Автоматизировали продажи у StomaMed на 26%

ООО "StomaMed" оказывает услуги, направленные на здоровье полости рта и эстетическое совершенствование улыбки. Клиника внедряет передовые технологии, такие как лазерная стоматология, цифровая диагностика и CAD/CAM-системы для создания высокоточных зубных протезов. Основное внимание уделяется индивидуальному подходу к пациентам, качеству лечения и безболезненности процедур.

Компания также занимается продвижением профилактики стоматологических заболеваний, предлагая программы регулярных осмотров и профессиональной гигиены.

Компания насчитывает от 20 до 50 сотрудников, включая стоматологов, ассистентов, зубных техников, а также административный персонал, обеспечивающий высококлассное обслуживание пациентов.

На момент обращения компания "StomaMed" столкнулась с рядом организационных и управленческих трудностей, сказывающихся на эффективности её работы:

1. Децентрализованная клиентская база. Контакты пациентов хранились в Excel, что создавало риски потери данных, замедляло поиск информации и усложняло анализ клиентской активности.
2. Разрозненные процессы продаж. Отсутствовала единая система ведения сделок и отслеживания их статусов, что приводило к задержкам в обработке запросов пациентов.
3. Ручное управление задачами. Сотрудники тратили значительное время на постановку и распределение задач, что увеличивало вероятность ошибок и снижало оперативность.
4. Слабая коммуникация внутри команды. Информация передавалась через мессенджеры и электронную почту, что не позволяло быстро реагировать на изменения в работе.
5. Низкий уровень автоматизации. Все процессы — от записи пациентов до учета оказанных услуг — выполнялись вручную, что замедляло обслуживание и снижало эффективность работы сотрудников.

Цель обращения:
Руководство "StomaMed" стремилось внедрить современное программное обеспечение для:

• Централизации клиентской базы.
• Оптимизации процессов продаж.
• Автоматизации рутинных задач.
• Повышения прозрачности и скорости внутренних процессов.

Ключевые задачи:

1. Внедрить систему Битрикс24 для управления клиентами, продажами и задачами.
2. Перенести существующую базу контактов из Excel в CRM.
3. Настроить воронки продаж по направлениям стоматологических услуг для улучшения управления сделками.
4. Автоматизировать задачи с помощью инструментов Битрикс24, таких как роботы и триггеры.
5. Улучшить внутреннюю коммуникацию команды с помощью интеграции каналов связи в единую платформу.
6. Провести обучение сотрудников для эффективного использования всех возможностей системы.

Проект включал несколько этапов, направленных на оптимизацию процессов и внедрение цифровых решений.

1. Подготовительный этап

Шаги:

1. Анализ текущих процессов:

   • Провели аудит существующей клиентской базы, структуры хранения данных и бизнес-процессов.
   • Изучили потребности каждого отдела, включая продажи, маркетинг и администраторов стоматологических услуг.

2. Определение целей:

   • Сформировали задачи по автоматизации рутинных процессов и улучшению управления сделками.
   • Уточнили требования к отчетности и интеграциям.

3. Планирование проекта:

   • Составили дорожную карту внедрения с учетом приоритетов заказчика.

2. Настройка CRM системы

Шаги:

1. Создание структуры CRM:

   • Настроили карточки лидов, сделок и контактов.
   • Разделили воронки продаж по направлениям стоматологических услуг (например, терапия, протезирование, имплантация).
   • Настроили уникальные поля для учёта особенностей каждого направления, таких как предпочтения клиентов и дата последнего визита.

2. Перенос данных:

   • Подготовили и очистили клиентскую базу из Excel.
   • Импортировали контакты в Битрикс24, сопоставив поля.
   • Проверили корректность данных и устранили дубли.

3. Автоматизация процессов

Шаги:

1. Настройка роботов и триггеров:

   • Создали автоматическую постановку задач для сотрудников при смене статуса сделок.
   • Настроили уведомления о важных событиях (например, новых заявках, изменении статусов).
   • Реализовали автоконвертацию лидов в сделки для упрощения управления клиентами.

