Сократили запросы по адаптации сотрудников в HR‑отдел на 40% с помощью интранет-портала. Кейс ГК «Урбантех»

О компании

ГК «УРБАНТЕХ» предоставляет цифровые решения для транспорта и дорожной инфраструктуры. Компания внедряет интеллектуальные транспортные системы и оборудование фотовидеофиксации собственного производства. Это повышает безопасность дорожного движения и эффективность работы общественного транспорта.

ГК «УРБАНТЕХ» с 2019 года выступает надежным провайдером сервиса по фотовидеофиксации для Департамента Транспорта Правительства Москвы. «МВС Груп», часть группы компаний, является оператором крупной концессии по безопасному дорожному движению в РФ.

Только за последние 6 лет благодаря технологиям компании на 40% снижено количество погибших в ДТП на дорогах Москвы и Московской области.

Задачи на старте проекта

Группа компаний – огромная структура, в которой сложно наладить работу всех сотрудников так, чтобы это не создавало дополнительных проблем. Нужно организовать комфортное для работы пространство, где сотрудники могли бы:

• Быстро получать всю необходимую информацию;
• Обсуждать идеи и превращать их в конкретные планы реализации;
• Управлять проектами и следить за ходом работ;
• Обмениваться файлами;
• Проходить обучение и онбординг на удобной платформе;
• Откликаться на внутренние вакансии для карьерного роста;
• Автоматизировать рутинные процессы, связанные с документооборотом;
• Вовлекаться в корпоративную культуру через участие в разных активностях.

Главная задача проекта: создать портал компании, который станет «одним окном», заменяющим кучу разрозненных сервисов для работы. Решение должно уметь интегрироваться с привычными для компании системами, чтобы доступ ко всей нужной информации оставался в одном месте. Цель проекта будет достигнута, если сотрудникам для решения рабочих вопросов понадобится лишь доступ на корпоративный портал.

Выбор остановили на корпоративном интранет-портале Битрикс24: продукт отвечал основным требованиям.

Ранее клиент пробовал использовать другие продукты, но постоянно сталкивался с ограничениями: какие-то решения исчезли с российского рынка или не подходили по цене, где-то функционал заточен под управление проектами, но для полноценного корпоративного портала его недостаточно: не хватает фичей для HR-сервисов и обучения. Где-то не хватало возможностей кастомизации под айдентику компании, чтобы сохранить единый визуальный образ. Некоторые продукты не предоставляли возможность гибких настроек, чтобы сделать расположение разделов понятным и удобным для себя.

Что решили делать

Для реализации проекта выбрали нашего партнера, ИТ-интегратора Fusion, который предложил внедрить коробочный Битрикс24 с доработками под запросы компании.

Интранет-портал позволяет организовать единое пространство для работы сотрудников и автоматизировать процессы. С помощью базовой функциональности Битрикс24 «УРБАНТЕХ» закрывал следующие задачи:

• Объединил сотрудников, относящихся к нескольким юридическим лицам на едином портале;
• Выстроил и автоматизировал удобный процесс онбординга и обучения новых сотрудников;
• Автоматизировал кадровые процессы с возможностью подписывать документы в один клик. Теперь документы могут проходить через все этапы согласования автоматически, а подписывать их можно через интеграцию с сервисом КЭДО;
• Получил больше возможностей для развития корпоративной культуры. Лента новостей помогает публиковать новости о жизни компании, появилась нематериальная мотивация в виде благодарностей и других бонусов, поступают идеи от сотрудников собираться в клубы по интересам: проводить квизы, игротеки и т.д.;
• Наглядно выстроил оргструктуру в схеме на портале. Это помогает быстро искать нужных сотрудников, ответственных за разные зоны, их руководителей и подчиненных;
• Настроил раздел для управления проектами под особенности своей сферы. В этом разделе есть возможность создавать цифровые рабочие места под разные роли, где ничего не отвлекает от выполнения задач. Инструменты подходят для разных методик работы (Канбан, Списки, диаграмма Ганта и т.д.)

Помимо основных возможностей Битрикс24, которые закрывали главные задачи клиента, нужны были кастомные доработки:

• Дизайн в фирменном стиле компании для поддержания корпоративной культуры;
• Безопасный вход на портал для сохранности данных;
• Разработка функционала для сбора идей и предложений от сотрудников;
• Удобное размещение информации о продуктах компании в отдельном разделе;
• Функционал, который упростит процесс отправки подарков клиентам компании;
• Реестр внутренних вакансий компании, которые будут видны всем сотрудникам.

