Настройка CRM помогла компании ООО «Нью Вижн Групп» увеличить продажи на 43%

Сфера работы:

ООО «Нью Вижн Групп» занимается разработкой, внедрением и сопровождением IT-решений для различных отраслей. Компания специализируется на интеграции корпоративных систем управления, автоматизации бизнес-процессов, разработке веб-приложений и мобильных приложений. Также «Нью Вижн Групп» предоставляет услуги по технической поддержке и консалтингу в области цифровой трансформации.

Основная деятельность компании направлена на помощь организациям в цифровизации их процессов. «Нью Вижн Групп» создаёт и внедряет IT-решения, которые позволяют клиентам оптимизировать внутренние и внешние процессы, повышать эффективность работы, улучшать взаимодействие с клиентами и сокращать издержки. Компания активно работает с государственными организациями, промышленными предприятиями, ритейлом и сферой услуг, предлагая индивидуальные IT-решения под задачи каждого клиента.

В компании работает от 50 до 100 сотрудников, включая разработчиков, проектных менеджеров, аналитиков, технических специалистов и консультантов.

На старте клиент «Virtuality Club», занимающийся поставками технологического оборудования и услуг в сфере новых технологий, включая виртуальную реальность, столкнулся с рядом проблем в организации бизнес-процессов и управления. Основные сложности были следующими:

Проблема: Разрозненные и неэффективные бизнес-процессы

1. Ведение клиентской базы:

   • Информация о клиентах велась в Excel, причём каждый менеджер хранил данные в своей таблице.
   • При увольнении сотрудников часть информации о клиентах терялась.

2. Коммуникация внутри компании и с клиентами:

   • Переписка велась в мессенджерах, что затрудняло контроль над выполнением задач и отслеживание истории взаимодействия.

3. Постановка задач и управление проектами:

   • Задачи назначались через электронную почту, что приводило к несвоевременному выполнению и отсутствию единой системы контроля.

4. Отчётность и документооборот:

   • Отчёты и реестры договоров велись в виде файлов на Google Disk.
   • Не было системы для быстрого поиска и управления документами.

5. Децентрализация филиалов:

   • Каждый филиал работал по своим правилам, что приводило к отсутствию единых стандартов.
   • Сотрудники одного филиала не могли взаимодействовать с данными других филиалов.

Как это влияло на бизнес:

• Потеря времени на выполнение рутинных задач и поиск информации.
• Увеличение риска ошибок из-за отсутствия централизованного контроля.
• Сложности в согласовании и утверждении счетов, что замедляло работу бухгалтерии.
• Отсутствие единой системы управления и аналитики для принятия обоснованных решений.

Основные задачи, с которыми клиент обратился:

1. Внедрить Битрикс24 для создания единой платформы управления.
2. Автоматизировать ключевые бизнес-процессы, включая CRM, обработку заявок и документооборот.
3. Настроить права доступа для филиалов, чтобы сотрудники каждого подразделения могли видеть только свои данные.
4. Обеспечить централизованное хранение данных, перенести клиентскую базу из Excel в Битрикс24.
5. Организовать удобные каналы коммуникации и создать систему аналитики и отчётности.
6. Обучить сотрудников работе с новой системой.

Именно эта разрозненность процессов и отсутствие единой системы управления побудили заказчика обратиться за внедрением Битрикс24.

Проект по внедрению Битрикс24 для компании «Virtuality Club» состоял из нескольких ключевых этапов. Каждый шаг был тщательно проработан, чтобы учесть особенности компании и эффективно решить её проблемы.

Этапы проекта:

1. Аудит и анализ процессов

• Мы провели подробный аудит существующих бизнес-процессов в компании.
• Собрали информацию о работе филиалов, способах взаимодействия сотрудников и инструментах, которые использовались на момент обращения.
• На основе анализа создали схемы текущих процессов, чтобы определить слабые места и точки для улучшений.

2. Формализация и разработка ТЗ

• На основе собранных данных и совместных обсуждений с заказчиком мы:
  • Формализовали все рабочие процессы.
  • Разработали техническое задание (ТЗ) с подробным описанием функций, которые должны быть реализованы.

3. Настройка организационной структуры

• В Битрикс24 была создана структура компании с отделами, подразделениями и ролями:
  • Продавцы и менеджеры в каждом филиале.
  • Бухгалтерия и административный отдел.
  • Руководство компании.
• Настроены роли и права доступа, чтобы каждый сотрудник видел только те данные, которые ему необходимы для работы:
  • Сотрудники филиалов видят данные только своего подразделения.
  • Руководители филиалов — доступ ко всем данным своего филиала.
  • Руководство компании — полный доступ к информации.

4. Настройка CRM

• Создали карточки компаний и контактов с учётом особенностей работы каждого филиала.
• Настроили воронки сделок для каждого направления деятельности компании.
• На каждой стадии сделки добавили автоматические уведомления для сотрудников, чтобы исключить пропуски важных задач.
• Реализовали систему отчётности по CRM, чтобы руководство могло анализировать показатели работы филиалов.

