Автоматизация бизнес-процессов автосервиса “Джи Энерджи” с помощью Битрикс24

О клиенте

• Название: Автосервис “Джи Энерджи”
• Сфера деятельности: Предоставление полного спектра услуг по ремонту и обслуживанию легковых автомобилей.
• Штат: 10 сотрудников (2 менеджера по работе с клиентами, 1 мастер-приемщик, 5 автомехаников, 2 администратора).
• Локация: Город Иркутск.
• Целевая аудитория: Владельцы легковых автомобилей различных марок и моделей, преимущественно среднего ценового сегмента.
• Дополнительная информация: Автосервис также специализируется на ремонте автомобилей корейского и японского производства.

Задачи клиента

Автосервис “Джи Энерджи” обратился с целью оптимизации бизнес-процессов, улучшения взаимодействия с клиентами и повышения эффективности работы. На момент обращения у компании существовали следующие проблемы:

• Ручной учет клиентов и заказов, что приводило к потере данных и ошибкам.
• Отсутствие единой базы данных, что затрудняло поиск информации о клиентах и их автомобилях, а также историю обслуживания.
• Сложности с отслеживанием статуса ремонта и соблюдением сроков.
• Отсутствие контроля за работой мастеров и распределением загрузки.

• Долгая обработка заявок и обратная связь, что снижало лояльность клиентов.
• Отсутствие автоматизированной системы для записи на обслуживание и информирования клиентов о статусе ремонта.
• Недостаточное взаимодействие с клиентами после завершения работ.

• Большое количество ручной работы по заполнению документов, что отнимало много времени и приводило к ошибкам.
• Недостаточная прозрачность в работе, что затрудняло управление и контроль.
• Отсутствие единого пространства для коммуникации и обмена информацией между сотрудниками.

• Отсутствие интеграции с 1С, что приводило к расхождениям в данных и необходимости двойного ввода информации.
• Неточности в учете запчастей и расходных материалов, что влияло на ценообразование.
• Ошибки при формировании отчетов и аналитики.

Решение задачи

Анализ текущей ситуации и постановка задач:

• Провели анализ бизнес-процессов компании "G-Energy", выявили проблемы: ручное управление заявками, дублирование данных, отсутствие единой системы для управления клиентами.

• Определили цели: автоматизация процессов, синхронизация данных между 1С и CRM, повышение эффективности работы отделов продаж, маркетинга и бухгалтерии.

Выбор и внедрение CRM-системы:

• Выбрали Битрикс24 как оптимальное решение для управления клиентами и задачами.

• Развернули и настроили Битрикс24, подключили модули для управления заявками, задачами и проектами.

Синхронизация данных между Битрикс24 и 1С:

• Разработали схему двусторонней синхронизации данных.

• Настроили автоматическое обновление информации о клиентах, заказах, товарах и финансовых операциях.

• Обеспечили актуальность данных в обеих системах, исключив дублирование и ошибки.

Обучение сотрудников:

• Провели обучающие семинары для сотрудников отдела продаж, маркетинга и бухгалтерии.

• Разработали инструкции и обеспечили поддержку на этапе внедрения.

Автоматизация бизнес-процессов:

• Настроили автоматическую обработку заявок, уведомлений и документов.

• Внедрили автоматические напоминания и уведомления для сотрудников.

• Оптимизировали процессы формирования отчетов и анализа данных.

Задачи, решенные для отделов компании

Отдел продаж:

• Автоматизация обработки заявок и ускорение процесса продаж.

• Улучшение контроля за выполнением задач и сроками.

• Повышение качества взаимодействия с клиентами.

Бухгалтерия:

• Сокращение времени на формирование отчетов и исключение ошибок в учете.

• Автоматизация заполнения документов и синхронизация данных с CRM.

Отдел маркетинга:

• Получение актуальных данных о клиентах для персонализированных предложений.

• Автоматизация системы лояльности и уведомлений клиентов.

Склад и логистика:

• Оптимизация учета запчастей и расходных материалов.

• Исключение ошибок в ценообразовании и учете товаров.

Результат

Внедрение Битрикс24 и проведенные настройки позволили “Джи Энерджи” достичь следующих результатов:

• Сокращение времени обработки заявок на 35% благодаря автоматизации приема и распределения заявок.
• Сокращение трудозатрат на рутинные операции на 30% за счет автоматизации заполнения документов и отправки уведомлений.
• Ускорение процесса ремонта на 15% благодаря оперативному доступу к информации о клиентах, автомобилях и заказах.
• Увеличение количества выполненных заказов в месяц на 20% за счет оптимизации бизнес-процессов.

• Повышение индекса удовлетворенности клиентов (NPS) на 20% благодаря своевременной обратной связи и информированию о статусе заказа.
• Сокращение количества негативных отзывов на 18% за счет улучшения качества обслуживания и быстрой обработки жалоб.
• Увеличение повторных обращений на 12% благодаря автоматизированной системе лояльности и персонализированным предложениям.

• Улучшение контроля за выполнением задач и сроками на 20%.
• Снижение нагрузки на сотрудников благодаря автоматизации рутинных операций.
• Улучшение планирования рабочего времени и загрузки персонала на 10%.

• Полностью исключены расхождения в данных между Битрикс24 и 1С, что позволило оптимизировать финансовый учет и складскую деятельность.
• Сокращено время на формирование отчетов на 40%.
• Исключены ошибки в ценообразовании и учете запчастей и расходных материалов.