Подробнее об этих доработках расскажем дальше.

Как доработали базовый функционал

Битрикс24 в коробочной версии – инструмент гибкий, когда речь идет о кастомизации. Почти любую функциональность продукта возможно доработать под конкретные запросы компании.

Дизайн портала в фирменном стиле

Чтобы поддерживать единый корпоративный стиль, портал был визуально кастомизирован:

• Создана тема портала в цветах компании и дополнительная новогодняя тема;
• На главную страницу добавили самое важное - ленту новостей и виджеты для HR-сервисов;
• Благодарности, которыми сотрудники поощряют друг друга, разработаны в виде маскота компании.

Двухфакторная авторизация для безопасного входа

К корпоративному порталу предъявлялись повышенные требования относительно информационной безопасности и защиты данных. Поэтому для входа сотрудников была дополнительно разработана двухфакторная аутентификация. Она работает массово для всех сотрудников вне зависимости от девайса, с которого выполняется вход – компьютер со стационарной версией портала или смартфон с приложением Битрикс24.

Вход выполняется по внутренней авторизации и одноразовому паролю. Так данные компании остаются под дополнительной защитой.

Раздел для сбора идей

Чтобы улучшить процессы компании, важно собирать обратную связь от всех сотрудников. Раздел «Идеи и предложения» поможет быстро оформить любую идею и сразу направить ответственным на рассмотрение. Достаточно зайти в раздел и вписать в карточку суть идеи, ее ценность для компании, затраты на реализацию.

Дальше начинается магия автоматизации процессов. Идея проходит через этапы «На рассмотрении», «Приняты», «На реализации» или «Отклонены».

Каждый сотрудник видит ход своей идеи и оценивает/комментирует другие. Так собирается обратная связь от коллег – насколько им тоже нужны/нравятся предложенные нововведения. Сотрудников, чьи идеи приняты в реализацию, ждет мотивационный бонус.

Реестр подарков для клиентов компании

Подарки клиентам для укрепления отношений – мероприятие необходимое. Чтобы снизить затраты времени и сил на организацию этого процесса, автоматизировали его на базе CRM-функциональности. Теперь он выглядит так:

1. Выбираем в системе компанию, которую хотим одарить, или вносим информацию о новом клиенте;
2. Получаем одобрение модератора;
3. Вносим данные о конкретном человеке, для которого предназначен подарок;
4. Далее клиент появляется в «Реестре подарков». Это значит, что задача на отправку подарка уже ушла ответственному за это лицу, как и вся необходимая информация об отправке.

Реестр внутренних вакансий

Привлечение новых сотрудников – дело всегда затратное как по времени, так и по бюджету. Чтобы оптимизировать ресурсы, создали реестр внутренних вакансий компании. С его помощью сотрудники всегда в курсе открытых вакансий, откликаются сами и рекомендуют знакомых специалистов.

Результат

Главное, чего удалось добиться – это создать корпоративный портал, который помогает решать рабочие задачи и которым с удовольствием пользуются сотрудники ежедневно. Об этом говорят цифры:

• Кол-во запросов в HR по адаптации и работе сервисов сократилось на 40%;
• Численность пользователей портала увеличилась на 55%;
• Индекс активности на портале увеличился с 3841 до 565 450;
• По использованию различных сервисов (Диск, Задачи и Проекты и т.д.) вовлечение сотрудников составляет более 30%.

Также наличие корпоративного портала помогло:

• Автоматизировать рутинные процессы подразделений: кол-во используемых для этого сервисов растет;
• Создать и внедрить в работу правила проектного управления за счет использования инструментов Битрикс24.

Отзыв клиента

«У нас получилось создать единое информационное пространство, где любой сотрудник может получить по сути все сервисы компании в одном месте. Дальше есть возможность заниматься «улучшайзингом», внедрять доработки, развивать отдельные сервисы в системе. Например, большим спросом пользуется база знаний, такой «сайт в сайте». Обучение оформляется удобно визуально, например, мы используем инструкции в формате GIF-анимаций, это позволяет быстро просмотреть и запомнить, что и как делать. Когда начали внедрять функционал по управлению проектами и задачами, график посещения портала значительно возрос. Сейчас люди уже привыкли к большой новой системе, сотрудники сами просят доступ к порталу, считая его полезным».