2. Внедрение бизнес-процессов:

   • Настроили процессы записи клиентов на приём и уведомления о запланированных визитах.
   • Разработали процесс согласования лечения и оплаты, включая контроль статусов выполненных услуг.

4. Интеграция и коммуникация

Шаги:

1. Подключение каналов связи:

   • Интегрировали корпоративную почту, телефон и мессенджеры (WhatsApp, Telegram).
   • Настроили автоматическую запись переписки с клиентами в CRM.

2. Улучшение внутренней коммуникации:

   • Внедрили корпоративный чат для сотрудников.
   • Организовали каналы для обсуждения сложных случаев и быстрых консультаций между врачами и администрацией.

5. Обучение сотрудников

Шаги:

1. Проведение тренингов:

   • Организовали обучение по созданию сделок, работе с воронками, постановке задач и использованию чатов.
   • Обучили сотрудников правильному использованию роботов и анализу отчетов.

2. Создание обучающих материалов:

   • Подготовили видеоруководства и чек-листы для самостоятельного изучения функционала.

6. Тестирование и запуск

Шаги:

1. Тестирование:

   • Провели проверку всех настроек на тестовых данных.
   • Исправили обнаруженные недочёты.

2. Пилотное использование:

   • Запустили систему на одном из направлений стоматологии для отладки процессов в реальной среде.

3. Запуск в рабочую эксплуатацию:

   • Внедрили систему для всех направлений компании.

Задачи отделов, решённые в рамках проекта:

1. Отдел продаж:

   • Оптимизация воронок и ускорение обработки сделок.
   • Уменьшение времени на ручное внесение данных и распределение задач.

2. Административный отдел:

   • Автоматизация записи пациентов и напоминаний о визитах.
   • Упрощение управления графиками работы.

3. Маркетинг:

   • Улучшение учёта клиентской базы и персонализация взаимодействий.
   • Настройка аналитики для оценки эффективности рекламных кампаний.

4. Управленческое звено:

   • Создание прозрачной системы отчетности.
   • Повышение контроля за выполнением задач и общим состоянием процессов.

Проект объединил все отделы компании "StomaMed" в единой цифровой экосистеме, что позволило снизить затраты времени и повысить качество обслуживания клиентов.

Результаты проекта для "StomaMed" которых удалось добиться путем внедрения CRM

1. Снижение трудозатрат:

   • Автоматизация процессов (уведомления, постановка задач, конвертация лидов) позволила сократить ручной труд сотрудников на 30%.
   • Оптимизация воронок продаж и автоматическое распределение задач уменьшили время обработки одной сделки с 60 минут до 40 минут, что составляет экономию 33% времени на каждую сделку.
   • Сокращение времени на внесение данных благодаря импорту базы из Excel и настройке CRM — до 25% меньше рутинной работы для отдела продаж и администраторов.

2. Рост доходов:

   • Улучшение управления клиентами, повышение уровня их удержания (благодаря напоминаниям и персонализированным подходам) увеличили повторные визиты пациентов на 20%.
   • Повышение прозрачности продаж позволило сократить количество потерянных лидов на 15%, что привело к увеличению общего числа завершённых сделок.
   • За первые 6 месяцев после внедрения CRM годовой доход компании увеличился на 15–18% за счёт повышения конверсии и ускорения закрытия сделок.

3. Повышение продуктивности сотрудников:

   • Благодаря обучению и удобным инструментам сотрудники стали обрабатывать на 25% больше сделок в день.
   • Эффективное распределение задач и контроль за их выполнением снизили число ошибок и пропущенных событий на 40%.

Особенно хотим отметить внимательность к нашим потребностям: каждая настройка системы была сделана с учётом специфики нашей работы. Автоматизация задач и уведомлений помогла нам существенно сократить время на рутинные операции, а интеграция всех данных в единую CRM позволила наладить контроль и аналитику.

Мы уже видим результаты: меньше времени тратим на обработку заявок, увеличилась конверсия, а доход вырос на значительную величину.

Спасибо за ваш профессионализм, внимательное отношение и поддержку на всех этапах работы. С удовольствием продолжим сотрудничество!"*