Автоматизация работы менеджеров по продажам в фирменном салоне по изготовлению мебели на заказ MESTO

Фирменный салон по изготовлению мебели под заказ фабрики Mesto в Абакане и Саяногорске — официальный представитель красноярской фабрики по производству корпусной мебели: кухонные гарнитуры, шкафы-купе, гардеробные, прихожие, гостиные и другое.
За 23 года фабрикой изготовлено и установлено только кухонь 12 195 штук.
Количество сотрудников в Абакане - 4 человека, в Саяногорске - 6 человек.
Клиент обратился с запросом на автоматизацию уже имеющегося процесса продажи кухонь и мебели. Битрикс24 у клиента уже был настроен, но не хватало автоматических действий от системы, таких как напоминания, планирование дел, постановка задач и отправка сообщений клиентам. Все это необходимо, чтобы менеджер не тратил время на мелкие действия и не забывал вести дальнейшую работу с клиентом вовремя.

Сложности, с которыми сталкивался клиент:

1. Ручное выполнение рутинных задач:
- Менеджеры тратили значительное время на выполнение рутинных задач, таких как отправка напоминаний, планирование встреч и постановка задач. Это отвлекало их от более важных аспектов работы и снижало продуктивность.

2. Задержки и ошибки из-за человеческого фактора:
- Из-за отсутствия автоматизации возникали задержки и ошибки в выполнении этапов продаж. Менеджеры могли забыть о важных действиях или не успеть выполнить их вовремя, что негативно сказывалось на эффективности работы.

3. Недостаток своевременных ответов и обновлений для клиентов:
- Клиенты не всегда получали своевременные ответы и обновления о статусе своих заказов, предстоящих встречах и других важных событиях. Это снижало уровень удовлетворенности клиентов и могло привести к потере лояльности.

Задачи, которые клиент хотел решить:

1. Снижение нагрузки на менеджеров:
- Освободить менеджеров от рутинных задач, чтобы они могли сосредоточиться на более важных аспектах работы. Автоматизация позволяет менеджерам не отвлекаться на мелкие, но важные действия, такие как отправка напоминаний или планирование встреч, что значительно повышает их продуктивность и снижает уровень стресса.

2. Повышение эффективности:
- Обеспечить своевременное выполнение всех этапов продаж. Автоматизация процессов помогает избежать задержек и ошибок, которые могут возникнуть из-за человеческого фактора. Система автоматически создает задачи и напоминания, что позволяет менеджерам всегда быть в курсе текущих дел и своевременно выполнять все необходимые действия.

3. Улучшение клиентского опыта:
- Гарантировать, что клиенты получают своевременные ответы и обновления. Автоматизация позволяет поддерживать постоянный контакт с клиентами, отправляя им уведомления о статусе их заказа, предстоящих встречах и других важных событиях. Это повышает уровень удовлетворенности клиентов и способствует их лояльности.

Наши специалисты провели тщательный аудит существующей воронки продаж и предложили рекомендации по ее улучшению и автоматизации. В результате были внесены следующие изменения:

Корректировка стадий процесса
Мы пересмотрели и скорректировали стадии процесса продаж, чтобы они более точно отражали текущие бизнес-процессы и потребности клиента. Это позволило сделать воронку более прозрачной и управляемой.

Добавление необходимых полей в сделке
Для того чтобы роботы могли эффективно считывать данные и выполнять нужные действия, мы добавили в карточку сделки необходимые поля. Это позволило автоматизировать многие рутинные задачи и снизить нагрузку на менеджеров.

Внедрение роботов на каждой стадии
На каждой стадии процесса продаж были добавлены роботы, которые выполняют автоматические действия в зависимости от типа заказа. Например:

- Автоматическая постановка задач: в зависимости от того, что заказывает клиент — кухню или другую мебель, автоматически создается задача с чек-листом (опросником) по данному виду мебели. Это помогает менеджерам не забывать о важных деталях и следовать установленным процедурам.
- Создание дел: на определенных стадиях автоматически создаются дела, такие как звонок клиенту для назначения встречи. Это позволяет поддерживать постоянный контакт с клиентами и не упускать важные моменты.
- Отправка сообщений клиентам: на некоторых стадиях автоматически отправляются сообщения клиентам. Например, клиент получает уведомление о том, что на определенную дату назначен замер помещения или что проходит очередная акция при заказе мебели. Это помогает клиентам быть в курсе всех важных событий и акций, что повышает их лояльность и удовлетворенность.

После внедрения автоматизации в Битрикс24, работа менеджеров салона стала значительно проще и эффективнее. Вместо того чтобы тратить время на чтение инструкций по текущей работе, система сама подсказывает, какие действия необходимо выполнить на каждом этапе.

Автоматические задачи и напоминания
Теперь менеджеры получают автоматические задачи с подробным описанием необходимых действий, таких как проведение замеров, разработка эскизов и расчет стоимости заказа. Появились напоминания о важных действиях, таких как звонок клиенту, назначение встречи или распечатка определенного перечня документов. Это позволяет менеджерам не упускать важные моменты и всегда быть в курсе текущих задач.

Экономия времени
Если раньше менеджеры тратили по 10-15 минут на то, чтобы открыть инструкцию, найти нужный раздел и прочитать, что нужно выполнить на каждом этапе, то теперь им требуется всего 1-2 минуты, чтобы прочитать программное сообщение и приступить к выполнению задачи. Это значительно ускоряет процесс работы и повышает продуктивность.

Удобство для новых сотрудников

Автоматизация оказалась особенно полезной для новых сотрудников. Программа выступает в роли наставника, подсказывая, какие действия необходимо выполнить на каждом этапе. Это позволяет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и начать эффективно работать без длительного периода обучения.
Внедрение автоматизации в Битрикс24 позволило значительно улучшить организацию работы в салоне. Менеджеры теперь могут сосредоточиться на выполнении своих задач, не отвлекаясь на поиск информации в инструкциях. Это не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок, что в конечном итоге повышает качество обслуживания клиентов.

В итоге, автоматизация процессов с помощью Битрикс24 сделала работу менеджеров более простой и эффективной, а также улучшила адаптацию новых сотрудников. Система стала надежным помощником, который подсказывает, какие действия необходимо выполнить на каждом этапе, что позволяет менеджерам работать быстрее и качественнее.