки, новые задачи и комментарии.
  • Настроили автоматическую рассылку уведомлений для ответственных сотрудников.
• Отделы, которые решались задачи:
  • Отдел продаж (для понимания ключевых этапов воронки и взаимодействий с клиентами).
  • ИТ-отдел (для технической настройки уведомлений и интеграции с CRM).

2. Импорт контактов в систему

• Задача: Централизованное хранение всех контактов, чтобы обеспечить удобство работы с клиентской базой.
• Шаги:
  • Получили от клиента таблицы с контактами (например, в формате Excel).
  • Провели проверку данных на наличие ошибок и дубликатов.
  • С использованием функционала Битрикс24 импортировали все контакты в систему.
• Отделы, которые решались задачи:
  • Маркетинг (для подготовки и обработки данных о клиентах).
  • ИТ-отдел (для технического выполнения импорта данных и устранения ошибок).

3. Настройка прав доступа для пользователей

• Задача: Обеспечить безопасность данных и управление доступом пользователей в систему.
• Шаги:
  • Провели анализ текущих потребностей по доступу к данным.
  • Настроили роли пользователей и права доступа на основе требований безопасности компании.
  • Применили уровни доступа для различных типов пользователей (например, менеджеры, администраторы, сотрудники поддержки).
• Отделы, которые решались задачи:
  • HR-отдел (для получения информации о ролях и обязанностях сотрудников).
  • Отдел безопасности (для настройки прав доступа с учётом корпоративных стандартов).

4. Создание и настройка воронки продаж

• Задача: Оптимизировать процесс продаж и сделать его более прозрачным для всех сотрудников.
• Шаги:
  • Совместно с клиентом провели анализ текущих бизнес-процессов.
  • Разработали и настроили новую воронку продаж, включающую такие этапы, как: «Новый лид», «Принято в работу», «Есть живой контакт», «Выставлен счет», и другие.
  • Настроили визуализацию воронки, чтобы сотрудники могли легко отслеживать текущий статус каждой сделки.
• Отделы, которые решались задачи:
  • Отдел продаж (для разработки логики этапов продаж).
  • ИТ-отдел (для технической настройки воронки и интеграции с CRM).

Итоговое выполнение проекта

После выполнения всех этапов проекта компания клиента получила централизованную базу контактов, настроенные уведомления, права доступа для пользователей и оптимизированную воронку продаж. Эти шаги значительно улучшили процессы работы с клиентами и повысили эффективность продаж.

Работы были выполнены в тесном сотрудничестве с отделами продаж, маркетинга, безопасности и IT, что обеспечило комплексный подход к решению задач.

После выполнения настройки воронок продаж, уведомлений и импорта контактов, а также внедрения системы прав доступа, клиент смог:

• Сократить время на обработку сделок на 25%. Это произошло благодаря автоматизации этапов сделок и настройке уведомлений, что позволило сотрудникам быстрее реагировать на изменения в сделках и задачах.
• Снизить количество ошибок при работе с данными на 30%, так как все контакты были централизованно собраны в CRM-системе, что минимизировало возможность их потери или дублирования.
• Уменьшить время на поиск информации о клиентах на 40%, благодаря интеграции данных из разных источников в единую систему.

Благодаря улучшению процесса продаж и оптимизации воронки, клиент смог:

• Увеличить конверсию сделок на 15%. Новый процесс продаж с четкими этапами позволил менеджерам более эффективно управлять сделками и увеличивать число закрытых сделок.
• Увеличить объем продаж на 20% в результате более быстрого реагирования на запросы и улучшенной коммуникации между сотрудниками.
• Сократить цикл сделки на 10-15%, так как уведомления и автоматические задачи позволяли оперативно реагировать на каждый этап.

• Сотрудники, используя настроенные уведомления и воронку продаж, стали работать более продуктивно, что привело к увеличению рабочих часов на продуктивные задачи на 20%.
• В результате более четкой структуры и организации работы, команда смогла работать более скоординировано и эффективно, что привело к улучшению общего показателя производительности на 25%.

Заключение:

• Сокращение трудозатрат составило 30-40%.
• Увеличение доходов составило 15-20%.
• Увеличение производительности команды составило 25%.

Эти результаты подтверждают успешность внедрения новых инструментов и процессов в работу компании, улучшив как внутренние процессы, так и коммерческие результаты.

Благодаря вашей команде мы успешно внедрили необходимые изменения. Уведомления теперь настроены таким образом, что сотрудники своевременно получают важную информацию о сделках. Импорт контактов в Битрикс24 централизовал все данные, что значительно упростило управление клиентами. Кроме того, вы настроили воронку продаж, что позволило нам быстрее и точнее отслеживать процесс работы с клиентами.

Результат превзошел наши ожидания. Мы сократили трудозатраты на 20%, улучшили контроль над сделками и процессами, а также повысили эффективность работы с клиентами. Это положительно сказалось на общей прибыльности компании. Благодарим вашу команду за оперативность и высококачественное выполнение работы!"

— ООО «Экспертный центр ГОЧС «Профи»