Оптимизация бизнес-процессов для компании Ганза

ГАНЗА ТГ - молодая и амбициозная компания из Москвы, занимающаяся поставкой металлопроката.
Компания является надежным партнером для множества предприятий, предлагая широкий ассортимент продукции и высокие стандарты обслуживания. Поставщиками продукции являются крупнейшие заводы России и иностранных государств. Руководство компании стремится к постоянному развитию, компания ищет пути для повышения эффективности и улучшения качества работы.

Необходимость внедрения Битрикс24:

Для компании было важно систематизировать и упорядочить производственные и административные процессы, наладить каналы коммуникации и создать единое пространство для работы с клиентами и поставщиками. Ранее в компании использовалась несколько систем, каждый отдел оформлял заявки в своей базе, что создавало трудности при мониторинге заявок. 
Внедрение Битрикс24 было призвано  автоматизировать многие процессы -  оформление заказа клиентов и поставщикам, получения информации об отгрузках и поставках, что значительно повысило бы эффективность работы. Система должна объединила все данные в единой CRM-системе, упростив работу сотрудникам, что позволит оперативнее реагировать и обрабатывать  запросы.
Внедрение CRM-системы должно улучшить управление данными и автоматизировать процессы, сократив время на выполнение рутинных задач.

Что было сделано:

1. Анализ текущих бизнес-процессов.
На первоначальном этапе мы провели детальный анализ существующих бизнес-процессов компании. Это включало в себя изучение всех этапов обработки заказов, взаимодействия с клиентами и внутренней координации между отделами. Целью анализа было выявление узких мест и областей, где автоматизация могла бы принести наибольшую пользу. Мы также собрали отзывы сотрудников, чтобы понять их потребности и ожидания от новой системы.

2. Настройка системы Битрикс24.
После анализа мы приступили к настройке системы Битрикс24, которая была выбрана в качестве платформы для автоматизации. Система была адаптирована под специфические нужды компании, включая управление клиентскими данными и заказами. Это позволило централизовать всю информацию, обеспечив легкий и быстрый доступ к ней для всех сотрудников. Теперь все данные о клиентах и заказах хранятся в одном месте, что значительно упрощает их обработку и управление.

3. Автоматизация ключевых процессов.
Мы автоматизировали ключевые процессы, такие как обработка заказов и управление задачами. Это включало в себя создание автоматических уведомлений и напоминаний, которые помогают сотрудникам своевременно выполнять свои обязанности. Благодаря автоматизации, время на выполнение рутинных операций сократилось, что позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах

4. Обучение сотрудников.
Для того чтобы сотрудники могли максимально эффективно использовать все возможности системы Битрикс24, было организовано обучение. В рамках тренингов сотрудники узнали о функциональных возможностях системы, способах оптимизации своей работы и новых инструментах для взаимодействия с клиентами. Это позволило не только повысить уровень их компетентности, но и улучшить общую производительность компании.

Результаты:

1. Структурированные и прозрачные процессы.
После внедрения автоматизации, процессы в компании Ганза стали значительно более структурированными и прозрачными. Это было достигнуто благодаря четкому распределению задач и ответственности, а также внедрению системы отслеживания выполнения задач в режиме реального времени. Сотрудники теперь имеют ясное представление о своих обязанностях и сроках выполнения, что позволяет им работать более слаженно и эффективно. В результате, время на выполнение задач сократилось, а качество работы заметно улучшилось, так как каждый этап процесса стал более контролируемым и предсказуемым.

2. Упрощенное и эффективное управление клиентами.
С внедрением централизованной базы данных в системе Битрикс24, управление клиентами стало значительно проще и эффективнее. Все данные о клиентах, включая историю взаимодействий, предпочтения и текущие заказы, теперь доступны в одном месте. Это позволяет сотрудникам быстро находить необходимую информацию и принимать обоснованные решения. Кроме того, централизованная база данных способствует улучшению коммуникации с клиентами, так как сотрудники могут предоставлять более персонализированное обслуживание, учитывая всю доступную информацию о клиенте.

3. Рост эффективности компании на 37%.
Автоматизация и оптимизация процессов привели к значительному росту эффективности работы. Благодаря сокращению времени на выполнение рутинных операций и улучшению координации между отделами, сотрудники смогли сосредоточиться на стратегически важных задачах и улучшении качества обслуживания клиентов. Это, в свою очередь, способствовало увеличению объема выполненных заказов и повышению удовлетворенности клиентов. В результате, общая эффективность компании выросла на 37%, что является значительным показателем успешности внедренных изменений и подтверждает правильность выбранного направления развития.

Антон, руководитель отдела:

Внедрение Битрикс24 стало важным шагом вперед для нашей компании
Система Битрикс24 позволила автоматизировать множество рутинных процессов, которые ранее требовали значительных временных затрат. Например, автоматизация обработки заказов и управления задачами освободила сотрудников от необходимости вручную выполнять повторяющиеся операции. Это не только сократило время на выполнение повседневных задач, но и уменьшило вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. 
Освободив ресурсы благодаря автоматизации, компания смогла перенаправить усилия на стратегическое развитие. Это включало в себя анализ рынка, поиск новых возможностей для роста и улучшение существующих бизнес-процессов. Сотрудники получили возможность участвовать в разработке долгосрочных планов и инициатив, которые помогут компании укрепить свои позиции на рынке и расширить клиентскую базу.
Мы довольны результатами, которые принесло внедрение Битрикс24. Автоматизация и оптимизация процессов привели к значительному росту эффективности нашей компании на 37%. Это стало возможным благодаря более рациональному использованию ресурсов, улучшению координации между отделами и повышению качества обслуживания клиентов.