Автоматизировали бизнес для музыкальной студии с большим трафиком

Aerobmusic - это музыкальная студия, специализирующаяся на создании и адаптации музыки для спортивной аэробики, фитнес-аэробики и ЧИР-спорту. Компания является лидером рынка, доля ее клиентов равна 60% всех заявок занимающихся этими видами спорта. Каждый спортсмен и тренер знают эту компанию. Недавно компания открыла сферу товарного бизнеса, и теперь продает не только услуги но и товары для спорта.
Клиент вел учет заказов в таблице excel. Фамилию и имя клиента, вид спорта, другие технические характеристики, email, телефон. Также в той же таблице был анализ заработка за год и по месяцам отдельно.
Заказы принимаются в соц.сетях.
Требовалось сделать нам:

• Настроить CRM систему, для учета заказов и их автоматического учета
• Не упускать клиентов, и не забывать о коммуникации с ними.
• Подключить все соц.сети в одно окно
• Автоматизировать процесс коммуникации для сотрудников с клиентом
• Открыть новое направление по продаже товаров, для этих видов спорта. С технической точки зрения.
• Разработать систему лояльности для клиентов, которая будет связывать два направления(музыка и товары)
• Избавиться от связки звукоинженер и менеджер. 

Схема работы была следующая: клиент пишет в компанию, менеджер отрабатывает заявку, и передает ее звукоинжерену. Звукоинженер делает первый этап работы, и отправляет менеджеру файл и оповещение, далее менеджер отправляет это клиенту. Таких этапов 3. Нужно это исправить.

• Все это реализовать в рамках Базового тарифа

1. Подключили все социальные сети(Вконтакте и тд.) к контакт-центру и подключили Wazzup для приема сообщений с WhatsApp и Telegram. Добавили онлайн чат на действующий сайт и виджет открытой линии.
2. Подготовили CRM систему для работы по приему заказов. Учли все нюансы работы менеджера и звукоинженера. Т.к. тариф базовый, нет лидов. Поэтому учли в стадии "Провала", много разных стадий, чтобы сортировать клиентов по разным категориям. Чтобы в последствии можно было делать маркетинговые рассылки. Роботы на таких стадиях записывали причину отказа в контакт и сделку.
3. Разработали интернет-магазин shop.aerobmusic.ru. С учетом карточек товаров, на сайте более 30 страниц.
Подключили оплату по СБП через Юмани, и другие способы оплаты. Доставку СДЭК подключили, с возможностью рассчитать стоимость доставки в корзине покупателя. За счет пользовательского CSS убрали мешающие клиенту разделы, которые убрать стандартными средствами нельзя в силу ограничения продукта.
4. Подключили складской учет, создали товары, подготовили дизайн для карточек, маркетинговое описание и завели остатки товаров с ценами. Полное подключение товаров и магазина к продаже. Клиент только присылал сырые фото и цену товара, плюс закупочную сумму. Т.е. мы полностью отвечали за дизайн сайта, описание товаров, seo наполнение разделов сайта и карточек. 
5. Создали принцип работы бонусной системы. Если клиент купил треков на 30 000 рублей, он получает скидку постоянную 3%.
Если на 100 000 рублей и при этом хоть раз что-то купил в товарном направлении, то скидка 5%. Если товары куплены не были, скидка не увеличивается. И т.д. вплоть до 10%.
6. Создали роботов на все стадии воронки "Треки", которые избавляют от общения звукоинженера с менеджером, ускоряя процесс оповещения клиента о готовности. Теперь когда файл готов на каждой из стадий, звукоинженер просто перемещал на нужную стадию сделку, и роботы отправляли файл на почту и оповещение клиенту в мессенджер. Звукоинженер избавился от большой рутины, не связанной с прямыми обязанностями.
Когда трек готов полностью, звукоинженер также, его прикрепляет к сделке, и переносит в стадию "Успех", после этого файл отправляется на почту клиенту, и в мессенджер отправляется информация готовности трека, его параметры и о накопленных оплатах, как следствие увеличение или нет личной скидки клиента.
Также после каждого готового трека, происходит перерасчет скидки, и в контакт заполняется информация по суммам покупки треков и общая сумма.
Добавили умные сценарии на отправку сообщений на почту клиенту. Это требуется если требуется отправить информационное письмо по шаблону.
Например нужно отправить файлы с общим размером более 15Мб, то звукоинженер отправляет их через обычный почтовый сервис, а следом запускает умный сценарий, где уже расписывается, что за песни к кленту пришли, и прочая информация.
7. Создали роботов на все стадии воронки "Товары". Заказ с сайта попадает в нее, и другие заявки с соц.сетей. Например вконтакте имеет 2 разные группы, поэтому легко их было отделить.
При оформлении заказа, менеджер заходит в приложение СДЭК, оценивать сумму доставки, передает клиенту. Если все устраивает, то получает оплату и формирует в приложении накладную. Кладовщик ее печатает и отгружает товар. Переводя сделку в статус "Доставляется", далее вплоть до стадии "Успех" сделку ведут триггеры приложения СДЭК и оповещением клиента на каждой из стадии занимается Wazzup. Клиент получает информацию, сразу как заказ прибыл, и также спустя 5 дней, что пора забирать заказ, ведь время бесплатного хранения 7 дней. И если заказ забирают также отправляет триггер сделку в стадию Успех.
Если происходит возврат, то триггер отправляет сделку в стадию "Возврат" оповещает сотрудников, и при прибытии заказа в ПВЗ СДЭК отправителя, отправляет сообщение кладовщику, что нужно забрать возврат. Если возврат забрали, то стадия "Возврат получен".
8. Добавили в отчет по продажам, с разделением на продажи товаров и треков отдельно. Также создали план продаж по каждому из направлений на целый год.


"Спасибо aerodigital за такую работу. Наша работа стала на уровень выше чем была раньше, можно сказать мы вышли из пещеры в сфере менеджмента. Теперь у нас есть больше инструментов для эффективной работы, и мы можем сосредоточиться на продукте и его рекламе, не думаю об учете и технической стороне. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Рекомендуем!"

Отзыв от звукоинженера(он же основатель)