Внедрили Битрикс24 для производителя огнеупорных материалов "Рефра про холдинг"

ООО "Рефра про холдинг" является разработчиком и производителем огнеупорных материалов. Компания занимается изготовлением: 

- огнеупорных бетонов различного назначения

- фасонных изделий специального назначения (блоки, продувочные фурмы, металлоприемники, бойные плиты, перегородки и дамбы)

- огнеупорные массы различного назначения

На момент послепродажного обслуживания от компании «BitRun» в системе было зарегистрировано 50 сотрудников.

Компания обратилась к нам с просьбой о комплексном решении по внедрению CRM системы для работы с тендерами. Они хотели легко отслеживать стадии торгов и получать подробную информацию по каждому этапу, а также обеспечить доступ к актуальной информации для всех участников процесса.

Помимо работы с тендерами, компания нуждалась в контроле закупок по каждой сделке. Это должно было стать отдельным пространством для осуществления закупок сырья для производства в рамках конкретной сделки (проекта).

Для более оперативного решения вопроса о суммах сделки был запрос на оптимизацию процесса согласования скидок по каждой сделке. Скорость текущего бизнес-процесса клиента не устраивала.

Для отслеживания всех коммуникаций менеджеров было решено интегрировать почту, телефонию и WhatsApp. Также было важно перенести текущую базу данных клиентов на портал.

Одной из главных задач внедрения было отслеживание входящих и исходящих платежей по каждой сделке для дальнейшего планирования. В этом процессе необходимо было учесть автоматические уведомления о просрочках.

Процесс внедрения начался с аудита всех текущих бизнес-процессов клиента. Было важно детально разобрать такие процессы, как закупки, фиксирование оплат, согласование скидок и работа с тендерными заявками. 

После детального изучения процессов было написано ТЗ для внедрения системы. В нем были учтены все пожелания клиента и наши рекомендации. 

После установки и настройки коробочной версии портала были реализованы стадии для воронки лидов, которые отражали все этапы взаимодействия менеджера по новой тендерной заявки.

Для работы с тендерами, который были взяты в работу после квалификации была создана воронка продаж со следующими стадиями: Новая закупка - Подготовка заявки - Запрос обеспечения заявки - Подача заявки - Проведение аукциона - Результат рассмотрения заявки - Запрос обеспечения исполнения контракта - Подписание контракта - Исполнение контракта - Ожидание оплаты - Контроль подписания. Детальное разбиение на этапы позволяло точечно контролировать весь процесс ведения сделки. Также в рамках автоматизации были созданы поля в карточках сделки и настроены роботы, которые присылали уведомления о начале тендера.

Далее было важно разработать процессы, которые тесно связаны со сделками в работе. Всего было выделено 3 таких процесса:

Закупки

Было сформировано отдельное пространство (смарт-процесс)  для возможности в рамках

конкретной сделки осуществлять закупку сырья для производства. Процесс имел следующие возможности: коммуникацию с подрядчиками, статусы закупки каждого конкретного сырья и его количества, контроль сроков и планирование следующих действий, а также возможность просмотра статусов закупки для отделов продаж и производства.

Сам смарт-процесс имел следующие стадии: Открытие тендера - Ожидание результат - Закрытие закупки

Фиксация оплат

Было сформировано отдельное пространство для возможности фиксации предстоящих платежей в компании, как входящих, так и исходящих. Процесс имел следующие возможности:

• Для входящих платежей: возможность фиксации входящего платежа (клиент, сумма, предполагаемая дата оплаты, статус оплаты (предстоящий, счет направлен, оплачен частично, просрочка, оплачено полностью)). Процесс доступен как в каждой конкретной сделке с клиентом (для фиксации платежей по ней), так и в обобщенном виде (для просмотра всех запланированных оплат). При просрочке платежа приходит уведомление менеджеру и руководителю. 

• Для исходящих платежей: возможность фиксации исходящего платежа (контрагент, сумма, предполагаемая дата оплаты, статус оплаты (предстоящий, счет получен, оплачен частично, просрочка, оплачено полностью)). Процесс доступен как в каждой конкретной сделке с контрагентов в отделе закупок (для фиксации платежей по нему), так и в обобщенном виде (для просмотра всех  запланированных оплат).

Согласование суммы и скидки

Процесс включал в себя цепочку согласований, которую запускал менеджер на 1 этапе и согласовал руководитель на последнем. Важно было сделать процесс гибким. Для этого была разработана возможность делегирования процесса, ограничения времени на согласование по каждому этапу, отслеживание статуса процесса. Также были созданы уникальные поля, которые помогали предоставить полную информацию согласующим лицам. 

Для более удобной работы в CRM системе был настроен процесс по формированию документов в Битрикс24 и импортирована база данных клиента.

Оставшиеся задачи включали в себя настройка и интеграция телефонии, почты и мессенджера WhatsApp для оперативной связи менеджеров с клиентами.

В завершении работ было проведено обучение клиента. Процесс был разделен на 3 этапа: обучение руководителей, обучение сотрудников и обучение администраторов.

По итогу использования портала клиент дал обратную связь со следующими результатами:

1. Благодаря тому, что все торги теперь фиксируются в Битрикс24 кол-во тендеров в работе увеличилось на 35%. Этот результат был достигнут за счет удобного хранения  и фиксации всей информации в рамках 1 окна.

2. Кол-во выигранных тендеров увеличилось на 20% в связи с напоминаниями менеджерам о ближайших делах и дедлайнов.

3. Подключение почты и телефонии позволило гибко контролировать тендерный отдел со стороны руководства, а также позволяет всегда быть в курсе последних договоренностях с клиентом.

4. Время на согласование сократилось на 60% благодаря строго заданному времени на выполнение всего процесса.

5. Индивидуальная настройка прав доступа позволило компании не переживать за безопасность хранимых данных в системе.

6. Кол-во ошибок в работе сократилось на 70% благодаря настроенным смарт-процессам т.к. вся информация фиксировалась своевременно, что позволило иметь всю необходимую информацию под рукой.

Внедрение Битрикс24 помогло компании значительно улучшить внутренние процессы, повысить эффективность работы сотрудников, улучшить взаимодействие с клиентами и партнерами, а также увеличить прибыль и конкурентоспособность на рынке.