Систематизировали управление строительной компанией за 3 месяца

О клиенте:

Компания Allprof  специализируется на проектировании, изготовлении и монтаже алюминиевых светопрозрачных конструкций, металлоконструкций и систем ограждений из нержавеющей стали и стекла. А в 2018 году в г. Липецк было открыто производство светопрозрачных алюминиевых конструкций. 

Вообще в компании много сотрудников, но в Битрикс24 работает всего 8 человек. Это основной “костяк”, на котором держится компания.
Сотрудничество начали с компанией в области трекинга, потом решили, что для систематизации бизнеса нужно полноценное внедрение Битрикс24. Выбрали КИТ МЕДИА за консалтинговые компетенции и хорошую репутацию интегратора.

Компания довольно давно приобрела коробочную версию Битрикс24, но не портале практически не было никаких настроек и работа там не велась. 

По сути нам предстоял путь настройки портала с самого начала. В первую очередь нужно было выполнить настройку технической части самой коробки (Обновление сертификатов; Обновление коробки; Проверка технической стороны; Проверка и настройка почтового сервера и т.п.)

Далее требовалось внедрить на портал всех необходимых сотрудников и реализовать для них возможность общения с клиентами через портал. Клиенты уже были внесены в Битрикс24, и была даже подключена телефония и настроена кое-какая небольшая общая воронка, но это все было на очень базовом уровне.

Важно было учесть производственную часть, т.к. у клиента производство и реализация - самый глобальный процесс, который до начала сотрудничества учитывался лишь в разрозненных файлах, таблицах, в почте, на бумаге. Очень важна была возможность реализации "архивации" выполненных проектов без потери данных о них. 

Также клиент очень хотел сформировать единую систему хранения нормативно-правовой базы компании (сертификаты, лицензии, формы документов, регламенты, функциональные карты должностей и т.п.) и иметь возможность быстро обучать и погружать в процесс работы, не засиживаясь с ними целыми днями, а отдавая готовый материал не самостоятельное первичное изучение.

Решение задачи

В первую очередь мы приступили к обновлению коробки Битрикс24, чтобы повысить ее “жизнеспособность”: 

• Обновили сертификаты
• Установили все обновления (всего было установлено более 2000 обновлений)
• Проверили всю техническую часть коробочного портала, установили необходимые для работы модули
• Настроили почтовые сервера
• Проверили объем диска на сервере, предоставили инструкцию, как можно смотреть и в целом пользоваться хостингом
• Параллельно обновили SSL-сертификат сайта https://allprof.net/
• Помогали в выборе сервиса для хранения информации по проектам (чертежи, эскизы, проектная, рабочая, исполнительная и прочие документации)

Настроили небольшую и ёмкую воронку лидов для того, чтобы можно было быстро проверять заявки и брать их в работу. 
Внесли небольшие коррективы в воронку продаж (сделки), а именно - разделили этап заключения договора/продажи и этап реализации, т.к. это очень разные процессы, которые идут не только с разной скоростью и отличающимися регламентами, но и под разными ответственными. Клиенту важно было целостно отслеживать и анализировать движение клиента до заключения договора и первой оплаты отдельным блоком, а также иметь отдельную рабочую зону, посвященную исключительно реализации проекта. Так была создана воронка “Реализация”. Как только в воронке продажи сделка становится Успешной, в направлении “Реализация” создается ее копия.

Также на этих 2 воронках мы смогли реализовать хранение документации по каждому проекту с последующей архивацией после завершения реализации проекта. Для этого был создан ряд небольших бизнес-процессов в CRM, и работали они следующим образом:

1. В воронке продажи на стадии “Выявлены потребности” начинается сбор первичной документации по будущему проекту (эскизы, ТЗ от заказчика, расчеты, коммерческие предложения от компании и от поставщиков и т.п.). Для этих файлов мы сделали систему хранения на общем диске: как только сделка переходит в статус “Выявлены потребности”, на специально отведенной папке “Проекты в стадии продажи” на Общем диске папку проекта/клиента и внутри этой папки еще структуру папок по разным тематикам (Обсуждение договора, ТЗ от Заказчика, Наши чертежи и т.д.). Ссылка на общую папку проекта прикрепляется в сделку. 
2. При совершении продажи и переходе в реализацию бизнес-процесс создает на специально отведенной папке “Проекты в стадии реализации” на Общем диске папку проекта/клиента и внутри этой папки еще структуру папок по разным тематикам (Договор, Рабочая документация, Ведение проекта, Акты и т.д.). Ссылка на общую папку проекта прикрепляется в сделку.
3. Когда в направлении “Реализация” проект приходит к своему логическому завершению и вместе с тем на стадию “Сделка успешна”, бизнес-процесс переносит папку проекта из папки Общего диска “Проекты в стадии реализации” в папку “Архив реализованных проектов” с разбивкой по годам реализации.

