Автоматизация отдела продаж на заводе по производству напитков «Альпина»

Автоматизация отдела продаж на заводе по производству напитков "Альпина".

Альпина» — это динамично развивающееся современное предприятие в Хакасии, которое активно использует самые прогрессивные технологии и новейшее оборудование. Основанное в 2002 г., и занимающее лидирующие позиции в своем регионе.

В ассортименте более 100 наименований продукции: газированные напитки, морсы, холодные чаи, питьевая вода, квас, энергетические напитки, пиво.

Заказчик обратился в нашу компанию с целью оцифровки работы менеджеров как с новыми, так и с текущими клиентами. Основная проблема заключалась в отсутствии четкого понимания и учета количества входящих заявок от текущих клиентов, а также в анализе объема и суммы заказов. Кроме того, не было ясности в том, сколько новых клиентов привлекают менеджеры и какие заказы они оформляют. В компании работает значительное количество удаленных сотрудников, которые находятся в разных странах и регионах, что затрудняет контроль и оценку их эффективности.

Несмотря на наличие программы Битрикс24, сотрудники различных отделов, включая менеджеров, руководителей, маркетологов, бухгалтерию, а также сотрудников производства и логистики, испытывали трудности в понимании и использовании всех возможностей системы. Это приводило к неэффективному использованию ресурсов и снижению общей производительности.

С клиентом были рассмотрены и детально проработаны следующие бизнес-процессы:

1. Поиск новых клиентов: Этот процесс включает фиксацию всех новых предложений на сотрудничество в воронке "Лид". Это позволяет систематизировать и оценивать все потенциальные возможности для бизнеса.

2. Заключение договора с новым клиентом: После успешного поиска, следующий шаг — заключение договора, который фиксируется в воронке "Новый клиент". Это обеспечивает плавный переход от потенциального клиента к активному сотрудничеству.

3. Прием заказов от клиентов: Все поступающие заказы фиксируются в ручном режиме, что позволяет руководителю видеть общую сумму заказов, а производству — прогнозировать объемы выпускаемых товаров.

4. Передача заказов в производство: Заказы, готовые к исполнению, передаются в отдел производства, что фиксируется в соответствующей воронке. Это помогает организовать производственный процесс и спрогнозировать объемы выпускаемых товаров, избегая задержек.

5. Передача произведенной продукции клиенту: Завершающий этап — передача готовой продукции клиенту, который контролируется через воронку отдела логистики. Это помогает логисту отслеживать, на какой стадии находится товар, и гарантирует своевременную доставку.

В каждом из этих процессов была реализована автоматизация с помощью роботов, которые выполняют множество задач, значительно облегчая работу сотрудников и повышая эффективность операций.

Например, роботы автоматически создают задачи для согласования заказа между менеджером и технологом, что ускоряет процесс принятия решений и снижает вероятность ошибок. Они также назначают задачи оператору ЕГАИС для внесения данных в систему РАР при отправке груза, обеспечивая точность и своевременность передачи информации.

Кроме того, роботы помогают логистам, автоматически создавая задачи на сбор кег при определенных условиях, что оптимизирует процесс возврата тары. Они также используются для автоматического изменения наименования сделки, упрощая идентификацию и отслеживание сделок в системе.

Роботы уведомляют основного менеджера о завершении производства продукции или отправке груза клиенту, обеспечивая своевременное информирование и возможность оперативного реагирования. В завершение, они автоматически меняют стадии сделки при выполнении определенных условий, поддерживая актуальность данных и упрощая управление процессами.
- Увеличение скорости обработки заказов на 30% благодаря автоматизации задач и улучшению взаимодействия между отделами.
- Снижение количества ошибок при передаче данных на 50% за счет четкой фиксации договоренностей между отделом продаж и производством, а также между отделом продаж и логистикой.
- Повышение прозрачности процессов на 50%. Теперь все договоренности фиксируются в программе через сделки и задачи, делая процесс более прозрачным и управляемым.
- Улучшение планирования производственных объемов и сумм продаж, что привело к увеличению точности прогнозов на 20%. Это стало возможным благодаря фиксации суммы продаж в сделках, что позволяет менеджерам ставить адекватные планы по продажам и привлечению новых клиентов.

Основная цель автоматизации заключалась в том, чтобы обеспечить четкую фиксацию договоренностей между отделами, чего ранее не существовало. Теперь все процессы задокументированы в системе, что не только повысило прозрачность, но и открыло возможности для создания системы KPI в будущем для менеджеров. Это нововведение позволило эффективно отслеживать процессы и делать обоснованные прогнозы, значительно улучшая стратегическое планирование и управление для руководителя компании.