Кейс Metateg: как объединить ведение проектов и продажи в одном месте

Компания Metateg специализируется на продвижении сайтов как в России, так и за рубежом. Используя передовые технологии digital-маркетинга и собственные разработки, они способствуют росту бизнеса своих клиентов.
За три года работы Metateg успешно реализовала более 1500 проектов и поддерживает свыше 700 сайтов.
Компания находится в городе Воронеж. 
Компания обратилась к нам с целью интеграции из AmoCRM и Trello, чтобы создать единое пространство для всех сотрудников. В CRM-системе велись сделки, а в Trello — задачи по проектам. Основные задачи, которые необходимо было решить:

• Оперативная передача доступов специалистам при появлении нового проекта.
• Организация последовательной цепочки работы от появления клиента до его успешного ведения.
• Объединение инструментов для постановки и отслеживания задач по проектам, а также управления оплатами от клиентов, включая отслеживание оплаченных и неоплаченных периодов сопровождения.

Компанией был выбран продукт Битрикс24, так как он успешно совмещает в себе работу с задачами и проектами для команды, а также ведение клиента в CRM — от его появления до успешной продажи и сопровождения.



Для реализации проекта был проведен аудит процессов компании, в ходе которого описан процесс ведения клиента и определены ожидания от новой платформы. После аудита бизнес-аналитиком было составлено техническое задание, на основании которого выполнялись настройки.

Реализована воронка "Сопровождение", которая служит рабочим местом для аккаунт-менеджеров. Когда сделка из воронки "Продажи" завершается успешно, она автоматически создается в воронке "Сопровождение". В сделку передаются данные: регионы продвижения, стоимость проекта, целевые запросы и информация о клиенте.

В воронке "Сопровождение" настроены ключевые стадии работы с проектом. При получении проекта аккаунт-менеджер отмечает специалистов по проекту в сделке. Установлены автоматические задачи, которые при их завершении формируют группу по проекту. Группа привязывается к сделке, и специалисты получают задачи без доступа к финансовым данным, которые видит только аккаунт-менеджер.

За 5 дней до отчетной даты сделка автоматически меняет стадию, и ставится задача на создание отчета за период. Аккаунт-менеджер собирает информацию от специалистов и отправляет отчет клиенту. После выполнения задачи автоматически формируется документ "Акт выполненных работ", который можно отправить клиенту.

Далее из первой сделки формируется новая сделка для отслеживания нового месяца ведения и поступления оплаты, и процесс запускается заново. Таким образом, воронка "Сопровождение" работает автоматически для текущих проектов, освобождая аккаунт-менеджера от рутинных задач. По новым проектам менеджер назначает сотрудников, и проект запускается в работу.

Интегрирована телефония UIS для отдела продаж, что позволяет все звонки автоматически попадать в сделку с клиентом. Менеджер по продажам может вернуться к договоренностям, достигнутым в телефонном звонке.

Благодаря внедрению и настройке воронок "Продажи" и "Сопровождение", а также интеграции с телефонией UIS, компания достигла следующих результатов:

1. Упрощение процесса продаж: Воронка "Продажи" стала эффективным инструментом для менеджеров, позволяя им сосредоточиться на ключевых этапах работы с клиентами. Автоматические напоминания и задачи обеспечивают своевременное выполнение всех необходимых действий, что снижает вероятность упущенных возможностей и повышает удовлетворенность клиентов.

2. Эффективное сопровождение проектов: Воронка "Сопровождение" автоматизировала рутинные задачи, освобождая аккаунт-менеджеров для более стратегической работы. Автоматическое создание сделок и задач, а также формирование отчетов и документов, значительно ускорили процесс сопровождения клиентов и повысили точность выполнения задач.

3. Повышение прозрачности и контроля: Передача данных из воронки "Продажи" в "Сопровождение" обеспечивает полную прозрачность информации о проекте. Аккаунт-менеджеры имеют доступ ко всем необходимым данным, что позволяет им более эффективно управлять проектами и взаимодействовать с клиентами.

4. Улучшение коммуникации: Интеграция с телефонией UIS позволила сохранить все телефонные разговоры в контексте сделок, что облегчает менеджерам по продажам возвращение к предыдущим договоренностям и улучшает качество обслуживания клиентов.

5. Оптимизация рабочего процесса: Автоматизация процессов позволила сократить время на выполнение рутинных задач и минимизировать человеческий фактор, что привело к повышению общей эффективности работы команды.