Полная цифровизация документооборота учебного центра ДПО для работы силами 1 методиста

Учебный центр ДПО (дополнительного профессионального образования). Реализует платные образовательные услуги повышения квалификации, профессиональной переподготовки, профессионального обучения. Территориально находится в ХМАО. Работает по всей территории Российской Федерации.

Учебный центр в форме ООО был приобретён для продажи дополнительных услуг клиентам по текущему бизнесу. Собственник не разбирался в бизнесе дополнительного профессионального образования (ДПО), не имел профильных специалистов. От предыдущего сособственника досталась лицензия на ведение образовательной деятельности, положение о структурном подразделении "Учебный центр" и немного отчетов для Федеральной информационной системы "Федеральный реестр документов об образовании" (ФИСФРДО). 

Требовалось запустить работу учебного центра в полном объёме с одним штатным неквалифицированным сотрудником, обеспечить соответствие учебного центра нормативным требованиям, независимость от квалификации сотрудника, начать продажи образовательных услуг, обеспечить образовательный процесс развитым документооборотом.

• Настроили CRM по наиболее оптимальному бизнес-процессу продажи и оказания образовательных услуг заказчикам физическим лицам и юридическим лицам. Структурировали бизнес-процессы таким образом, чтобы данные по заказчику и слушателю заполнялись один раз, при этом большинство информации заполняют сами заказчики/слушатели – за методистом оставили работу по сверке заполненных данных со скриншотами документов. Все документы по сделке хранятся в сделках в электронном виде.

• Подключили: Интернет-магазин (каталог образовательных курсов) в объёме 3.000 позиций с конвертацией заявок в сделки; телефонию, корпоративную почту; сервис рассылок электронных писем.

• Внедрили создание всех необходимых оперативных документов: коммерческие предложения; заявления и заявки на обучение; договора для физлиц; договоры для юрлиц (ГК, 44-ФЗ); счета; оплата по QR-коду; справки об обучении; приказы на зачисление, о допуске к аттестации, об отчислении; протоколы аттестации; удостоверения о повышении квалификации, дипломы о профессиональной переподготовке, свидетельства о профессии рабочего, должности служащего; акты; справки для налоговой для возврата подоходного налога; отчеты для ФИСФРДО; данные для адресных бланков Почты России; распоряжения о выплате агентских вознаграждений.

• Подключили заказчика к ФИСФРДО по бесплатной схеме, поставили бизнес-процесс по подготовке и отправке отчетности.

• Для предотвращения забывчивости сотрудников обеспечили автоматический контроль заполнения всех необходимых полей в сделках в зависимости от этапа работы с клиентом + настроили систему подробных подсказок (инструкций) по каждому этапу работы. Ограничили права исполнителей.

• Создали шаблоны электронных писем для всех этапов коммуникаций с клиентами и слушателями, с подробными инструкциями и картинками.

• Создали официальный сайт образовательной организации согласно 273-ФЗ, Постановлению Правительства РФ № 1802 и Приказу Минобра № 1493.

• Подготовили регулирующие деятельность учебного центра ДПО документы: положения, порядки, прейскурант; подписали электронной подписью, загрузили на официальный сайт.

• Запустили систему дистанционного обучения (СДО).

• Обеспечили заказчика инструкциями по работе с CRM, СДО, заказчиками, документами, письмами. Провели обучение.

• Научили заказчика самостоятельно создавать и модифицировать шаблоны документов, шаблоны электронных писем.

Заказчик получил полностью оформленный, укомплектованный и функционирующий учебный центр ДПО.

Данные по заказчикам и слушателям заполняются один раз (в основном самими заказчиками/слушателями).

С работой справляется один  сотрудник. Есть возможность легкого увеличения количества сотрудников или полной замены сотрудников без потери качества.

Среднее общее время на работу с одним заказом от заявки до акта составляет 15 минут. Один сотрудник способен отработать в неспешном порядке более 300 обучений в месяц.

Ежемесячные затраты на информационную составляющую учебного центра (ежемесячная лицензия Битрикс24, хостинг СДО, абонентская плата за московский городской номер) составляет всего 7.823 рубля.

Сопровождение исполнителем не требуется – так как не ломается.