Как создать систему управления проектами и коммуникации с клиентами? Компания АРХИWOOD

Клиент: АРХИWOOD

Город: Москва

Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 100-200

Оборот: более 1 млрд. в год

В строительной компании хотели внедрить управленческий учёт для прогнозирования и управления затратами компании. Но в первую очередь руководство задумалось о необходимости найти подходящую CRM-систему для внутренней работы и контроля процессов поставки материалов и строительства объектов. 

Решили выбрать Битрикс24, так как есть широкая возможность для дальнейшего развития системы, её масштабирования и интеграции с 1С. 

Что было важно:

• Структурировать систему учёта для менеджеров, структурировать процесс реализации проектов и контроля выполнения поставленных задач.

• Выстроить работу отдела комплектации и отдела продаж.

• Внедрить контроль сроков и прогресса выполнения проекта.

• Настроить контроль реализации договоров поставки, в том числе с учётом рекламационных заявок.

Долго искали CRM-систему, которая бы подходила для системного управления проектами. Так как зарубежными аналогами более нет возможности пользоваться, остановились на российском продукте Битрикс24. Для руководителей эта система показалась самой понятной надёжной.

Нашли в списке рекомендованных компаний INVO Group и после ознакомительной встречи решили с нами работать.

Что было сделано во время реализации проекта:

1. CRM:

1.1 Настроена воронка «Управление проектом», которая по сути выполняет функцию воронки продаж

2. Бизнес-процессы:

2.1 Настроен бизнес-процесс, который позволяет передавать необходимые данные из отдела продаж в отдел комплектации. Взаимосвязь создана так, что любые дополнительные данные по клиентам, которые вносит менеджер в реестры, автоматически обновляются для отдела комплектации.

3. Смарт-процессы:

3.1 Настроен смарт-процесс «Комплектация».

3.2 Настроен смарт-процесс «Архитектура».

3.3 Настроен смарт-процесс «Заявки на поставку».

Смарт-процессы позволяют создавать элементы и настраивать собственный сценарий работы с клиентами.

4. Списки:

4.1 Настроен реестр платежей по контракту, который списочно помогает фиксировать платежи и их дату.

4.2 Настроен реестр внутреннего расчёта контракта, который показывает сумму и детали закупок по контракту.

5. Задачи (группы/проекты):

5.1 Настроена группа «Комплектация».

5.2 Настроена группа «Архитектура».

5.3 Настроена группа «Заявки на поставку».

6. Работа с документами:

6.1 Создан 2 шаблона договора проектирования.

6.2 Создан 4 шаблона договора поставки.

7. BI-аналитика:

7.1 Настроен отчёт по менеджерам, который показывает текущую загрузку, детализацию по проектам (какой проект, какая площадь объекта и т.д.), количество закрытых проектов и суммы по договорам, данные по закрытым договорам поставки за период.

7.2 Аналогично настроен отчёт по архитекторам, с такими же показателями как и по менеджерам, в том числе данные по количеству зашедших проектов за период.

BI-аналитика — это инструмент для подробного анализа данных накопленных непосредственно CRM-системе Битрикс24, который визуализирует данные в виде удобного дашборда с необходимыми таблицами и графиками.

8. Облачное хранение данных:

8.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

9. Чат и видеозвонки:

9.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

9.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Что было сделано:

1. Выстроена прозрачная система управления проектами.
   Все этапы работы с клиентами и проектами теперь фиксируются в единой системе. Это позволяет избежать потери информации и обеспечивает полный контроль над каждым проектом.

2. Созданы условия для слаженного взаимодействия между отделами.
   Внедрение CRM устранило барьеры между отделами продаж, комплектации и архитектурным отделом. Теперь все данные автоматически синхронизируются, что ускоряет процессы и снижает количество ошибок.

3. Внедрён контроль за сроками и прогрессом выполнения проектов.
   BI-аналитика предоставляет руководству компании детализированные отчёты по каждому проекту, что позволяет оперативно реагировать на изменения и минимизировать риски.

4. Автоматизированы рутинные задачи. Благодаря настройке смарт-процессов и бизнес-процессов, время на выполнение рутинных операций сократилось на 30%. Это позволяет в срок выполнять условия договора поставки, а сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, повысив их продуктивность.
   

Благодаря внедрению CRM Битрикс24, компания АРХИWOOD смогла выстроить чёткую систему управления проектами. Воронка «Управление проектом» позволила контролировать каждый этап реализации проектов — от заключения договора до завершения строительства. Это значительно упростило взаимодействие между отделами продаж, комплектации и архитектурным отделом. Теперь все данные о клиентах, заказах и поставках автоматически синхронизируются, что исключает дублирование информации и ошибки.

Автоматизация бизнес-процессов, таких как передача данных между отделами, формирование реестров платежей и заявок на поставку, позволила сократить время на выполнение рутинных операций.

BI-аналитика дала возможность руководству компании в режиме реального времени отслеживать ключевые показатели: загрузку менеджеров, прогресс по проектам, суммы по договорам и сроки выполнения задач. Это позволяет своевременно выявлять риски и принимать управленческие решения, что по прогнозам должно привести к снижению количества просроченных задач на 25%.

Битрикс24 предоставляет широкие возможности для дальнейшего развития системы. Уже на этапе MVP компания смогла реализовать ключевые функции, а в будущем планируется интеграция с 1С и расширение функционала.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 9

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• оперативность;

• структурность.

По словам руководителя отдела комплектации, в динамике работы с нами всё достаточно оперативно выполнялось. Сотрудники INVO Group хорошо разбираются в системе и справляются с поставленными задачами.