Автоматизация задач и отчетов помогла дизайн-студии сократить время на поиск информации и устранить задержки в проектах.

Студия дизайна интерьеров и декора — динамично развивающаяся компания среднего бизнеса, предоставляющая услуги полного цикла. Клиент занимается проектированием и реализацией интерьеров под ключ, создавая уникальные жилые и общественные пространства. Основная команда состоит из 12 человек, активно использующих корпоративный портал Битрикс24 для управления проектами.

Компания обратилась с рядом острых проблем, мешавших эффективно управлять проектами и выполнять задачи. Основные сложности, с которыми столкнулся клиент:

• Трудности в контроле проектов: отсутствовала четкая система, позволяющая видеть этапы выполнения каждого проекта, что приводило к путанице и задержкам.
• Проблемы с контролем задач: задачи часто забывались, не фиксировались в системе, а причины задержек оставались неясными.

Критериями выбора партнера стали опыт работы в сфере дизайна и доступная стоимость услуг. Наша команда продемонстрировала успешные кейсы, что укрепило доверие клиента.
Составление отчетов по проектам.

Битрикс24 был выбран как платформа, способная решить задачи клиента благодаря широкому функционалу для автоматизации процессов и удобным инструментам управления. Для компании с командой из 12 человек эта система оказалась оптимальным решением, способным упорядочить процессы и повысить эффективность работы.

Для решения задач клиента была внедрена комплексная система автоматизации на базе Битрикс24. Основное внимание уделялось следующим решениям:

• Настроена система CRM с двумя отдельными воронками:
• Дизайн — работа дизайнеров на этапе проектирования.
• Реализация — менеджеры ведут проекты до заключения договора, после чего работа продолжается в группе с фиксацией задач вручную на планерках.
• Реализована автоматизация бизнес-процессов:
• Постановка задач по условиям.
• Уведомления о загрузке документов, оплатах от клиентов и начислении заработной платы.
• Формирование групп для работы с бригадами.
• Настроены карточки проектов для удобного поиска и хранения информации.
• Функционал диска группы используется для фотофиксации этапов работ.
• В календарях фиксируются встречи с клиентами.
• Проект был реализован за один месяц. Сложностей при внедрении удалось избежать благодаря детальной подготовке: мы ответили на вопросы каждого сотрудника и создали Базу знаний с пошаговыми инструкциями для всех процессов.
• Отчет реализовали через BI-конструктор, что позволило больше не тратить время на его составление в ручную.

Решение охватило всю компанию, включая дизайнеров, менеджеров и специалистов по реализации. Это позволило упорядочить процессы, устранить путаницу и ускорить выполнение задач на каждом этапе работы.

После  внедрения системы Битрикс24, компания значительно улучшила свою операционную эффективность. Вот ключевые результаты:

1. Снижение времени на выполнение задач: Теперь отчеты формируются автоматически через BI-конструктор, что избавляет сотрудников от необходимости вручную составлять отчеты и работать с Excel. Это существенно ускорило процесс анализа и мониторинга.
2. Ускорение поиска информации и выполнения задач: Система позволила быстро находить все необходимые материалы — чертежи, референсы, фотофиксацию. Информация теперь доступна всем сотрудникам в любое время, что устранило затраты времени на поиски и запросы.
3. Увеличение скорости завершения проектов и снижение задержек: Благодаря четкому контролю задач и автоматизации процессов, проекты стали завершаться быстрее, а задержки значительно снизились.
4. Улучшение коммуникации между отделами: Внедрение общего доступа к документам позволило минимизировать прерывания работы и ускорить обмен информацией.
5. Снижение напряжения в коллективе: Благодаря улучшению процессов и четкому контролю сроков, сотрудники стали чувствовать себя увереннее, а рабочая атмосфера стала менее напряженной.

Таким образом, внедрение Битрикс24 позволило не только сократить трудозатраты, но и повысить общую эффективность и удовлетворенность сотрудников.

Отзыв директора компании: 
 "Обратились в компанию Geekspace за интеграцией системы Битрикс24 для нашего предприятия. Все прошло отлично на всех этапах: сделали детальное КП, быстро включились в работу, все сделали оперативно, провели грамотное обучение и внедрение. Все довольны! Однозначно рекомендуем к сотрудничеству компанию Geekspace!"