Внедрение CRM-системы для ООО “Дата Дайвинг”

О компании «Академия Дата-Дайвинг»

Академия Data-Diving — российская образовательная платформа: обучает анализу данных в самых разных направлениях. Делает так, чтобы студенты получали качественные знания, а на рынке появлялось все больше крутых специалистов. Работают с 2019 года. 

Цели и задачи внедрения:

Клиент перед реализацией проекта сталкивался со следующими трудностями, которые замедляли рабочие процессы и снижали общую эффективность управления:

• Нет связи между собираемой информацией и 1С-Битрикс24;

• Менеджеры общались с клиентами в разных социальных сетях и с рабочих email;

• Не настроена телефония, связь ответственного менеджера с клиентом;

• Не автоматизирован процесс обработки заявок от партнеров/клиентов;

• Менеджеры оформляли индивидуально для каждого клиента информационные письма;

• На сайте не был организован чат.

Цель проекта: создание единой платформы для автоматизации процессов взаимодействия с клиентами и партнерами ООО “Дата Дайвинг”, оптимизация обработки заявок и улучшение коммуникации.

Задачи проекта:

• Внедрение системы 1С-Битрикс24 и интеграция с мессенджерами и телефонией;

• Настройка CRM с учетом специфики мероприятий заказчика и создание индивидуальных воронок продаж;

• Обеспечение возможности автоматического формирования и отправки документов;

• Настройка ролевой модели и прав доступа для сотрудников заказчика;

• Организация онлайн-чата на сайте.

Что было сделано:

В проекте была реализована интеграция с мессенджерами Telegram и Whatsapp. Настроены входящие и исходящие сообщения через открытые линии Битрикс24, а также разработан Telegram-бот, который автоматически обрабатывает сообщения и интегрируется с CRM.

Настроена облачная телефония с группировкой контактов по категориям, что позволяет упорядочивать общение с клиентами и оптимизировать обработку запросов.

Для управления заявками и их обработки созданы индивидуальные воронки продаж, такие как воронки для участников форума, партнёров, участников школы, спикеров и участников премии «Гравитация». Каждая воронка настроена с уникальными стадиями, отражающими специфику обработки заявок.

Сформированы CRM-формы с уникальным дизайном, соответствующим требованиям заказчика. Для каждой формы предусмотрена интеграция с CRM, автоматическая отправка подтверждений на почту и добавление в CRM данных по заявкам. Формы созданы для участников форума, партнёров, участников школы, спикеров, участников премии «Гравитация» и для вступления в консорциум.

Настроен почтовый клиент и интеграция с CRM для автоматизированной рассылки уведомлений и писем. Это позволяет отправлять клиентам сообщения и обновления в автоматическом режиме.

Для автоматизации документооборота настроен бизнес-процесс автоматического формирования и отправки PDF-документов клиентам соответствующей стадии воронки CRM. В боковое меню добавлена страница с Word-файлом, содержащим переменные для массовых и индивидуальных рассылок, который заказчик может редактировать.

Настроена ролевая модель и права доступа для сотрудников заказчика. Были добавлены сотрудники заказчика на портал с распределением ролей и прав, ограничивающих доступ к данным в зависимости от должности.

В рамках проекта также были созданы дополнительные поля в сделках для точного учета информации, а на сайт заказчика установлен виджет, который позволяет собирать данные и передавать их в CRM.

Внедрение CRM-системы на базе Битрикс24 позволило ООО "Дата Дайвинг" значительно оптимизировать бизнес-процессы, автоматизировать работу с клиентами и партнерами, а также повысить эффективность коммуникации.

Ключевые достижения:

1. Единая платформа для работы с клиентами:

• Благодаря интеграции с Telegram, WhatsApp и облачной телефонией все коммуникации с клиентами теперь ведутся в единой системе, что исключает потерю данных и ускоряет обработку запросов.

• Создан Telegram-бот, автоматически обрабатывающий сообщения и передающий данные в CRM, что сократило время реакции на обращения.

2. Автоматизация обработки заявок:

• Настроены индивидуальные воронки продаж для разных категорий клиентов (участники форума, партнеры, спикеры и др.), что упростило контроль заявок на каждом этапе.

• Внедрены CRM-формы с уникальным дизайном, которые автоматически передают данные в систему, отправляют подтверждения клиентам и исключают ручной ввод информации 9.

3. Оптимизация документооборота:

• Настроен автоматический процесс формирования и отправки PDF-документов, что ускорило работу с договорами и уведомлениями.

• Реализована интеграция с почтовым клиентом, позволяющая автоматически рассылать письма и уведомления клиентам.

4. Повышение безопасности и контроля:

• Внедрена ролевая модель доступа, которая ограничивает видимость данных в зависимости от должности сотрудника, что повысило защиту информации.

• На сайт установлен виджет для сбора данных, который автоматически передает их в CRM, сокращая ручной ввод и минимизируя ошибки.

Итоговый эффект:

• Сокращение времени обработки заявок в 2 раза за счет автоматизации.

• Увеличение скорости реакции на запросы клиентов благодаря интеграции мессенджеров и телефонии.

• Снижение нагрузки на менеджеров за счет автоматических уведомлений и документооборота.

• Повышение прозрачности процессов благодаря четким воронкам продаж и контролю на каждом этапе.

Отзыв:

Проект внедрения системы 1С-Битрикс24 был направлен на создание целостного, интегрированного решения, которое позволит автоматизировать процессы взаимодействия с участниками и партнерами мероприятий. Работа над проектом включала в себя интеграцию с мессенджерами, настройку облачной телефонии, создание CRM-форм и воронок продаж, а также установку ролевой модели и распределение прав доступа. 

Благодаря слаженной работе команды компании «ВебСофт» удалось реализовать все задачи в установленные сроки и с высоким качеством. Настроенные CRM-формы и воронки с индивидуальными стадиями обеспечивают эффективную работу с различными категориями участников, а интеграция с мессенджерами Telegram и Whatsapp позволяет наладить мгновенную коммуникацию с клиентами. Автоматизация процессов отправки документов и уведомлений, а также возможность гибкого редактирования шаблонов в Word делают систему удобной для сотрудников и позволяют экономить значительное время на рутинных операциях.