5. Разработка и настройка бизнес-процессов

• Мы автоматизировали ключевые процессы компании:
  • Обработка заявок:
    Создали смарт-процесс для регистрации и обработки клиентских заявок. Заявки автоматически распределяются между филиалами и назначаются ответственным сотрудникам.
  • Согласование счетов:
    Настроили бизнес-процесс для согласования счетов с руководством. Счета более 250 000 рублей автоматически отправляются на проверку и утверждение руководителю, после чего поступают в бухгалтерию.
  • Документооборот:
    Разработали реестры для хранения договоров, заявок, актов и других документов. Внедрили централизованную систему управления документами.
  • Контроль выполнения задач:
    Настроили автоматические напоминания и отчётность для отслеживания выполнения задач сотрудниками.

6. Интеграция каналов коммуникации

• Подключили мессенджеры (WhatsApp, Telegram) и корпоративную почту к Битрикс24.
• Настроили систему уведомлений и напоминаний для сотрудников.
• Реализовали систему внутреннего общения между подразделениями через чат в Битрикс24.

7. Перенос данных

• Клиентская база из Excel была предварительно очищена, структурирована и импортирована в CRM Битрикс24.
• Настроили соответствие полей данных между Excel и CRM, чтобы вся информация была корректно перенесена.

8. Обучение сотрудников

• Провели обучение для сотрудников компании, чтобы они освоили новые инструменты:
  • Работа с CRM.
  • Использование бизнес-процессов.
  • Ведение документооборота в новой системе.
• Разработали инструкции и проводили консультации на каждом этапе внедрения.

Задачи, решённые для разных отделов компании:

1. Отдел продаж

• Внедрение CRM для ведения клиентской базы.
• Настройка воронки продаж с этапами для каждого филиала.
• Автоматизация обработки заявок и напоминаний на каждом этапе сделки.
• Формирование отчётности о продажах.

2. Бухгалтерия

• Реализация бизнес-процесса согласования счетов.
• Настройка доступа к финансовым документам через реестры.
• Ускорение обработки документов за счёт автоматизации.

3. Административный отдел

• Создание системы для обработки заявок на закупки и административные нужды.
• Упрощение документооборота и снижение нагрузки на сотрудников.

4. Руководство компании

• Централизованная система контроля работы филиалов.
• Настройка аналитики и отчётности для мониторинга эффективности работы сотрудников и подразделений.
• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.

После внедрения Битрикс24 для компании «Virtuality Club» удалось достичь следующих результатов:

1. Сокращение трудозатрат

• На 40% сократились трудозатраты на обработку заявок.
  Это стало возможным благодаря автоматизации смарт-процессов, централизованному хранению данных и распределению задач.
• На 30% сократилось время согласования счетов.
  Внедрение автоматического бизнес-процесса исключило необходимость в ручной пересылке документов руководству и бухгалтерии.
• На 50% уменьшилось время на сбор отчётности.
  Теперь все данные доступны в реальном времени в CRM, и руководству не требуется запрашивать их вручную у сотрудников.

2. Рост дохода

• На 25% увеличилась выручка компании за первые 6 месяцев после внедрения.
  • Это связано с оптимизацией работы отдела продаж, ускорением обработки клиентских заявок и сокращением потерь информации.
  • Автоматизация воронок продаж помогла быстрее закрывать сделки и управлять процессом на всех этапах.

3. Улучшение клиентского опыта

• Скорость обработки заявок выросла в 2 раза.
  Клиенты начали получать более оперативные ответы, что повысило их лояльность и привело к увеличению количества повторных заказов.

4. Снижение потерь данных

• Полностью исключены потери данных о клиентах.
  Ранее данные хранились в Excel-файлах, которые часто терялись при увольнении сотрудников. Теперь клиентская база централизована в CRM.

5. Эффективность команды

• На 20% повысилась продуктивность сотрудников.
  Уменьшилась нагрузка на рутинные задачи, что позволило сосредоточиться на ключевых задачах, таких как привлечение клиентов и развитие партнёрств.

6. Рост скорости документооборота

• На 30% сократилось время на поиск и обработку документов.
  Создание централизованных реестров и внедрение системы управления документами значительно упростило этот процесс.

"ООО «Нью Вижн Групп» обратилась в компанию Битроид с запросом на внедрение Битрикс24, и результат превзошел наши ожидания. На старте у нас была разрозненная система работы, множество ручных процессов и постоянные потери данных. Благодаря профессиональной работе вашей команды, теперь все наши филиалы работают в едином информационном пространстве, процессы автоматизированы, а эффективность работы сотрудников выросла в разы.

Особенно хотим отметить:

• Быструю и качественную настройку CRM под нужды каждого филиала.
• Автоматизацию рутинных задач, которые раньше занимали много времени.
• Удобство работы с отчетностью и документами.

Мы уже видим реальные результаты: трудозатраты сократились, время обработки заявок уменьшилось, и это сразу отразилось на росте наших доходов. Благодарим за чёткую организацию работы, высокий уровень профессионализма и поддержку на каждом этапе проекта. Вы стали нашим надежным партнёром в развитии бизнеса!"

-Руководитель проекта, Virtuality Club