Внедрение CRM Битрикс24 для учебного центра МЦДПО

Учебный центр МЦДПО ведет деятельность на рынке профессионального образования РФ с 2015 года и осуществляет подготовку, переподготовку и повышение квалификации специалистов.

МЦДПО – это более 50 сотрудников, 3 офиса с учебными аудиториями в городах России и более 500 слушателей ежемесячно.

В МЦДПО ежедневно поступают десятки заявок на обучение из разных источников:

•  сайты учебного центра;
•  письма из электронной почты;
•  мессенджеры;
•  звонки по телефону;
•  со специализированных площадок;
•  социальные сети и пр.

Хранение и работа с клиентской базой велась посредствам Google Таблиц, планирование дел менеджеров не было регламентировано и велось в персональных таск-менеджерах и календарях, передача дел клиентов между отделами или в случае смены ответственного менеджера производилась через электронную почту или мессенджеры.

Ключевой задачей было организовать комфортное пространство для обработки входящих заявок в одном окне, систематизированное хранение и удобную работу с клиентской базой, единый таск-менеджер для сотрудников, быструю схему передачи дел и автоматизацию рутинных процессов.

Для решения поставленной задачи была выбрана CRM-система Битрикс24.
После интервью с ключевыми сотрудниками клиента, аналитики и моделирования бизнес-процессов клиента на базе функционала Битрикс24 был составлен и согласован план внедрения.
Первым этапом на сервере клиента была развернута среда BitrixVM на которую была установлена коробочная версия Битрикс24 и произведена её базовая настройка.
Далее, для более гибкой и удобной настройки прав, была создана структура компании с учетом отделов и подразделений, которые будут вести работу в Битрикс24.

Следующим этапом с помощью приложения InformUnity для FreePBX была настроена интеграции Битрикс24 с Asterisk и подключена офисная АТС, настроена маршрутизация звонков между отделами компании и создание лидов в CRM из входящих звонков в отдел продаж.

Также, с помощью вебхуков и REST API, была организована интеграция с сайтами компании для создания лидов в CRM на основе входящих заявок.

С помощью настройки штатного функционала коллтрекинга Битрикс24 и подмены номеров в рекламных каналах, а также сохранениях в сессиях посетителей сайтов UTM-меток и их передачи в заявках из форм – были настроены каналы продаж и сквозная аналитика, что позволило видеть путь клиента и анализировать затраты на рекламные источники.

После подключения к Битрикс24 корпоративной почты компании и интеграции мессенджеров WhatsApp и Telegram с помощью приложения Wazzup мы перешли к настройке сделок и автоматизации процессов.

На основе существующих бизнес-процессов были созданы воронки продаж по каждому направлению компании. На стадиях, где присутствовали повторяющиеся процессы (постановка задач, смена ответственного, уведомление клиента, отправка писем и т.п.) были использованы триггеры и роботы для их автоматизации.

Благодаря интеграции с телефонией, корпоративной почтой и мессенджерами – весь процесс взаимодействия с клиентом хранится в ленте сделки, что без проблем позволяет сменить ответственного менеджера на любом этапе.

После настройки сделок и воронок продаж, в CRM были добавлены и настроены шаблоны документов для генерации. Данные для подстановки в шаблоны берутся непосредственно из сделки и связанных контактов и компаний, что позволяет за несколько секунд подготовить документ с факсимиле и выслать его клиенту.

На заключительном этапе была выполнена настройка доступа с использованием созданной ранее структуры компании, проведено очное обучение персонала клиента и разосланы приглашения сотрудникам в Битрикс24.

Внедрение Битрикс24 помогло автоматизировать процессы, систематизировать и хранить всю информацию компании, а также создало единую информационную среду для всех сотрудников компании:

• Клиентская база со всей историей взаимодействия с клиентом структурирована и хранится в одном месте;
• Подключено 6 источников для входящих звонков и заявок, которые попадают в одну систему с сохранением канала;
• Благодаря сквозной аналитике есть возможность глубокого анализа данных рекламных каналов;
• Вся работа протекает в одном окне, без необходимости использовать разные приложения и сервисы, что увеличило эффективность работы отдела продаж более чем на 50%;
• Генерация и отправка клиенту документов по сделке осуществляется в несколько кликов и экономит до 80% времени менеджеров по сравнению с ручной подготовкой документов;
• Контроль продуктивности сотрудников и сроков выполнения задач и проектов;
• Формирование отчетов на основе данных CRM по любым данным и процессам;
• Команда ведет коммуникацию и планирует дела в единой среде Битрикс24.