Внедрение CRM-системы для автоматизации процесса закупок в футбольном клубе ЦСКА

АО «Профессиональный футбольный клуб ЦСКА» - это спортивная организация, участвующая в соревнованиях по футболу. 

Клуб занимается покупкой и продажей игроков, инвестициями в футбольные школы и академии, организацией домашних матчей, мероприятий для болельщиков, стадионных туров, корпоративных событий. Численность сотрудников составляет 215 человек. 

Задача проекта

В связи с широким родом деятельности и большим количеством организационных процессов в компании появились процессы, которые требуют автоматизации. 

Клиенту требовалось оцифровать процесс закупок в компании и обеспечить сотрудникам доступ к полной информации по процессу закупок, который будет систематизирован и будет отображаться в CRM-системе. 

Предпосылками к реализации проекта стали: 

• Отсутствие единого пространства для ведения и отслеживания процесса закупок.

• Долгий процесс согласования заявок на закупку.

• Отсутствие реестров договоров/счетов.

• Пропуск важных событий сотрудниками компании.

• Несвоевременная подготовка к важным мероприятиям.

• Долгое реагирование на изменения в планировании мероприятия.

Цель проекта

В качестве технологического партнера компания выбрала веб-интегратора RDN Group. Перед ИТ-специалистами стояли следующие цели: 

• Обеспечение полной информированности сотрудников компании по процессу закупок.

• Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с процессом закупок.

• Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в процессе закупок.

• Обеспечение полной информированности сотрудников компании о предстоящих событиях для исключения вероятности пропуска мероприятий.

• Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с подготовкой и проведением мероприятий.

• Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в планировании и содержании событий. 

Разработка проекта была осуществлена на базе российского ПО на платформе Битрикс24: Корпоративный портал. Количество пользователей - 250. Все работы, проведенные в рамках проекта, были написаны PHP кодом.

Проведение работ было разбито на этапы: 

В рамках данного этапа были описаны задачи и процессы компании, составлены блок-схемы этих процессов и сформированы частные технические задания. 

В рамках разработки были созданы необходимые инструменты для реализации цифрового проекта, а также внедрены решения согласно частным техническим заданиям.

Во время тестирования ИТ-специалисты проверили работу функционала, выполнили демонстрацию настроенных бизнес-процессов на портале Битрикс24.

После чего произведена доработка процессов и выполнена дополнительная оптимизация. 

По окончанию работ провели обучение пользователей и предоставили инструкции по работе с порталом. Специалисты RDN Group запустили функционал на рабочем портале. 

Настроенные смарт-процессы

Для оцифровки и автоматизации процесса закупок в Битрикс24 потребовалось формирование трех смарт-процессов:

• “Закупки”: необходим для оцифровки и автоматизации процесса закупок.

• “Реестр договоров”: необходим для ведения реестра договоров.

• “Реестр счетов”: необходим для ведения реестра счетов.

Для оцифровки и автоматизации процесса согласования и добавления событий в разные типы календарей в Битрикс24 потребовалось формирование двух смарт-процессов:

• “Контактные лица”: необходим для добавления контактных лиц, которые будут связаны с добавляемыми событиями в разные типы календарей. 

• “События”: необходим для оцифровки и автоматизации процессов согласования и добавления событий в разные типы календарей (в этом случае формируется связь между элементом СП и событием в календаре), автоматизации постановки задач сотрудникам по подготовке и проведению мероприятий и контроля по ним.

В результате система построена на основе смарт-процессов, в которых предусмотрены воронки и различные поля для сбора информации о заявке и загрузки документов. Для контроля над процессом согласования созданы задачи. 

В рамках одного смарт-процесса закупки запускается два дополнительных: согласование договора и согласование счета. После завершения этих процессов все согласованные документы попадают в отдельный список, представляющий собой реестр документов, счетов, договоров и закупок.

В результате работы компания достигла централизованного управления процессом закупок, упрощения и ускорения согласования заявок, единый реестр документов. 

Заказчик смог значительно повысить эффективность закупочной деятельности, улучшить контроль над процессами и минимизировать возможные риски и ошибки.