Синхронизировали работу всех отделов и эффективное управление KPI в ООО «Приматерра»

ЗАДАЧИ КЛИЕНТА

Так как компания Приматерра производит продукцию на заказ, у них есть большая база клиентов, которая ежемесячно растет. Ранее они работали в 1С и с набором Excel документов (планы на месяц по переговорам менеджеров), но у них не было единой общей базы клиентов и организованного ведения заказов. В связи с этим, возникла необходимость внедрения корпоративного портала с нуля, для того чтобы:

1. Объединить базу клиентов в одном месте.
2. Обеспечить качественное клиентеи хранение данных по клиентам и сделкам.
3. Настроить и автоматизировать воронки сделок по разным направлениям.
4. Связать производство и логистику с технологами, маркетологами и менеджерами в один процесс, для обеспечения качественного цикла продажи: от заявки до отгрузки. Т.к. были проблемы с коммуникацией между отделами, менеджеры забывали передавать информацию технологу, технолог не видел перед собой полного списка заказов, которые сейчас в работе, данные терялись и сложно было контролировать выполнение и отгрузку.
5. Организовать удобное составление плана продаж и контроль за его выполнением. Создать на основе плановых и фактических показателей расчет KPI и итоговой зарплаты менеджеров, уйти от неудобных Excel таблиц.
6. Подключить интеграцию с заявками с 4х лендингов.
7. Реализовать рекламные и информационные рассылки по e-mail для привлечения новых клиентов.
8. Настроить синхронизацию компаний и контактов с 1С для обмена данными и чтобы избегать двойной работы с копированием (1С:Комплексная автоматизация).

Клиент выбрал Битрикс24 так как он полностью подходит для решения этих задач.

Мы провели большую предпроектную аналитику, пообщались с руководителями коммерческого блока, отдела продаж, отдела маркетинга, а также специалистом по 1С. Определили все процессы компании и первоочередные потребности.
Составили план работы с пошаговым внедрением, написали ТЗ для каждого процесса по ключевым направлениям. Также помогли составить внутренние регламенты для сотрудников.
Далее мы приступили непосредственно к внедрению Битрикс24.

• Развернули Корпоративный портал (выбрали коробочную версию, т.к. в будущем планируется добавить несколько кастомных разработок).
• Завели пользователей, на портал (всего сейчас 36 сотрудников из разных отделов пользуются Битрикс24), настроили структуру компании и дали разные права доступа пользователям.

1.Настройка CRM

Заявки приходили с форм на лендингах и фиксировались менеджерами в личных записях. Также заявки вручную вносились в 1С, новые контакты появлялись после проведения выставок и выездных встреч. Не было единого пространства, где бы все это хранилось.

2.Отдел продаж

На основе ранее составленных ТЗ мы создали и настроили несколько воронок сделок и поля в карточках (воронка продаж, заявки с лендингов, собственная торговая марка и другие).
Сделали интеграцию с 4мя лендингами и передачу данных с CRM-форм в сделки.
Настроили бизнес-процессы в воронках, автоматическую постановку задач, заполнение полей в сделках с форм на лендингах.

3.Отдел маркетинга (собственная торговая марка)

• Реализовали CRM-формы с 4 сценариями развития.
• Создали и автоматизировали воронку согласно каждому сценарию.
• Настроили рекламные рассылки для привлечения новых клиентов

5.Обучение сотрудников
Провели начальное обучение для всех сотрудников компании, рассказали правила и возможности работы на портале. Также отдельно мы проводим обучения для каждого отдела, непосредственно по их процессам. План продаж, KPI менеджеров

Как было: каждый менеджер в начале месяца заполнял файл Excel и вносил плановые встречи на текущий месяц, командировки, потенциальный доход и другие данные по потенциальным клиентам. Далее РОП проверял все эти планы, на проверку уходило несколько дней.
Менеджеры в течение месяца проводили встречи с клиентами и вносили информацию о каждой встрече в таблицу. По окончанию месяца исходя из внесенных данных рассчитывался KPI.
Файлы были громоздкими и не отформатированными.

Как это работает в Битрикс24: мы создали список для хранения информации по плану для отдела продаж на каждый месяц. Он содержит в себе плановые показатели по каждому менеджеру, компаниям с которыми назначены встречи (потенциальные клиенты), план по поступлению денежных средств, и др. А также фактические показатели, которые не доступны к редактированию менеджерами и заполняются по факту реально проведенных встреч, которые фиксируются на портале.
Далее менеджер запускает процесс Командировки/Переговоры по каждому потенциальному клиенту и заполняет информацию (даты, нужна ли командировка, вид переговоров, компания, ожидаемая сумма прибили, описание переговоров, статус проведены/не проведены).
В начале каждого месяца менеджеры вносят плановые показатели, а после проведения встреч, дополняют информацию по каждому клиенту.
Каждый менеджер видит только своих клиентов.
Все данные по предстоящим встречам фиксируются также в календаре.
В конце месяца все плановые и фактические значения, а также поступление денежных средств учитываются в расчете KPI и итоговой зарплаты.
Менеджер может оценить текущее выполнение своего плана и какая сумма его заработной платы на текущий момент.
План встреч (календарь, уведомление)
Настроили календарь для планирования переговоров и командировок. РОП имеет доступ к просмотру всех запланированных событий менеджеров. А менеджеры видят только свои запланированные встречи, а также получают дополнительные автоматические напоминания.
Создан список, который хранит информацию по заработной плате сотрудников


РЕЗУЛЬТАТ

Работа всей компании ведется в едином пространстве,на 100%  налажена коммуникация между отделами. Настроены алгоритмы работы с разными видами заказов, автозадачи на ответственных сотрудников в каждом отделе.

Заказы вовремя и четко передаются технологам и на производство, любые корректировки и дополнения не теряются а сразу попадают к нужным специалистам. Составлены регламенты по коммуникации с клиентами, заполнению данных в CRM, которые хранятся на портале и к ним есть доступ у каждого сотрудника.

Благодаря интеграции форм с лендингов, все заполненные данные сразу попадают на портал в виде сделок и распределяются между менеджерами в зависимости от запроса.

Настроили KPI для отдела продаж. Он базируется на плановых и фактических показателях проведенных переговоров. Это позволило существенно сократить нагрузку на РОП при проверке планов для 8 менеджеров и уйти от Excel таблиц. Если раньше на это уходило несколько дней, то сейчас этот процесс занимает всего несколько часов. Также менеджеры не могут корректировать плановые значения в конце месяца, что позволяет контролировать их работу, видеть реальные цифры и влиять на систему мотивации.

Вся база клиентов хранится на портале. Больше никаких визиток, личных записей менеджеров и потерь контактов.

Все руководители и сотрудники вовлечены в работу на портале.