Aspect Events: От идеи к успешному празднику в Дубае с помощью Битрикс24

Информация о клиенте

Сфера работы:

Aspect Events работает в сфере организации мероприятий и ивент-менеджмента. Компания предоставляет услуги по планированию, координации и проведению различных мероприятий, включая корпоративные события, свадьбы, выставки и частные вечеринки.

Суть бизнеса клиента:

Основная задача Aspect Events заключается в создании уникальных и запоминающихся мероприятий для своих клиентов. Команда профессионалов разрабатывает концепции, подбирает места проведения, управляет логистикой и обеспечивает высококачественный сервис на всех этапах организации. Они работают с клиентами, чтобы понять их потребности и ожидания, и предлагают индивидуальные решения, которые соответствуют стилю и бюджету каждого мероприятия.

Количество сотрудников:

В команде Aspect Events работает 25 человек. Каждый из сотрудников имеет свою специализацию, включая менеджеров по проектам, координаторов мероприятий, маркетологов и дизайнеров. Это позволяет компании эффективно работать над несколькими проектами одновременно и обеспечивать высокий уровень сервиса для клиентов.

Aspect Events столкнулась с необходимостью улучшить управление своими проектами. Ранее команда испытывала трудности с квалификацией лидов, что затрудняло привлечение новых клиентов и увеличивало время на обработку заявок. Отслеживание затрат на мероприятия также вызывало сложности, так как информация о расходах часто была разрозненной и недоступной в реальном времени. Четкое распределение задач между сотрудниками оставляло желать лучшего, что приводило к путанице в коммуникации и снижению общей продуктивности. Отсутствие единой системы управления проектами не только увеличивало время на выполнение задач, но и создавало риски перерасхода бюджета. Для повышения эффективности работы и улучшения качества обслуживания клиентов компания искала решение, которое обеспечивало бы прозрачность процессов, централизованное хранение информации и автоматизацию рутинных операций, позволяя команде сосредоточиться на креативной части своей работы.

Чтобы эффективно решить обозначенные проблемы, компания Aspect Events приняла решение обратиться к специалистам по внедрению платформы Битрикс24. В результате проведенного проекта была настроена воронка продаж, нацеленная на квалификацию лидов, что позволило более точно определить их потенциал и выявить наиболее перспективные для дальнейшей работы.

В дополнение к этому, была создана основная воронка продаж, которая разбивает процесс организации мероприятия на четкие этапы. Каждый этап сопровождается конкретными задачами, закрепленными за сотрудниками, что значительно упростило управление проектами. Этот подход способствует лучшей координации командной работы и повышает общую эффективность. Также в систему были загружены все услуги, предоставляемые компанией, а также затраты на организацию мероприятий. Это стало возможным благодаря интеллектуальной интеграции данных, что облегчило и обеспечило возможность точного отслеживания расходов на каждом этапе проекта. В результате, процесс контроля финансовых ресурсов стал более прозрачным и управляемым, что в свою очередь положительно сказалось на общей рентабельности бизнеса.

Результат

Внедрение Битрикс24 дало Aspect Events значительные преимущества, которые оказали позитивное влияние на всю работу агентства. 

- Эффективность работы с клиентами: Квалификация лидов улучшилась на 40%, что позволило сократить время на обработку заявок на 30%. Это означает, что команда стала более оперативной в реагировании на запросы, что повысило уровень удовлетворенности клиентов и увеличило количество успешных сделок.

- Контроль над расходами: Точное отслеживание затрат на мероприятия позволило оптимизировать бюджет и снизить его превышение на 25%. Благодаря детальному анализу расходов разработали более эффективные стратегии планирования, что в конечном итоге сэкономило ресурсы агентства.

- Автоматизация процессов: Четкое распределение задач между сотрудниками сократило время на выполнение рутинных операций на 50%. Это освободило время для более креативных задач, таких как разработка новых идей для мероприятий и улучшение клиентского опыта.

Aspect Events стал ярким примером того, как внедрение CRM может оптимизировать работу event-агентства, сделав ее более структурированной и эффективной. Современные инструменты управления помогают достигать целей быстрее, обеспечивая конкурентные преимущества на рынке. Выводы из этого опыта подчеркивают важность цифровизации бизнес-процессов в современном мире.

"Внедрение Битрикс24 стало настоящим прорывом для нашей команды. Мы не только улучшили качество обслуживания клиентов, но и значительно повысили свою внутреннюю эффективность. Теперь мы можем сосредоточиться на том, что действительно важно — создании незабываемых мероприятий!" 

— команда Aspect Events.