Сократили трудозатраты сотрудников дилерского отдела на 25%, применив технологию скоринга задач и экстранет. Кейс Инкаб.

Завод Инкаб занимает лидирующие позиции в производстве оптического кабеля и является одним из крупнейших заводов в Европе. На предприятии выпускается более 100 различных типов кабельных конструкций, что позволяет удовлетворять разнообразные потребности клиентов. Годовой оборот составляет 6,2 млрд руб. Количество сотрудников более 500 человек.

Клиент обратился с задачей настройки взаимодействия между поставщиками и сотрудниками дилерского отдела, а также для упорядочения процесса отбора кандидатов на участие в контрактах.

В компании "Инкаб" каждая сделка поставки вызывает интерес у нескольких дилеров. Они взаимодействуют с клиентскими менеджерами, ответственными за эффективную коммуникацию с партнерами и выбор оптимального предложения. Менеджерам приходится вручную обрабатывать множество заявок и сравнивать их параметры со спецификациями сделки. При этом окончательное решение принимается не только менеджером, но и руководителем, который не всегда имеет возможность контролировать все аспекты выбора подрядчика.

Претенденты на поставку иногда не понимают причин отклонения своих предложений, что негативно отражается на качестве общения.

Эти обстоятельства требовали от нас создания более прозрачного и доступного механизма для всех участников процесса.

Наш проект включал в себя глубокий анализ бизнес-процессов завода Инкаб, который успешно ведет, как импортные, так и экспортные продажи. Основной задачей была настройка коммуникации внутри бизнес-процесса работы с дилерами.

В ходе работы мы реализовали:

1. Новую форму подачи заявки дилерами

2. Передача заявки в "лид"

3. Автоматический поиск пересечения для лида (поиск по компаниям, товарам, тексту запроса, поиск среди сделок, лидов, компаний)

4. Доработана сущность "предложения"

- Для выставления предложения сотрудник заполняет поля и товары предложения. Выбирает Заказчика или Дилера, для которого это предложение выставляется

- Если ТКП нужно продублировать другим дилерам, сотрудник запускает процесс для рассылки ТКП по задачам. Указывая участников сделки, которые его получат.

- Автоматически ТКП отправляется выбранным участникам в задачи. Предыдущие ТКП, если они были, становятся недействительными

- Закрепление сделки. Если участник сделки получил право реализации, данные по товарам, прайсу и т.д. переносятся в сделку.

5. Скоринг задач. Для работы каждого участника сделки создается своя задача. К задаче добавлен скоринг - заполнение которого дает вероятностную оценку закрепления сделки за участником

6. Создание сущность объект (смарт процессы)

7. Автоматизация мелких процессов (согласование документов, командировки)

В результате мы добились простоты взаимодействия с помощью технологии Битрикс24 экстранет. Теперь представитель дилера и клиентский менеджер компании Инкаб находятся в едином информационном пространстве. Все вопросы обсуждаются и решаются в комментариях к задачам, что значительно упрощает коммуникацию.

Для оценки условий сделки мы внедрили механизм скоринга. Это система оценок, которая заполняется в процессе работы дилера над сделкой. По мере выполнения условий различные показатели скоринга закрываются, и общая вероятность успешного заключения сделки с данным дилером увеличивается. Руководитель отдела продаж получает ясное обоснование выбора того или иного партнера, что способствует более взвешенным решениям. А для дилера появляется четкая метрика, по которой он может оценить свои шансы на победу. 

Трудозатраты работников сократились на 25%, а качество коммуникации с партнерами (дилерами) возросло неоценимо т.к. ранее механизм выбора был не прозрачным, а теперь благодаря технологии скоринга они могут оценить свои шансы на победу в реальном времени.