Как автоматизация упорядочила закупки и удаленную работу? Кейс компании ECOTEST
Клиент: ECOTEST
Город: Москва
Сфера работы: продажа измерительного испытательного оборудования B2B и B2G
Годовой оборот: 100-500 млн
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 10-20
«ECOTEST» — российский поставщик контрольно-измерительного и испытательного оборудования, работающий с 2012 года. Компания специализируется на дистрибуции профессиональных решений от ведущих международных производителей для лабораторий, телекоммуникационных компаний, промышленных предприятий и научных организаций. «ECOTEST» является эксклюзивным дистрибьютором в России для нескольких технологических брендов: Narda-STS, TestTree (Enensys), Sefram и др. Компания обеспечивает клиентов не только оборудованием, но и технической поддержкой, включая консультации, настройку и обучение.
Компания «ECOTEST» столкнулась с рядом системных проблем, которые тормозили развитие бизнеса. Основная сложность заключалась в разрозненности данных: информация о клиентах, заказах и документах хранилась в разных источниках, что регулярно приводило к потере важных данных и дублированию работы. Возникали моменты, когда одной заявкой могли заниматься два менеджера одновременно. Коммерческие предложения от поставщиков терялись. Например, просто потому, что забыли куда именно его положили.
Генеральный директор был вынужден тратить время на ручное управление операционными задачами, что отвлекало от стратегического планирования. Отсутствие единой CRM-системы усложняло контроль за работой менеджеров: не было прозрачности в сделках, сроках выполнения задач и истории взаимодействия с клиентами. Особую сложность добавляла работа с удаленными сотрудниками, в частности логистами, которым требовался полный доступ к данным, но не было удобного инструмента для оперативного взаимодействия.
Компания, работая в специфической нише измерительного оборудования, понимала, что дальнейший рост невозможен без цифровой трансформации. Требовалось не просто собрать все процессы в одной системе, но и обеспечить автоматизацию рутинных операций, исключить человеческий фактор в учёте и предоставить руководству чёткую аналитику.
Компания «ECOTEST» остановила свой выбор на Битрикс24, поскольку это комплексное решение идеально закрывало все ключевые потребности бизнеса.
Что было важно:-
Автоматизировать бизнес-процессы компании: продажи, логистика и склад.
-
Избавить генерального директора от ручного управления: все данные в едином рабочем пространстве.
-
Контролировать выполнение задач: автоматическая постановка и напоминания, аналитика и возможность отслеживать сроки выполнения.
-
Обеспечить работу временным подрядчикам, работающим удалённо.
В компании «ECOTEST» не первый год думали о цифровизации — пока однажды менеджер INVO не позвонил и рассказал, как Битрикс24 закрывает именно их боли: хаос в задачах, непрозрачную логистику и ручное управление. Осознание пришло мгновенно, что пора действовать. Уже были готовы к трансформации и осознали её необходимость. В очередной раз, задумывались о цифровизации бизнес-процессов и в этот момент как раз менеджер из команды INVO, попав в болевую точку.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка «Лиды».
1.2 Настроена воронка «Отдел продаж».
1.3 Настроена воронка «Тендерный отдел».
1.4 Настроена воронка «Закупки», которая позволяет автоматизировать работу с поставщиками из РФ и из-за заграницы. Для работы с воронкой подключены к системе логисты в качестве экстранет-пользователей для заполнения всей необходимой информации в CRM по сделке. В отдельной группе для них ставятся задачи со сроком выполнения, напоминания.
Воронки разделяют процессы продаж на чёткие этапы с задачами: менеджеры понимают, какой результат должны получить, в какие сроки. Воронки собирают нужную аналитику по важным показателям.
2. Смарт-процессы:
2.1 Настроен смарт-процесс «Реестр Договоров»
2.2 Настроен смарт-процесс «Реестр Приложений к Договорам»
2.3 Настроен смарт-процесс «Реестр Затрат».
3. Бизнес-процессы:
3.1 Настроен бизнес-процесс взаимной передачи информации между реестрами, который автоматизирует работу с Договорами, Приложениями, Затратами, Закупкой и Сделками таким образом, чтобы можно было точно понимать по какому договору и/или приложению происходит закупка, сколько по ней затрат проведено, все ли затраты оплачены.
4. Списки:
4.1 Настроен «Реестр Закупок».
5. Контакт-центр:
5.1 Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.
6. Задачи (группы/проекты):
6.1 Настроена группа «Технический отдел».
6.2 Настроена группа «Логистический отдел».
6.3 Настроена группа «Бухгалтерия».
7. BI-аналитика:
7.1 Настроен отчёт по продажам (лиды и сделки), который показывает объёмы продаж: конверсию, количество успешных/неуспешных сделок по каждому менеджеру за определённый период, время обработки заявок и т.д.
BI-аналитика позволяет трансформировать различные данные в наглядные отчеты и дашборды, помогая руководству оперативно оценивать эффективность продаж.
8. Облачное хранение данных:
8.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
9. Чат и видеозвонки:
9.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
9.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Со стороны клиента внедрение Битрикс24 в «ECOTEST» велось поэтапно, с фокусом на ключевые бизнес-процессы. MVP позволил быстро получить первые результаты и скорректировать дальнейшую настройку системы. Более того, на данном этапе работы с INVO прояснили картину цифровой трансформации в целом, освободив клиента от каких-то ненужных работ в части дополнительных интеграций.
Что было сделано:
-
Сокращено время на обработку заявок и ускорен процесс закупок оборудования на 35%.
-
Снижена нагрузка на генерального директора за счёт автоматизации контроля.
-
Повышена прозрачность закупок и логистических процессов.
-
Улучшена координация между удаленными сотрудниками, работа ведётся в единой системе.
CRM Битрикс24 закрыла текущие операционные проблемы, на базе системы создана цифровая платформа для развития бизнеса. Особенно ценно, что система была адаптирована под специфику работы с высокотехнологичным измерительным оборудованием, включая особенности взаимодействия с зарубежными поставщиками.
Логисты получили доступ через экстранет для заполнения данных по сделкам, они работают только в рамках разрешённых доступов. Автоматические задачи с напоминаниями исключили срывы сроков.
Цифровизация позволила слаженно работать всем отделам: бухгалтерии, логистам, менеджерам, логистам и другим техническим отделам. Реестры связаны с бизнес-процессами, а автоматическая синхронизация между реестрами дала полную прозрачность.
Главная цель цифровой трансформации была достигнута — создана прозрачная и управляемая среда, которая избавила директора от микроменеджмента. Это позволяет бизнесу развиваться лучше и быстрее. Система управления бизнесом на базе Битрикс24 обеспечивает порядок хранения данных и контроль всех процессов: видно, кто чем занят, какие сделки в работе, какие задачи поставлены сотрудникам и т.д.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
-
оперативность;
-
быстрое погружение в специфику бизнеса.
