Автоматизировали согласование договоров в Битрикс24 для многопрофильной финансовой-торговой компании KRONOS

На данный момент в системе работают более 50 сотрудников.

Задачи клиента

Основной задачей клиента было настроить бизнес-процесс по согласованию договоров между различными отделами компании. Этот процесс должен был включать в себя не только гибкость, но и множество условий выполнения на каждом этапе, чтобы обеспечить максимальную адаптивность и эффективность. Важно было предусмотреть возможность делегирования процесса внутри каждого подразделения, особенно при постановке задачи на согласование документа. Это означало, что сотрудники должны иметь возможность передавать задачи своим коллегам в случае необходимости, что обеспечивало бы непрерывность и оперативность работы.

Каждый этап в бизнес-процессе было важно ограничить по времени на согласование, чтобы вся цепочка согласований не замедлялась и не возникало задержек. Это требование было критически важным, так как своевременность согласований напрямую влияла на общую производительность и эффективность работы компании. Клиенту было важно получить готовое решение, которое не только поможет ускорить процесс согласования, но и позволит избежать множества ошибок на всех этапах. Это решение должно было быть интуитивно понятным и легко интегрируемым в существующую инфраструктуру компании, чтобы минимизировать время на обучение сотрудников и адаптацию к новым условиям работы.

Кроме того, клиент хотел, чтобы система предоставляла возможность отслеживания статуса каждого документа в реальном времени, что позволило бы руководству и ответственным лицам всегда быть в курсе текущего состояния дел. Это требование было обусловлено стремлением к повышению прозрачности и контролируемости всех процессов, связанных с согласованием договоров. В конечном итоге, клиент ожидал, что внедрение такого решения приведет к значительному улучшению качества работы и позволит компании более эффективно достигать своих бизнес-целей.

Достигнутые результаты

Время на согласование договоров и документов сократилось на 60% благодаря строго заданному времени на выполнение всего процесса. Ранее этот процесс занимал слишком много времени, что замедляло работу всей команды. Однако после внедрения нового подхода, который предусматривал строгие временные рамки для каждого этапа, время на согласование значительно сократилось. Это позволило команде быстрее принимать решения и двигаться дальше, что привело к увеличению эффективности работы.

Количество ошибок при согласовании уменьшилось на 20%. Это произошло благодаря тому, что каждый этап процесса был прозрачным и четко определенным. Руководство полностью контролировало каждый этап, что позволило избежать возможных ошибок и недочетов. Это привело к повышению качества работы и снижению количества возвратов и повторных согласований.

Благодаря возможности делегирования процесс никогда не откладывался, что позволило более гибко распределять ресурсы на остальные задачи. Это означает, что команда могла быстро реагировать на изменения и адаптироваться к новым ситуациям, не теряя при этом эффективности.

Работа в едином рабочем пространстве сократила время на созвоны и постановку задач, а контроль за их выполнением стал регулярным. Это упростило коммуникацию между членами команды и позволило им работать более слаженно и эффективно.