Также в процессе реализации у клиента присутствует такое понятие как “Гарантийное удержание” - это часть договора подряда, суть которой заключается в том, что часть оплаты заказчик оставляет у себя на определенный в договоре срок. Если в течение гарантийного срока не будут выявлены недостатки в выполненных работах, заказчик должен выплатить гарантийное удержание подрядчику. 

Наш клиент хотел учесть и этот аспект. В связи с этим мы предложили, клиент одобрил, после чего нами была реализована следующая схема: 

1. В воронке “Реализация”, когда сделка поступает на стадию “Гарантийное удержание” запускается бизнес-процесс, переводящий папку документации по проекту из папки Общего диска “Проекты в стадии реализации” в папку “Гарантийное удержание”. Сотруднику, ответственному за сделку ставится задача, по которой он должен добиться возврата средств в определенный срок. Если средства не поступают, сделка переводится в статус “Дебиторская задолженность” (это статус проигранной сделки), где сразу создается копия сделки, но уже в воронке “Дебиторская задолженность”, которую мы реализовали.
2. Воронка “Дебиторская задолженность” - это отдельный регламент действий, подразумевающий другой подход, другую плоскость общения, а также подключение юриста). В этом направлении мы четко прописали регламент действий на каждой стадии с четкими сроками и дополнительными уведомлениями на стадиях, чтобы ни один этап не был упущен. 

Также непосредственно для работы с проектами была создана группа “Проекты в реализации”, в которой настроены каскадные шаблонные задачи на каждый этап проекта. Задачи ставятся сотрудниками вручную, поскольку каждый проект индивидуален и требует отдельного подхода даже в постановке задач. Эти каскады распределены по этапам движения проекта: 

• Утверждение рабочей документации
• Подготовка к выходу на объект
• Монтаж проекта
• Сдача работ по проекту
• Финальный акт по проекту

Каждая из этих шаблонных задач имеет свои подзадачи, относящиеся к этапу. Например, у задачи “Утверждение рабочей документации” это “Проект от заказчика”, “Разработка узлов”, “Рабочая документация”, “Спецификация на материалы”. И т.д. Это позволяет более четко планировать работы и следить за сроками по проекту.

Параллельно с этими процессами мы сделали еще одну большую совместную работу - создание базы знаний “Главная книга компании ALLPROF”, которая позволила закрыть потребность клиента в единой системе хранения нормативно-правовой базы компании. Данная база знаний содержит в себе не только информацию о компании, ее целях и услугах, из статей также можно ознакомиться с нормативными документами, посмотреть, с какими поставщиками работает компания, узнать о правилах и регламентах работы в компании, о сотрудниках, изучить функциональные карты должностей, посмотреть реализованные проекты компании и обучиться работе на портале Битрикс24.

Это позволяет иметь возможность быстро обучать и погружать в процесс работы новых сотрудников, а уже работающим иметь место, куда можно в любой момент обратиться с вопросом о компании, вспомнить что-то, не отвлекая при этом коллег.

Поставленные задачи решены. Сотрудниками компании активно используются разделы CRM, особенно сделки. А также группа “Проекты в реализации” и задачи в ней. Собственник был очень заинтересован во внедрении, т.к. сам является активным пользователем портала, поэтому работы производились быстро и в хорошем коннекте с клиентом.

Наша компания любит четкость и систему в процессах. Это нас и подкупило в “КИТ МЕДИА”, которые помогли нам составить дорожную карту внедрения, рекомендовали, как настраивать Битрикс24 не только с технической точки зрения, но и по правилам продаж, аналитики. 

Сроки в работах четко выдерживались, пожелания учитывались. 

Рекомендуем “КИТ МЕДИА” не только как интеграторов Битрикс24, но и консалтинговую компанию по упорядочиванию бизнес-процессов.