Цифровизировали обработку заявок у 3box и увеличили конверсию сделок на 25%

1. Краткая информация о клиенте
3box – производитель шляпных (круглых) коробок и переносок для цветов. Компания занимается продажами напрямую без посредников, что позволяет клиентам экономить деньги. Клиентская база включает как розничных покупателей, так и корпоративных клиентов, заказывающих коробки оптом. Головной офис находится в Москве, и в компании работают более 10 сотрудников.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?
Клиент обратился в нашу компанию с необходимостью автоматизировать процесс обработки заявок и улучшить работу с клиентами. Основными задачами были:

• Централизация всех заявок, поступающих через мессенджеры (VK, Telegram, WhatsApp), чтобы ни одно обращение не терялось.

• Создание прозрачной воронки продаж для отслеживания на каких этапах сделки возникают проблемы, и оптимизация этого процесса.

• Автоматизация учета оплаты и остатков по счетам, что позволит минимизировать ручные ошибки. Упрощение документооборота — настройка шаблонов печатных форм позволяет ускорить создание и использование документов, таких как товарные накладные, счета на оплату, договоры поставки, а также упростить взаимодействие с клиентами и внутренними сотрудниками через стандартизированные листы заказов.

•  Оптимизация работы с клиентами и сделками — настройка карточек сделки, контакта и компании позволяет собрать всю необходимую информацию в удобном формате, что упрощает работу менеджеров, делает процессы более прозрачными и минимизирует ошибки.

•  Автоматизация работы с отказами — функция отправки предложения через СМС после отказа и автоматическая постановка задачи на проверку ответа через сутки позволяет удерживать клиентов и повышать конверсию, минимизируя потерю потенциальных сделок.

• Управление ассортиментом — выгрузка товаров с вариацией облегчает управление товарными предложениями, что позволяет более точно учитывать и обрабатывать различные варианты товаров при продажах и заказах.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Мы настроили передачу всех обращений, поступающих через мессенджеры, непосредственно в CRM Битрикс24. Каждое сообщение автоматически создает сделку с данными о клиенте.

Воронка продаж была настроена на основе ключевых этапов, начиная с получения заявки до полного расчета клиента. Особенностью проекта стало создание автоматизации для учета оплаты:

– На стадии "Счет оплачен частично" автоматически фиксируется дата оплаты, и рассчитывается остаток суммы по формуле: ={{Сумма}}-{{Сумма оплаченная}}.

– На стадии "Счет оплачен 100%" фиксируется дата полной оплаты, после чего сделка закрывается.

Карточки сделки и клиента были настроены таким образом, чтобы удобно отображать всю информацию о взаимодействиях, заказах, оплатах и остатках. Также было проведено обучение сотрудников, что позволило им быстро освоить работу в Битрикс24.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Менеджеры активно используют интегрированные мессенджеры для общения с клиентами, ведут переписку прямо через CRM, что значительно ускорило процесс обработки заказов. Карточки сделок отображают всю историю коммуникации с клиентом, что позволяет легко отслеживать на каком этапе находится сделка.

Автоматизация учета оплат минимизировала ошибки в расчетах остатков по счетам, что позволило клиентам своевременно получать уведомления о необходимости завершения оплаты. Воронка продаж стала прозрачной, и руководитель может легко отслеживать слабые места.

Внедрение Битрикс24 позволило компании 3box достичь следующих результатов:

• Сокращение времени обработки заявок на 30%, так как все клиентские обращения теперь автоматически поступают в централизованную систему из всех мессенджеров.
• Увеличение прозрачности этапов продаж на каждом уровне, что повысило общую видимость для руководства и улучшило мониторинг ключевых показателей эффективности (KPI).
• Снижение ошибок в учете оплаты на 50%, благодаря автоматизации контроля за платежами и интеграции с финансовыми данными.
• Снижение нагрузки на сотрудников на 20%, так как рутинные задачи по учету и контролю оплаты стали выполняться автоматически.
• Рост числа успешных сделок на 15%, за счет ускорения процесса подтверждения оплаты и завершения сделок.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе
Клиент остался доволен проделанной работой.

"Отмечены удобство интеграции с мессенджерами и автоматизация работы с оплатами. Благодаря прозрачной воронке и автоматическим процессам, сотрудники компании стали тратить меньше времени на рутинные задачи и больше — на работу с клиентами, что повысило общую эффективность работы." 

-Руководитель отдела продаж.