Автоматизация процесса согласования договоров в магазине строительных материалов и сантехники «РумМаркет»

Сеть магазинов строительных материалов и сантехники «РумМаркет» - одна из крупнейших оптово-розничных сетей строительных материалов в Республиках Хакасия и Тыва, Красноярском крае. Более 25 лет «РумМаркет» сотрудничает с проверенными производителями, чьи товары соответствуют ГОСТам, имеют все сертификаты безопасности, поэтому несет ответственность за качество всей реализуемой продукции.

На данный момент в сети успешно работают четыре розничных магазина, интернет-гипермаркет и три представительства оптового направления в Республиках Хакасия, Тыва и Красноярском крае. Покупателями компании являются как частные лица, приобретающие стройматериалы для строительства и ремонта квартир, домов или офисов, так и крупные строительные компании, и государственные учреждения.

У клиента уже был налажен процесс согласования договоров с использованием другой программной платформы. Однако, учитывая высокие затраты на сопровождение и обслуживание этой программы, руководство заказчика приняло стратегическое решение перенести данный процесс и автоматизировать его с использованием возможностей Битрикс24. 

Это решение было обусловлено стремлением оптимизировать затраты и повысить эффективность работы, обеспечивая при этом более гибкую и удобную систему для всех участников процесса.

 Битрикс24 предлагает широкий спектр инструментов для автоматизации и управления бизнес-процессами, что делает его идеальной платформой для реализации подобных задач. 

Таким образом, переход на Битрикс24 позволит не только снизить расходы, но и улучшить взаимодействие между сотрудниками, ускорить процесс согласования и повысить общую продуктивность компании.

Клиент обратился к нам с целью оптимизации затрат на использование CRM S2, оставив в ней лишь процесс согласования договоров. Мы приняли этот вызов и приступили к оцифровке процесса в Битрикс24.

Этап 1: Аудит процесса
На первом этапе мы провели детальный аудит текущего процесса совместно с юристом. Он подробно описал, как процесс согласования договоров реализован в CRM S2, и какие действия выполняют сотрудники на каждом этапе. Это позволило нам получить полное представление о текущем состоянии и выявить области для улучшения.

Этап 2: Настройка в Битрикс24
На втором этапе мы перенесли процесс в Битрикс24. Мы тщательно настроили все необходимые параметры, чтобы процесс согласования договоров соответствовал требованиям клиента и был интегрирован в новую систему без потерь функциональности.

Этап 3: Тестирование и оптимизация
На третьем этапе мы приступили к тестированию настроенного процесса. В ходе тестирования мы активно добавляли различные условия в роботы процесса, чтобы сделать работу сотрудников более комфортной и эффективной. Это включало в себя настройку автоматических уведомлений, условий согласования и других параметров, которые облегчают взаимодействие с системой.

Таким образом, мы обеспечили плавный переход процесса согласования договоров из CRM S2 в Битрикс24, оптимизировав его для повышения эффективности и удобства использования.






В результате проделанных работ по автоматизации процесса согласования договоров на базе Битрикс24, компания достигла значительных улучшений в своей операционной деятельности.

1. Время на согласование договоров сократилось на 20% за счет автоматических уведомлений, т.е. сотрудники сразу начали реагировать, когда приходило уведомление на согласование документа
2. Благодаря автоматическим напоминаниям и четкому отслеживанию изменений, количество возвратов на доработку уменьшилось на 15%
3. Автоматизация помогла избежать ошибок и недоразумений, что повысило вероятность успешного согласования с первого раза в 2 раза
4. Более четкий процесс и улучшенная коммуникация помогли снизить количество отклонений на 10%
5. Процесс согласования договоров стал более прозрачен и понятен для сотрудников компании и каждому инициатору на постановку процесса теперь нужно всего потратить 5 минут, чтобы добавить вводные данные. Ранее на этот этап уходило 8-10 минут.

Кроме того, уровень удовлетворенности сотрудников возрос на 25%, так как автоматизация освободила их от выполнения однообразных задач, позволив сосредоточиться на более стратегически важных аспектах работы. Сотрудники теперь могут уделять больше времени анализу и разработке новых стратегий, что способствует их профессиональному росту и развитию.