Увеличили на 30 % скорость принятия заявок на тендер. Кейс проектное бюро «КОНТЕКСТ»

Проектное бюро «КОНТЕКСТ»
Компания выполняет все виды проектных работ, как для нового строительства, так и для реконструкции существующих зданий и сооружений. Проводят негосударственную экспертизу проектной документации
Сфера бизнеса: Подготовка документации/Экспертиза документации
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Профессиональный
Подключены отделы:

• Административный отдел
• Бухгалтерия
• Юридический отдел
• Экономический отдел
• Отдел управления проектами
• Отдел АР
• Отдел ВК
• Отдел Овик
• Отдел ЭОМ
• Субподрядный персонал
• HR
• IT-отдел
• BIM-отдел.

Роли: бухгалтер, юрист, экономист, директор, коммерческий директор, технический директор, ГИП, специалист HR-отдела, инженер, менеджер по развитию, конструктор, главный конструктор, главный специалист, инженер-конструктор, ведущий инженер, руководитель отдела IT, BIM-менеджер.
Число сотрудников, которые работают в CRM: 67 - человек
Количество офисов/филиалов: 1

«Контекст» обратились в компанию «ТОЛК» с запросом организации единой корпоративной среды для коммуникаций, напоминаний, понимания зоны ответственности разных сотрудников. При выборе Битрикс24 руководствовались тем, что система подходит для построения бизнес-процессов компании. Также имеет возможность интеграции с ЭДО. Компания «Толк» подтолкнула к нужному решению. Клиент выбрал нашу компанию по компетенциям сотрудников и большому опыту в выстраивании процессов. Купили через аудит.

После презентации возможностей Битрикс24 наш бизнес аналитик глубже погрузился в компанию, выявили необходимость решения следующих задач:
1. Процессы по ведению основной документации компании не автоматизированы. Это такие процессы, как подготовка договора, согласование договора, подготовка акта, подготовка счета, подготовка акта-сверки, согласование заявок на оплату.
2. Не выстроены процессы получения заявок на участие в тендере и обработка таких заявок.
3. Не выстроены процессы для HR-отдела, такие как: заявление на отпуск, увольнение, принятие на работу, оформление командировки, кадровые изменения, оформление больничного подготовка финансовых документов
4. Все документы хранятся в разных местах – риск потери важных документов. Не организовано общее хранилище
5. Нет места для хранения регламентов, общих шаблонов и материалов
6. Планирование внутренних встреч и внутренние коммуникации проходят в разных каналах (почта, чаты)
7. Не организованы реестры корреспонденции, реестр приказов и реестр изменений документации.
 

Специалисты команды «ТОЛК» нашли решение поставленных задач:
1. С помощью функционала Смарт-процессов настроены процессы в виде доски-канбан с автоматическими заданиями, задачами и уведомлениями для сотрудников, работающих по данному направлению.
2. С помощью функционала CRM организован процесс по тендерному направлению. Для генерации заявок подключен почтовый ящик. Дальнейшая работа с заявкой ведется с помощью функционала «Сделки». Для автоматизации процесса используются автоматические задачи, уведомления и задания.
3. С помощью функционала Смарт-процессов настроены процессы в виде доски-канбан с автоматическими заданиями, задачами и уведомлениями для сотрудников, работающих по данному направлению.
4. Все документы, разрабатываемые в ходе процессов, автоматически загружаются на облачный диск Битрикс24. Теперь документация ведётся в едином месте, а назначенные лица могут изменять или передавать документы онлайн. Общее хранилище организовано путем разделения файлов по папкам с наименованиями объектов.
5. С помощью диска сотрудники оперативно находят нужную информацию им информацию, что позволяет не отвлекать других сотрудников
6. Поручения и важные задания теперь происходят через задачи, где назначается ответственный, наблюдатель для контроля исполнения. А коммуникация происходит только на портале Битрикс24. Почтовые ящики сотрудников также подключены.
7. Данные реестры выстроены на основе функционала «Списки». Также все документы автоматически загружаются в облачное хранилище.
https://cloud.mail.ru/public/ZWH4/5R57dijyi
https://cloud.mail.ru/public/yAmF/wMTUWR7yq
https://cloud.mail.ru/public/1zRV/jY1z9wahr
https://cloud.mail.ru/public/LqUM/ir5YLCFWB
https://cloud.mail.ru/public/bqfP/q7Nda4Ray
https://cloud.mail.ru/public/bwRa/144mooA6p
https://cloud.mail.ru/public/e2Mb/z9k4kj8Ri
https://cloud.mail.ru/public/cMkC/gtC3BMngu
https://cloud.mail.ru/public/7RMQ/mFH3t6zp9
https://cloud.mail.ru/public/mKwT/UGdtAx3cW
https://cloud.mail.ru/public/QAP4/vsQPxvWmY

Руководство использует Битрикс24 как основной инструмент учета и контроля, а также коммуникаций с коллегами. На данный момент используются все процессы.

Решаются следующие задачи:

• Организация работы внутри отдела
• Структурированное хранение материалов компании и тд.

1. Скорость принятие заявок на тендер увеличилась на 30 % за счёт подключенных каналов к CRM
2. Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает что необходимо сделать на определённом этапе
3. Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам, так и по внутренним процессам
4. Сократилось на 50% время на рутинные задачи.
5. Коммуникация между сотрудниками стала продуктивной и сократилась в 2 раза.
6. Большое кол-во автоматизаций, что упрощает работу всем сотрудникам, меньше рутинных действий.
7. 100% устранение хауса в хранилище документации.
8. Уменьшили на 70% кол-во использование сторонних программ и сервисов.
 

Со слов клиента сотрудники компании "ТОЛК" благодаря внедрению Битрикс 24:

•  Организовали взаимодействие сотрудников компании по их направлениям. Теперь все отделы компании работают и коммуницируют в одном месте
• Привели все процессы компании к единому регламенту, где каждый подчиненный и руководитель точно знают, что им делать в рамках определённой ситуации
• Организовали общее хранилище всех документов – невозможно потерять файлы.
• Внедрили инструменты контроля, возможность в режиме реального времени видеть на каком шаге тот или иной процесс, есть возможность найти нужный документ.
• Ускорили на 30% работу сотрудников, так как задания и задачи по процессам автоматизированы и сократили количество коммуникаций по процессам.