Как настроить систему управления внутренними процессами в компании? Группа компаний «Агробезопасность»
 (1).png?1743415744098)
Город: Ставрополь
Направление деятельности: охрана объектов
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: до 5 человек
Компания «АгроБезопасность» специализируется на предоставлении комплексных услуг в сфере охраны и безопасности, включая физическую охрану объектов любой сложности, сопровождение грузов, а также аудит и консалтинг систем безопасности. Особое внимание уделяется охране сельскохозяйственных предприятий и угодий с контролем ключевых этапов производственного цикла.
У компании есть пул постоянных клиентов. Есть регулярные задачи по найму охранников, распределению на объекты, контролю сотрудников на постах, составлению графиков дежурств. Ранее в компании не пользовались какой-либо системой для управления бизнеса. Информация хранилась в разрозненных документах, не хватало прозрачности и структурности. Поэтому искали решение, которое поможет структурировать работу сразу со всеми задачами.
Изучили предложения от подрядчиков по внедрению разных систем управления. После общения с INVO Group остановили свой выбор на Битрикс24, поскольку в системе представлены решения для управления и задами, и продажами, и командой, а также для удобного хранения документации.
Что было важно:
-
Исключить потерю информации
-
Сократить издержки товарно-материальных ценностей
-
Навести порядок с базой личного состава сотрудников
-
Структурировать работу компании в целом, сделать её прозрачной для руководителей
Активно искали подрядчика и приняли предложение INVO Group, которое оказалось более выгодным и привлекательным благодаря глубокому погружению в бизнес-процессы и подбору индивидуального решения под каждую задачу в рамках единой системы.
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1.CRM:
1.1 Настроена воронка «Приём докладов». Дежурные каждый день принимают со всех постов охраны по 4 доклада в день с учётом необходимых временных слотов.
1.2 Настроена воронка «ТМЦ», где фиксируется факт принятия начальником охраны поступившей позиции и согласование бухгалтерии. Также автоматически создаётся запись в реестре.
2. Бизнес-процессы:
2.1 Настроен бизнес-процесс «Расчёт заработной платы». Теперь охранники отмечают свои дежурства не в бумажных ведомостях, а сразу в CRM. Нарушения сотрудников также фиксируются в CRM. На основе информации о дежурствах и нарушениях создается электронная ведомость для расчёта зарплаты.
3. Смарт-процессы:
3.1 Настроен смарт-процесс «Сотрудники»
3.2 Настроен смарт-процесс «Предприятия»
3.3. Настроен смарт-процесс «Посты охраны»
3.4 Настроен смарт-процесс «Дежурства»
3.5 Настроен смарт-процесс «Доклады»
3.6 Настроен смарт-процесс «Нарушения»
3.7 Настроен смарт-процесс «Ведомость»
3.8 Настроен смарт-процесс «Расчёт заработной платы»
3.9 Настроен смарт-процесс «Заявки»
4. Списки:
4.1 Настроен реестр «Спецодежда»
4.2 Настроен реестр «Приказы (приём/увольнение)»
4.3 Настроен реестр расчёта заработной платы
4.4 Настроен реестр «ТМЦ»
4.5 Настроен реестр «Сотрудников»
4.6 Настроен реестр «Доклады»
4.7 Настроен реестр «Нарушения»
4.8 Настроен реестр «Дежурств»
5. Аналитика:
5.1 Настроен отчёт товарно-материальных ценностей, который показывает сколько денежных средств числится и сколько списано на каждом предприятии.
6. Облачное хранение данных:
6.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
7. Чат и видеозвонки:
7.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
7.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Что было сделано:
- Настроена единая система управления внутренними процессами компании
-
Автоматизирован расчёт заработной платы личного состава с учётом отработанных часов и выполненных поручений, что ускорило кадровую работу в 2 раза.
-
Стандартизирован учёт и сокращены издержки на 35%, так как ведётся фиксация данных о принятии каждой позиции и автоматизирован приём заявок на различного рода выплаты
-
Налажена коммуникация между отделами и постами охраны.
-
Исключена потеря информации, всё фиксируется в одном месте в соответствующих реестрах.
В результате проекта по внедрению системы управления настроены внутренние процессы компании: охранная деятельность, расчёт заработной платы, работа с личными делами сотрудников и учёт товарно-материальных ценностей.
Найдены уникальные решения для клиента с помощью функционала CRM Битрикс24. Например, «вечная воронка» для приёма отчётности с постов охраны: ответственному при необходимости нужно только переместить карточку на следующую стадию, а запись в реестре создаётся автоматически.
Также проведена большая работа по автоматизации расчёта заработной платы. Ранее бухгалтеру приходилось перебирать кипы бумаг по каждому сотруднику на определённом посту, проверять правильность отметок о ежедневном дежурстве. Теперь же, когда сотрудник регулярно отмечает в CRM свои дежурства, система автоматически рассчитывает зарплату. Здесь же фиксируются нарушения, Битрикс24 также их учитывает при подсчёте.
Этот процесс полностью автоматизирован, больше ничего не нужно вручную вносить. Бухгалтер может просто зайти в карточку сотрудника и увидеть количество дежурств, в том числе по категориям, увидеть, какие нарушения были учтены. Здесь можно поставить отметки об авансовых расчётах с сотрудниками. Всё это значительно упрощает работу бухгалтерии и отделу кадров.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Со слов директора группы компаний "Агробезопасность", больше всего понравилось в нашей работе именно оперативное решение вопросов, наличие информации в доступном формате и коммуникабельность команды.
