Внедрение CRM Bitrix24: Повышение эффективности на 40% для компании Freak Me Out

Компания: Freak Me Out
Местоположение: Москва
Деятельность: Организация страшных квестов

Компания Freak Me Out специализируется на создании уникальных и захватывающих квестов с элементами ужаса, которые пользуются большой популярностью среди жителей и гостей Москвы. Благодаря оригинальным сценариям, качественной реализации и вниманию к деталям, Freak Me Out сумела занять лидирующие позиции в сфере развлекательных услуг.

Компания Freak Me Out обратилась к нам с целью улучшить управление бизнес-процессами и повысить эффективность работы с клиентами. На старте у компании были проблемы: 

•  с разрозненным учетом данных
•  неэффективной обработкой лидов
•  отсутствием стандартизации в работе сотрудников

. В частности, у компании не было централизованной системы для управления задачами и проектами, что приводило к хаосу в выполнении задач и снижению качества обслуживания клиентов. Менеджеры часто теряли важные клиентские запросы, что негативно сказывалось на удовлетворенности клиентов и репутации компании.

Кроме того, отсутствовала интеграция с внешними системами и приложениями, что усложняло управление коммуникациями с клиентами. Входящие запросы из мессенджеров, социальных сетей и почты приходилось обрабатывать вручную, что занимало много времени и ресурсов. Руководители компании не имели возможности получать оперативные отчеты о состоянии выполнения задач и проектов, что затрудняло принятие управленческих решений.

• Базовая настройка портала:  Подключен профессиональный тариф Bitrix24, настроена структура компании, добавлены отделы и сотрудники.
• Создание и настройка карточек: Разработаны и внедрены шаблоны карточек для лидов, сделок и контактов, что позволило стандартизировать процесс ввода данных и улучшить их обработку.
• Автоматизация статусов: Настроены и автоматизированы статусы для лидов и сделок, что обеспечило стандартизированный процесс работы с клиентами и улучшение контроля за выполнением задач.

• Подключение и настройка «Открытых линий»: Интегрированы мессенджеры и социальные сети через «Открытые линии», что обеспечило централизованное управление всеми коммуникациями с клиентами.
• Телефония Bitrix24: Настроена интеграция с телефонией Bitrix24, что позволило автоматизировать обработку входящих и исходящих звонков, а также записывать их в CRM
• Подключение почтовых ящиков: Настроены корпоративные почтовые ящики через IMAP для централизованного управления почтовыми сообщениями и их синхронизации с CRM.

• Прием и распределение лидов: Настроен процесс автоматического приема и распределения входящих лидов между менеджерами, что обеспечило своевременную и качественную обработку клиентских запросов.
• Назначение встреч: Настроена система планирования и назначения встреч с клиентами, интегрированная с календарями и уведомлениями, что позволило эффективно управлять временем менеджеров и минимизировать пропуски встреч.

• Создание и управление задачами: Все задачи сотрудников фиксируются в системе, что позволяет легко отслеживать их выполнение, назначать приоритеты и своевременно вносить корректировки.
• Мониторинг и отчеты: Руководители могут получать полные отчеты о состоянии выполнения задач и проектов, что помогает своевременно выявлять и решать возникающие проблемы.
• Разделение прав доступа: Настроены права доступа для руководителей и менеджеров на уровне CRM, задач и проектов, а также диска, чтобы обеспечить безопасность и контролируемый доступ к важной информации.

• Добавление товаров в CRM: Внесены товары компании в систему CRM, что позволило улучшить управление ассортиментом и упростить процесс продаж.
• Перенос действующей клиентской базы:
• Миграция данных: Перенесена существующая клиентская база в новую CRM систему, что обеспечило непрерывность бизнес-процессов и сохранение всей истории взаимодействий.

• Обучение работе с CRM: Проведены тренинги и обучающие сессии для менеджеров и сотрудников, что обеспечило их эффективную работу с новой CRM системой.
• Активное использование инструментов CRM: Сотрудники активно используют CRM для управления задачами, проектами и взаимодействием с клиентами, что позволяет контролировать выполнение задач и улучшать командное взаимодействие

После внедрения CRM системы Bitrix24, компания Freak Me Out достигла значительных улучшений.

Во-первых, автоматизация и стандартизация процессов позволили сократить трудозатраты на 40%. Ранее сотрудники тратили много времени на ручную обработку данных и коммуникацию с клиентами, что отвлекало их от более важных задач. Внедрение автоматизированных процессов позволило высвободить это время и направить его на улучшение качества услуг и развитие новых квестов.

Во-вторых, улучшение обработки лидов и более эффективное управление клиентскими взаимоотношениями привело к увеличению доходов на 25%. Благодаря стандартизации карточек для лидов и сделок, менеджеры могли быстро и точно обрабатывать запросы клиентов, что повысило скорость реагирования и удовлетворенность клиентов. Интеграция с мессенджерами, социальными сетями и почтой через «Открытые линии» позволила централизовать все коммуникации и избежать потери важных сообщений.

В-третьих, централизованное управление задачами и проектами улучшило качество обслуживания клиентов и взаимодействие внутри команды. Все задачи сотрудников фиксировались в системе CRM, что позволило легко отслеживать их выполнение, назначать приоритеты и своевременно вносить корректировки. Руководители могли получать полные отчеты о состоянии выполнения задач и проектов, что помогало своевременно выявлять и решать возникающие проблемы.

Кроме того, настройка прав доступа обеспечила безопасность и контролируемый доступ к важной информации. Это позволило защитить конфиденциальные данные клиентов и компании, а также повысить доверие сотрудников к системе.

В результате, компания смогла повысить удовлетворенность клиентов и сотрудников, а также значительно улучшить внутренние бизнес-процессы. Внедрение CRM системы Bitrix24 позволило Freak Me Out сосредоточиться на дальнейшем развитии и инновациях в организации страшных квестов, что способствовало укреплению ее лидерских позиций на рынке развлекательных услуг в Москве.