Внедрение корпоративного портала и BI аналитики помогло увеличить КПД сотрудников в 1,5 раза

 Заказчик: ИП Курныкин И.В.

• Город: Челябинск
• Сфера деятельности: Деятельность в области отдыха и развлечений
• Число сотрудников: более 30
• Количество точек продаж: более 20
• Сайт: https://limontir.ru/
• О деятельности компании: Производство оборудования для тиров, предоставление услуг в сфере отдыха и развлечений (собственная сеть тиров).

Организация системы ведения отчётности по собственной сети тиров. Первоначально клиент вёл свою отчётность в таблицах, консолидируя полученные письменные отчёты в виде смс от инструкторов в тирах. На данный процесс затрачивались значительные временные ресурсы сотрудников (администраторов);

·           Организация единого корпоративного портала для сотрудников с возможностями коммуникации, хранения данных, постановкой и отслеживанием выполнения задач в рамках реализуемых проектов;

·           Требование онлайн мониторинга показателей компании в части выручки, маржинальности, начисления заработной платы и бонусов сотрудников, учёт постоянных и единоразовых расходов, структуры продаж и т.д.;

·           Потребность в систематизации процесса учёта, нахождения и истории ремонтов приводов (ружей);

·           Необходимость учёта складских остатков по призам в тирах и на основном складе.

Процесс настроек стартовал с создания сущностей «Тир», в котором хранится специфическая информация о сотрудниках, контактах, ценах, остатках призов и иные управленческие характеристики (скрытые от глаз рядовых пользователей). Наряду с тирами отдельно была сформирована база данных «Сотрудники», в которой хранится информация о ставках и квалификации.

Далее на базе предоставляемой ранее от инструкторов информации была сформирована сущность «Ежедневный отчёт» на базе смарт-процесса. В нём учитывались все переменные, которые сотрудники предоставляли ежедневно: выручка, проведенные игры, остатки призов, фотоотчёты, расход шаров, осуществлённые расходы и др. Видимая часть полей данных заполнялась и далее по стадиям передавалась на проверку администраторам, которые видели уже более расширенный вид карточки с управленческими показателями. Большая часть управленческих показателей рассчитывается автоматически на основании предоставленных формул расчёта. В рамках данных расчётов написан большой встроенный бизнес-процесс с различными блоками, содержащим множество условных конструкций, итераторов и циклов.

В рамках «Ежедневных отчетов» также была настроена база данных «Промежуточные отчёты», позволяющая более тонко отслеживать выручку и посещаемость с интервалом в 2 часа. Процесс создания такого отчёта зашит в быстром запуске из карточки основного отчёта за день.

На основании проверенного «Ежедневного отчёта» в рамках связанных процессов формируется еще две сущности: «Расчёт коллективного бонуса» и «Сделка» с реализацией призов для учёта остатков.

«Расчёт коллективного бонуса» содержит сложную автоматизацию в рамках воронки и вложенные скрипты, которые учитывают рабочее время сотрудников, выполнение плана, дополнительные переменные по проценту, содержащиеся в базе данных по «Тирам» и «Сотрудникам», количество точек и сотрудников, вышедших на смену в текущую дату. Далее данные из этого расчёта учитываются в калькуляции ежедневной заработной платы.

После закрытия отчёта созданная в фоне «Сделка» формируется на основании выигранных посетителями призов и формирует реализацию, которая изменяет складской остаток.

Вторым этапом на основе смарт-процессов были созданы базы данных «Приводы» (ружья) и «Ремонты» с процессной автоматизированной воронкой. Данное направление решило вопросы учёта приводов, их описания, местонахождения, времени проведения в ремонте, а также позволило инструкторам на месте вовремя сигнализировать о неисправностях ружей.

После настройки всех автоматизаций и структуры данных была выбрана пилотная группа тестировщиков из числа администраторов и инструкторов, всем были настроены рабочие места и установлены мобильные версии приложения Битрикс24.

Выявленные недочёты оперативно устранялись и уже в течение первого месяца были подключены все сотрудники. Заполняемые отчёты наполнили базу данных, на основе которой появилась возможность начать настройки отчётности на базе BI конструктора. Заказчик предоставил все пожелания по графикам, показателям, фильтрам отбора, что позволило настроить два отчётных пространства:

- «Отчёт по заработным платам» - расшифровки по ежедневным начислениям и выплатам сотрудникам;

- «Отчёт по тирам» - многостраничный отчёт, содержащий данные по выручке, структуре продаж, маржинальности, расходам, проценту выигрыша в разрезе отдельно инструкторов и в целом тирах.

По заданию клиента была настроены:

·         Система фиксации и отображения отчётности, отслеживающая чувствительные показатели компании;

·         Механизм автоматического расчёта заработной платы на основании отработанных часов, выполненного плана и заработанного бонуса;

·         Фиксация остатков призов, шаров и наличных средств в тирах на конец и начало рабочего дня;

·         Система учёта приводов: их нахождение, состояние, сигнализация о неисправностях и ведение истории ремонтов.

·         Организация внутрикорпоративного пространства для коммуникации сотрудников, постановки и отслеживания задач.

Клиент оценил на отлично выполненные работы, в настоящее время осуществляем техническую поддержку пользователей, реализуем дополнительный функционал по запросам Заказчика.

Руководитель компании видит пульс компании в отчётах:

- «Отчёт по заработным платам» - расшифровки по ежедневным начислениям и выплатам сотрудникам;

- «Отчёт по тирам» - многостраничный отчёт, содержащий данные по выручке, структуре продаж, маржинальности, расходам, проценту выигрыша в разрезе отдельно инструкторов и в целом тирах.